Die Bürokommunikation kann in erster Linie von E-Mail und Instant Messaging gesteuert werden, aber fast jedes Büro erhält und verarbeitet immer noch eine Menge Papierkram. Laut der US-amerikanischen Umweltschutzbehörde (Environmental Protection Agency) verarbeitet der durchschnittliche Büroangestellte jedes Jahr ungefähr 10.000 Blatt Papier oder durchschnittlich etwa zwei Pfund Papier- und Kartonprodukte pro Tag. Bessere Büro-Mail-Verwaltungsverfahren können einen reibungslosen Ablauf der internen und externen Kommunikation gewährleisten.
Benennen Sie geeignete Mitarbeiter
Sogar kleine Unternehmen können davon profitieren, eine einzige Person zu benennen, die alle eingehenden und ausgehenden E-Mails bearbeitet, um sicherzustellen, dass auf dem Weg zum Ziel nichts verloren geht oder fehlgeleitet wird. Je größer die Organisation ist, desto mehr Mitarbeiter sollten zugewiesen werden, um alle Unternehmensnachrichten und Pakete zu empfangen, zu sortieren, zu verteilen und zu sammeln. Da E-Mails immer beliebter für die Kommunikation und Verteilung offizieller Dokumente sind, kann die Bearbeitung von Papierpost nur ein Teil der Aufgabenbeschreibung eines Mitarbeiters sein, je nachdem, wie viel Post die üblichen Kommunikationskanäle der Unternehmen durchläuft. Bei kommerziellen Lieferungen (z. B. UPS, FedEx, DHL) ist die Empfangsdame aufgrund ihres erstklassigen Standorts im Allgemeinen die beste Person, die eingehende Pakete empfangen und unterschreiben kann. Es ist jedoch normalerweise keine gute Idee, alle anderen Post-Management-Aufgaben an die Rezeption abzugeben, da diese Verantwortung oft dazu führen würde, dass sie ihren Schreibtisch für längere Zeit unbeaufsichtigt lassen muss.
Mail-Verteilungsablaufdiagramme erstellen
Manager und Mitarbeiter, die für die Verteilung von E-Mails verantwortlich sind, sollten bei der Entwicklung von Richtlinien zusammenarbeiten - anhand von Flussdiagrammen, Checklisten oder in welchem Format sich Ihr Unternehmen am wohlsten verhält -, denen alle Mitarbeiter, insbesondere die Mitarbeiter, die die Verteilung und Abholung von Mails beaufsichtigen, folgen. Es sollte jeden Schritt der Postabholung berücksichtigen: Sammeln der Post in der zentralen Sammelstelle (Postfach, Postbote, Postamt, Paketzustellungspersonal oder herkömmliches Postfach); Sortieren an einem bestimmten Ort in dem Büro, das ausschließlich für die Briefsortierung bestimmt ist; Verteilen an Abteilungs- oder Einzelpostfächer oder Handzustellung an jedes Büro; Sammeln von ausgehender Post und Sicherstellen, dass alle ausgehenden Post ordnungsgemäß adressiert und abgestempelt werden; und halten Sie den Post-Sammel- / Sortierbereich sauber und voll besetzt.
Erforderliche Vorräte bereitstellen
Stellen Sie sicher, dass die Post-Sammel- / Verteilerstation über alle Vorräte verfügt, die der Mitarbeiter für seine Arbeit benötigt. Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um die Verteilung von E-Mail an einem zentralen Ort effizienter zu gestalten, erstellen Sie einen stabilen E-Mail- / Literatur-Organiser oder einen E-Mail-Sortierer mit vielen Ablagen für jede Abteilung oder jedes einzelne Mitglied und kennzeichnen Sie sie eindeutig. Abteilungen werden größere Abstände erfordern als Einzelpersonen, also geben Sie ihnen viel Platz.Bewahren Sie einen gut bestückten Schrank oder Schreibtisch mit Bandrollen und Bandspendern auf. Verpackungsmaterial; Umschläge; Rücksendung von Etiketten in verschiedenen Größen, die mit der Adresse Ihres Unternehmens vorgedruckt sind; Versandetiketten in verschiedenen Größen vorgedruckt mit einigen der häufigsten E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens; Zeit- und Datumsstempel; eine Paketskala; Stifte; Marker; Lagerplätze; und einen kleinen Handwagen oder Dolly. Vergessen Sie nicht, einen Zerkleinerer in Industriegröße und Recyclingbehälter mitzunehmen. Wenn Ihr Unternehmen mehr E-Mails durchläuft, als von einer Person vernichtet oder recycelt werden können, sollten Sie einen Vertrag mit einem externen Dokumentenmanagement- / Recyclingunternehmen abschließen, um die Arbeit für Sie zu erledigen.
Verfolgen Sie alle eingehenden und ausgehenden E-Mails
Erstellen Sie ein E-Mail-Verwaltungssystem, um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu verfolgen. Wenn Ihr Unternehmen nur Sie und ein Assistent ist, können Sie diesen Schritt überspringen. Wenn Sie jedoch eine große Abteilung oder ein Unternehmen mit Dutzenden von Mitarbeitern beaufsichtigen, erstellen Sie ein System, das die Termine erfasst, an denen E-Mails eingehen, und falls erforderlich wem. Es ist besonders wichtig, diese Systeme zu erstellen, wenn Ihr Unternehmen viele sensible rechtliche Dokumente und Pakete erhält. Gegenstände gehen selbst in kleinen Büros öfter verloren, als Sie denken. Am besten vermeiden Sie diese frustrierenden Situationen, indem Sie beispielsweise eine einfache Excel-Tabelle erstellen, aus der hervorgeht, wann ein Paket eingegangen ist und wann es vom Empfänger oder Vertreter angefordert wurde.
