Richtlinienwechselbriefe sind schwer zu schreiben, da die Änderung den Kunden oder Mitarbeiter normalerweise nicht begünstigt, selbst wenn dies erforderlich ist. Briefwechsel mit Richtlinienänderung, wie etwa Briefe mit negativen Nachrichten, erfordern eine sorgfältige Vorbereitung und Überlegung. Wenn Sie den Brief sorgfältig schreiben, kann er die Gründe für die Änderung erklären und den guten Willen der Kunden oder Mitarbeiter beibehalten.
Verwenden Sie Ihren Firmenbriefkopf. Da es sich bei diesem Schreiben um eine rechtliche Benachrichtigung einer Richtlinienänderung handelt, sollte es offiziell und formell aussehen.
Geben Sie das vollständige Datum ein. Überspringen Sie ein Leerzeichen.
Geben Sie den Namen, die Organisation und die Adresse des Empfängers ein. Wenn es sich bei diesem Brief um ein Massenmailing an alle Mitarbeiter oder Kunden handelt, können Sie entweder den Namen und die Adresse auslassen oder die Serienbrieffunktion in Ihrem Textverarbeitungsprogramm verwenden, um den Namen und die Adresse für jeden Buchstaben automatisch einzufügen. Überspringen Sie eine andere Zeile.
Geben Sie "Sehr geehrter Herr / Frau (Name)" gefolgt von einem Doppelpunkt ein. Wenn es sich um einen Massenbrief handelt, verwenden Sie stattdessen eine generische Anrede wie "Sehr geehrter Kunde" oder "Sehr geehrter Mitarbeiter". Überspringen Sie eine andere Zeile.
Beginnen Sie den Brief, indem Sie das Problem erläutern, das zur Änderung der Richtlinie geführt hat. Verwenden Sie Fakten oder Statistiken, die den Empfänger überzeugen. Besprechen Sie das Problem immer zuerst in einer negativen Nachricht. Wenn der Empfänger das Problem versteht, akzeptiert er mit größerer Wahrscheinlichkeit Ihre Lösung.
Erklären Sie die Änderung der Richtlinie in einer bestimmten, klaren Sprache. Erläutern Sie, wann die neue Richtlinie wirksam wird, die Konsequenzen, wenn Sie die Richtlinie nicht einhalten, und alle Details, die der Mitarbeiter oder der Kunde zur Durchführung der Änderung benötigen wird.
Danken Sie dem Kunden oder Mitarbeiter für Ihre Zeit und Zusammenarbeit. Geben Sie Kontaktinformationen an, die sie verwenden kann, wenn sie Fragen zur Richtlinie hat.
Geben Sie "Mit freundlichen Grüßen" ein und überspringen Sie drei Zeilen. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel ein. Unterschreiben Sie Ihren Namen über Ihrem eingegebenen Namen.
Machen Sie eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen und legen Sie eine weitere Kopie für Ihre Rechtsabteilung vor. Mailen Sie die Originalbriefe. Wenn die Änderung der Richtlinie wichtig ist oder sich aus einer Gesetzesänderung ergibt, senden Sie die Briefe per Einschreiben, damit Sie wissen, wann jeder Empfänger seinen Brief erhalten hat.
Tipps
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Halten Sie den Brief kurz und höflich. Erklären Sie negative Nachrichten nicht zu stark, da dies zu unbeabsichtigten Lücken in der Richtlinienänderung führen kann.
