Eine Besprechung kann als kollaborativer Arbeitsprozess definiert werden, der darauf abzielt, wer, warum, wie und was eines bestimmten Ziels zu beantworten. Charakteristisch für ineffektive Meetings sind passive Teilnehmer und das Aufstoßen zuvor besprochener Themen. Effektive Meetings sind im Wesentlichen das Gegenteil davon. Effektive Meetings können die Produktivität, die Moral der Mitarbeiter und den Gewinn steigern.
Funktion
Die fünf Schritte für die Vorbereitung und Durchführung effektiver Meetings, auch bekannt als die fünf P, sind: Zweck, Plan, Teilnehmer, Teilnahme und Perspektive. Beachten Sie David Whetten und Kim Cameron in dem Buch "Developing Management Skills" das Treffen. Plan ist die Vorgehensweise während des Treffens. Teilnehmer sind Teilnehmer und Moderatoren. Die Teilnahme der Teilnehmer und der Moderatoren ist erforderlich. Perspektive ist das Ziel des Treffens und eine Zusammenfassung der Vereinbarungen, die sich aus dem Treffen ergeben.
Werkzeuge
Spiele gehören zu den effektivsten Werkzeugen, um erfolgreiche Meetings durchzuführen. Empfohlen werden schnelle, kostengünstige, anpassungsfähige, risikoarme und partizipative Spiele. Brainstorming ist ein weiteres Instrument, mit dem Informationen erfasst und Probleme oder Situationen erklärt werden. Weitere Instrumente für effektive Meetings sind Fragebögen, Umfragen, Interviews und Arbeitsblätter.
Eigenschaften
Effektive Meetings sind einfallsreich, partizipativ, innovativ und einnehmend. Sie beginnen und enden pünktlich. Jemand wird beauftragt, das Protokoll und die Tagesordnung zu verfolgen. Geplante Pausen finden zu festgelegten Zeiten statt. Lebhafte und positive Diskussionen werden gefördert. Die Teilnehmer dürfen das Treffen bewerten. Wirksame Meetings enden mit einem freundlichen Gespräch mit dem Moderator, um sicherzustellen, dass zwischen den Teilnehmern Harmonie besteht.
Häufigkeit und Dauer
Peter Honey schreibt in dem Buch "Improve your People Skills", dass effektive Meetings maximal einmal pro Woche stattfinden sollten, normalerweise für die gleichen Teilnehmer. Die erfolgreichsten Meetings sind in einer Stunde abgeschlossen und dauern normalerweise nicht länger als zwei Stunden.
Bedeutung
Schlecht gemanagte Meetings wirken sich negativ auf die Moral der Mitarbeiter aus. Einige werden skeptisch und pessimistisch, während andere apathisch und unaufmerksam werden. Ineffektive Meetings, stellt Barbara J. Streibel in dem Buch „Der Leitfaden für Manager für effektive Meetings“ fest, kostete Unternehmen jedes Jahr Milliarden von Dollar in Chancen und Zeitverlust. Sie beschädigen das Image eines Unternehmens, unterstreichen dessen ineffektives Management und reduzieren die Produktivität. Bei effektiven Meetings bleiben zwei der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens erhalten: Zeit und Talent. Kollaborative und effektive Meetings regen die Mitarbeiter an.
