Rechnungen sollten über Datumsangaben verfügen, um die Verpflichtungen sowohl für den Emittenten als auch für den Empfänger zu klären. Das Rechnungsdatum ist das Datum der Ausstellung des Dokuments - nicht unbedingt das Datum, an dem die Produkte oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden. Zahlungsbedingungen werden in Bezug auf dieses Datum ausgelegt. Das Datum ist auch eine Möglichkeit, einzelne Rechnungen zu erfassen und voneinander zu unterscheiden. Die Rechnungsdaten sollten gut sichtbar angezeigt werden, um eine Verwirrung der Rechnung zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Rechnung ein zuverlässiges Dokument ist.
Zahlungsbedingungen
Die Rechnungen enthalten einen Zeitplan für den Versand von Waren oder die Erwartung der Zahlung. Die Zahlungsfrist von "netto 30 Tage" wird beispielsweise ab dem Rechnungsdatum berechnet, so dass die Zahlung spätestens 30 Tage ab dem Rechnungsdatum fällig ist. Das Versanddatum kann das Datum der Rechnung sein, wenn die Rechnung am selben Tag erstellt wurde, an dem die Ware versendet wurde. Wenn eine Zahlung überfällig ist, verlassen sich die Unternehmen auf den Zeitplan des Rechnungsdatums und die Bedingungen für die Abholung. Wenn Kunden bei vorzeitiger Zahlung einen Rabatt erhalten, bestimmen diese Termine, ob die Rechnung rechtzeitig bezahlt wurde, um den Bonus zu erhalten.
Rechnungsaufzeichnung
Unternehmen, die viele Rechnungen versenden, sollten über ein System verfügen, das für jeden Verkauf eindeutige Rechnungsnummern generiert. Ein fortlaufendes Nummerierungssystem stellt sicher, dass Rechnungen bei der Herstellung und Bezahlung leicht nachverfolgt werden, auch wenn mehrere Rechnungen mit demselben Rechnungsdatum erstellt werden.
