Es gibt zahlreiche Beschaffungsverfahren und -prozesse, aber einige Verfahren sollten allen Beschaffungsabteilungen gemeinsam sein. Dazu gehören die Auswahl der Lieferanten, das Anfordern von Informationen, die Angebotsabgabe, die Angebotsbewertung, die Auftragsvergabe und die Inspektion..
Lieferantenauswahl
Organisationen haben im Allgemeinen eine bevorzugte Liste der zugelassenen Lieferanten, die von der Einkaufsabteilung gepflegt wird. Dies sind Unternehmen, die einen Auswahlprozess durchlaufen haben und den Anforderungen eines Unternehmens am besten entsprechen.
Informationen anfordern
Wenn Produkte gekauft werden müssen, die die aktuellen bevorzugten Lieferanten nicht beziehen können, untersucht ein Unternehmen normalerweise den Markt. Die Anforderung wird an ausgewählte Lieferanten gesendet, die um ein Angebot gebeten werden. Bei Anfragen von geringem Wert wird eine informelle Informationsanfrage oder eine Angebotsanfrage an identifizierte Lieferanten gesendet. Bei höherwertigen Artikeln wird ein vollständiger Ausschreibungsprozess durchgeführt. Dies kann oft bis zu sechs Monate von der Ermittlung des Bedarfs bis zur endgültigen Auftragsvergabe dauern.
Ausschreibung kehrt zurück
Lieferanten werden in der Regel gebeten, ihre Angebote zu einem bestimmten Zeitpunkt und zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen benannten Offizier zurückzusenden. Angebote können eine Beschreibung der vom Lieferanten angebotenen Dienstleistungen oder Waren, der vorgeschlagenen Kosten für die Ausführung der erforderlichen Arbeit oder Bereitstellung der erforderlichen Lieferungen, Finanzinformationen des Unternehmens und alle Fragen enthalten, die die Einkaufsorganisation an den potenziellen Lieferanten gestellt hat.
Angebotsbewertung
Nach der Rückgabe der Angebote / Gebote hat eine Einkaufsorganisation normalerweise eine festgelegte Zeit, um die Retouren zu bewerten, eine Vertragsentscheidung zu treffen und sowohl erfolgreiche als auch nicht erfolgreiche Lieferanten zu informieren. Vor dem Absenden der Angebotsunterlagen wird eine Einkaufsorganisation Bewertungskriterien entwickeln, anhand deren die Bewerber bewertet und bewertet werden. Überlegungen wie Preis und Qualität sind übliche Bewertungskriterien.
Auftragsvergabe
Nachdem die Angebote bewertet und bewertet wurden, wird den Lieferanten eine Genehmigung oder Ablehnung mitgeteilt. Erfolgreiche Lieferanten werden ebenfalls schriftlich benachrichtigt. Es ist eine Best-Practice der Beschaffung, erfolglosen Lieferanten die Möglichkeit einer Nachbesprechung zu bieten. So können sie herausfinden, warum ihr Angebot nicht ausgewählt wurde, und zukünftige Angebote besser verstehen.
Vertragsabschluss
Sobald die Dienstleistung / Lieferung geliefert wurde, überprüft die Einkaufsorganisation, ob Qualität, Quantität und Spezifikation erfüllt wurden. Zu diesem Zeitpunkt wird die Organisation die Zahlung ausstellen. In vielen Fällen ist es üblich, nach dem Vertrag ein Treffen zwischen der Einkaufsorganisation und der liefernden Organisation abzuhalten. Sie bietet für jede Seite die Möglichkeit, Feedback zu geben und ein Post-Mortem-Dokument für zukünftige Contracting-Aktivitäten zu entwickeln.
