Die Personalplanung beginnt mit der Bestimmung des Personalbedarfs: Die Ebenen, Positionen und die Anzahl der Personen, die das Unternehmen zur Erfüllung seiner Aufgaben und Ziele benötigt. Diese Art der Planung erfolgt in der Regel, bevor das Unternehmen seine Türen öffnet. Faktoren wie Unternehmenswachstum, Umsatzsteigerung, Expansion in neue Märkte und Mitarbeiterabbau können zusätzliches Personal erfordern. Wenn Sie mit der Führungskraft am Tisch sitzen, ist es ratsam, einen schriftlichen Vorschlag zu haben, der Ihre Anfrage nach zusätzlichen Arbeitskräften begründet.
Beginnen Sie mit den Grundlagen
Abhängig von der Größe Ihrer Organisation und der Komplexität Ihres Personalplans sollte Ihre Anfrage nach zusätzlichen Personalvorschlägen mindestens vier grundlegende Abschnitte enthalten:
- Zusammenfassung
- Bedarf Beurteilung
- Methodik
- Budget
Für einige Vorschläge sind möglicherweise zusätzliche Abschnitte erforderlich, z. B. für die Projektbewertung und die Kommunikationsstrategie. Für einen Vorschlag zur Personalplanung sind möglicherweise nicht mehr als die grundlegenden vier erforderlich. Der Vorschlag erfordert die Eingabe Ihres gesamten Personalteams, da für die Einstellung von Personal Rekrutierung, Mitarbeiterschulung und -entwicklung sowie eine Vergütung erforderlich sind.
Schreiben Sie eine Zusammenfassung
Nennen Sie den Zweck Ihres Vorschlags und geben Sie an, wer den Beitrag geliefert hat. Fassen Sie die Inhalte zusammen und geben Sie an, wie Sie den Plan für die zusätzliche Besetzung planen. Leser, die nur Zugriff auf die Kurzzusammenfassung haben, sollten die Gründe für die Anforderung zusätzlicher Mitarbeiter vollständig verstehen. Machen Sie außerdem deutlich, wie Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass Sie mehr Mitarbeiter benötigen, und wie das Budget die Kosten für die Einstellung, das Training, die Beförderung und die Bezahlung dieser Kosten decken wird.
Beispiel:
Der ABC Company Human Resource Manager, Name einfügen, legt diesen Vorschlag mit Datum Datum einfügen vor, um die Hinzufügung von fünf zusätzlichen Mitarbeitern in zwei Abteilungen zu rechtfertigen: Corporate Sales und Accounting. Das HR-Team untersuchte die Bedürfnisse des Unternehmens, bewertete den aktuellen Arbeitsmarkt und schätzte die Gesamtkosten für die zusätzlichen Mitarbeiter. Die Details sind in diesem Vorschlag der Genehmigung durch das Führungsteam der ABC Company enthalten.
Beschreiben Sie Ihr zusätzliches Arbeitskräfteangebot
Beschreiben Sie die Gründe, warum das Unternehmen zusätzliches Personal benötigt, und erläutern Sie die Methodik, mit der Sie ermitteln, wie viele Mitarbeiter erforderlich sind, um den Betrieb der Organisation aufrechtzuerhalten. Die Bedarfsanalyse wird voraussichtlich eine Überprüfung des aktuellen Personalplans des Unternehmens und den Zeitpunkt seiner Umsetzung umfassen. Es sollte auch die Schritte dargelegt werden, die Sie unternommen haben, um die aktuellen Ressourcen der einzelnen Abteilungen zu untersuchen, und den zukünftigen Personalbedarf Ihrer Abteilung erwarten. Ihre Bedarfsanalyse kann beispielsweise Beschreibungen zur durchschnittlichen Beschäftigungsdauer, zur Nachfolgeplanung, zur Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter sowie zu Ausfällen und Umsatz enthalten.
Beschreiben Sie Ihre Methodik
Dies ist der Prozess, mit dem festgestellt wird, dass die Organisation oder Abteilung zusätzliches Personal benötigt. Beschreiben Sie für jede Komponente der Bedarfsanalyse die Informationsquellen und wie Sie diese Informationen verwendet haben. Die durchschnittliche Mitarbeiterzeit ist zum Beispiel eine einfache Berechnung:
- Überprüfen Sie die Personalakten der Mitarbeiter auf Einstellungsdaten
- Berechnen Sie die Anzahl der Beschäftigten
- Summe der geleisteten Jahre
- Teilen Sie die Summe durch die Anzahl der Mitarbeiter
In einigen Abteilungen möchten Sie möglicherweise die Dauer der einzelnen Beschäftigten prüfen, um die Anzahl der Abgänge zu schätzen. Die Methodik sollte auch die Verfügbarkeit von Arbeitnehmern einschließen, da es keinen Sinn macht, zusätzliche Mitarbeiter zu beantragen, wenn der Arbeitsmarkt so ist, dass Sie keine Chance haben, qualifizierte Bewerber zu gewinnen. Die Verfügbarkeit des Arbeitsmarktes bestimmt, ob Sie Zugang zu Humanressourcen haben, z. B. Schulen in der Nähe, die Absolventen produzieren, oder einen allgemeinen Arbeitsmarkt im Pendelbereich. Sie können in diese Methode auch aufnehmen, was passieren könnte, wenn das Unternehmen keine qualifizierten zusätzlichen Mitarbeiter einstellen kann. Beispielsweise können erhöhte Überstunden für derzeitige Mitarbeiter, Produktivitäts- oder Umsatzverluste oder eine geringe Moral der Mitarbeiter entstehen, da die derzeitige Belegschaft die Last übermäßiger Arbeitsbelastung tragen könnte.
Budget vorschlagen
Das Budget für zusätzliches Personal ist mehr als das, was Mitarbeiter verdienen. Die Vergütung für jeden Mitarbeiter beinhaltet Jahreslöhne oder -gehälter sowie die Kosten für Leistungen. Bis Dezember 2017 gab das Büro für Arbeitsstatistik des US-Arbeitsministeriums an, dass die Kosten für die Entlohnung des privaten Sektors 31,7 Prozent der Löhne betrugen. Zum Beispiel betragen die Kosten für die Einstellung einer Person, die 50.000 US-Dollar pro Jahr verdient, ungefähr 15.850 US-Dollar, was die Gesamtkosten für diesen Angestellten 65.850 US-Dollar bedeutet. Die Leistungen umfassen bezahlte Freizeit, Versicherungen und Beiträge zur Altersvorsorge. Es fallen auch Kosten für die Einstellung, Schulung und Mitarbeit an Bord von Mitarbeitern an, die von der Zeit und den Löhnen der Mitarbeiter des Personals abhängen, die an dem Einstellungsprozess beteiligt sind. Viele Organisationen basieren auf Einstellungsentscheidungen nach Kosten. Daher sollten im Budgetbereich Ihres Vorschlags die Kosten und die Grundlage für Ihre Prognosen beschrieben werden.
Fassen Sie alles zusammen
Der Abschluss Ihres Vorschlags für zusätzliches Personal sollte den Zeitplan angeben, basierend auf dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Genehmigung erhalten haben, da Sie in der Regel nicht das genaue Datum angeben können, zu dem Sie tatsächlich Personen an Bord holen können. Eventualitäten wie Hintergrundprüfungen und Kandidaten, die zusätzliche Zeit benötigen, um aktuelle Arbeitgeber zu benachrichtigen, können Verzögerungen verursachen. Überstürzen Sie nicht den Zeitrahmen, innerhalb dessen Sie zusätzliches Personal einstellen können.
