Stellen Sie sich folgendes vor: Sie rufen einen Anbieter an, um einige Widgets zu bestellen, und schießen ihnen eine E-Mail zur Bestätigung. Das Problem ist, sie schicken Ihnen fünf statt vier Fälle und landen Sie mit einer größeren Rechnung, als Sie erwartet hatten. Da Sie nichts Rechtes haben, um diesen Verkäufer zur Rechenschaft zu ziehen, sind Sie nicht viel zurückgekommen. Sie könnten wütend werden und drohen, die Zahlung zurückzuhalten, aber es könnte alles unordentlich werden und Ihre Beziehung ruinieren. Was ist zu tun? In der Zukunft möchten Sie möglicherweise ein Bestellsystem implementieren. Bestellungen spielen eine wichtige Rolle bei der Kontrolle der Einkäufe von Unternehmen und helfen Ihnen, Bestellungen zu verfolgen und Zahlungen für geleistete Arbeit zu verwalten.
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung ist die offizielle Bestätigung einer Bestellung von Waren und Dienstleistungen. Es handelt sich dabei um einen Vertrag zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten, sodass der Lieferant genau weiß, was bestellt wurde, und das Unternehmen genau weiß, welche Produkte und Dienstleistungen zu welchem Zeitpunkt geliefert werden. Wenn ein Lieferant eine Bestellung annimmt, kommt ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen den beiden Parteien zustande. Sie werden also nie mit einem zusätzlichen Fall von Widgets stecken, die Sie nicht benötigen, und der Anbieter ist geschützt, da er nun rechtliche Nachweise dafür besitzt, dass Waren und Dienstleistungen bestellt wurden. Wenn Sie keine Bestellung angelegt haben, gibt es keine verbindliche Bestellung des Kunden.
Wie sehen Bestellungen aus?
Bestellungen ähneln einer Rechnung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Käufer sie erstellt, nicht der Verkäufer. Im Allgemeinen umfasst eine Bestellung die folgenden Informationen:
- Unternehmensinformationen des Käufers
- Versand- / Rechnungsadresse
- Informationen zum Lieferanten des Lieferanten
- Details zur Bestellung - Produkt, Menge, Preis und Liefertermin.
- Bestelldatum
- Bestellnummer.
Es kann auch spezielle Bedingungen für die Bestellung geben, z. B. wann die Zahlung erfolgen soll. Viele Unternehmen erstellen ein standardisiertes Bestelldokument mit generischen Informationen, um die Konsistenz sicherzustellen.
Was ist eine Bestellnummer?
Wenn es einen Artikel in der Bestellung gibt, den Sie angeben müssen, handelt es sich um die Bestellnummer. Die Bestellnummer ist eine eindeutige Referenznummer, die es Ihnen erleichtert, Lieferungen bei ihrer Ankunft mit Einkäufen abzugleichen. Ihre Verwendung sollte die Rechnungsverarbeitung beschleunigen, da Sie leicht verfolgen können, wenn Zahlungen für bestimmte Bestellungen getätigt wurden. Es minimiert auch das Risiko falscher Zahlungen, da Sie nicht auf Rechnungen ausbezahlen, die keine entsprechende Bestellung haben.
Hier ist ein Beispiel. Angenommen, Sie benötigen einen neuen Satz Aktenschränke. Sie legen eine Bestellung mit der Größe, Menge und den spezifischen Anforderungen für die Schaltschränke an und senden sie an den Hersteller. Sobald der Hersteller die Bestellung genehmigt, kommt ein rechtsgültiger Vertrag zwischen den beiden Parteien zustande. Der Hersteller sendet Ihnen die Schränke und sendet eine Rechnung über den fälligen Gesamtbetrag. Diese Rechnung bezieht sich auf die Bestellnummer. Wenn Sie die Rechnung erhalten, können Sie sie mit der Bestellung vergleichen, um sicherzustellen, dass die beiden Dokumente übereinstimmen. Wenn ja, zahlen Sie weiter. Wenn dies nicht der Fall ist, hat jemand einen Fehler gemacht, den Sie untersuchen müssen.
Wie integrieren Sie ein Bestellsystem in Ihr Unternehmen?
Wenn Sie noch nie Bestellbestellungen verwendet haben, ist es Ihnen unmöglich zu denken, dass es so einfach ist, eine Bestellvorlage in Microsoft Word oder Ihrer Buchhaltungssoftware einzurichten. Diese Optionen eignen sich hervorragend zum Erstellen eines physischen Bestellbelegs. Es gibt jedoch noch einige weitere Punkte, über die Sie nachdenken müssen, bevor Sie ein Bestellsystem in Ihr Unternehmen integrieren können:
Wer macht den Einkauf?
Ein primärer Bestelladministrator sollte das Bestellsystem steuern. Dies wird Ihren Einkauf zentralisieren und Ihnen einen klaren Überblick darüber geben, wie viel Geld ausgegeben wird. Sobald eine Bestellung erstellt wird, kann der Administrator die Kosten sofort in das Unternehmensbudget einrechnen. Im Wesentlichen nehmen Sie zunächst Kreditkarten aus der Hand des Generalstabs.
Wie wird eine Anforderung erstellt?
Jeder Bestellvorgang beginnt mit einer Anforderung. Hierbei handelt es sich um eine Bestellanforderung, die Mitarbeiter vornehmen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen kaufen möchten. Sie müssen eine standardisierte Anforderungsvorlage erstellen, die alle Mitarbeiter verwenden müssen. Viele kleine Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern, ihre Anfrage einfach per E-Mail an einen Manager zu senden, der mit dem Administrator Kontakt aufnehmen wird, um ein Budget zuzuweisen, die Genehmigung für den Kauf einzuholen und die erforderliche Bestellung zu erheben.
Durch das Hinzufügen eines Anforderungssystems wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter vor dem Kauf einen zentralen Daumen aufstellen müssen, damit nichts durch die Risse rutscht. Bald haben Sie genug Daten, um zu verfolgen, wie Mitarbeiter Verbrauchsmaterialien einsetzen und Kaufmuster erkennen, z. B. gibt es Möglichkeiten für den Kauf von Mengenrabatten bei einem Lieferanten?
Wie protokollieren Sie die Bestellung?
Administratoren können eine Anforderung zur weiteren Diskussion genehmigen, zurückweisen oder kennzeichnen. Sobald die Bestellanforderung genehmigt wurde, muss der Bestelladministrator der Bestellung eine Bestellnummer zuweisen. Sie können einen beliebigen alphanumerischen Code verwenden, den Sie möchten, und ihn in ein Bestellregister eintragen. Durch die Führung eines Registers wird sichergestellt, dass Sie eine laufende Summe der Einkäufe behalten. Sie können die Auswirkungen einer Anforderung erkennen, bevor Sie sie genehmigen, und Ihr Budget bei jeder Erhöhung einer Bestellung aktualisieren. Es ist auch ein wesentlicher Bestandteil von Prüfpfaden, um sicherzustellen, dass es keine Diskrepanzen zwischen eingehenden Lieferungen und ausgehenden Zahlungen gibt.
Wie werden Sie Anbieter verwalten?
Natürlich müssen Sie Ihre Lieferanten darüber informieren, dass Sie zu einem Bestellsystem wechseln. Dies ist so einfach, dass Sie sich an Ihre Lieferanten wenden und sie darüber informieren, dass Sie eine Bestellung absenden, bevor Sie eine Zahlung für die Ware vornehmen. Wie Sie die Bestellung an den Lieferanten richten, hängt von Ihnen ab. In den meisten Fällen sendet der Administrator die E-Mail direkt an den Empfänger.
Sobald der Verkäufer Ihre Bestellung erhalten hat, sollte er diese sorgfältig auf Fehler prüfen, bevor er die zu liefernde Ware vorbereitet. Viele größere Anbieter sind an den Einkauf mit Bestellung auf Bestellung gebunden und verfügen über Systeme, die Ihr Konto kennzeichnen, wenn Sie versuchen, ohne Bestellung zu kaufen.
Wie werden Sie Rechnungszahlungen mit dem Bestellregister abgleichen?
Wenn Sie ein aktuelles Bestellregister führen, ist das Abgleichen von Rechnungen oder Kreditkartenabrechnungen mit der Bestellung nicht besonders schwierig oder zeitaufwändig. Sie möchten nur jeden Einkauf markieren, der nicht mit einer Bestellung erfasst wurde. Dann müssen Mitarbeiter geschult werden, um in der Zukunft übermäßige Einkäufe zu vermeiden.
Sollten Sie den Bestellprozess automatisieren?
Anstatt Dinge manuell zu erledigen, können Sie auch in Kaufsoftware für Kleinunternehmer investieren. Diese Systeme können Ihre Bestellanforderungen und Routinegenehmigungen automatisieren und Bestellungen automatisch generieren, was die gesamte Aufgabe erheblich vereinfacht. Sie verwalten Ihre Einkaufsdokumente auch von einem zentralen Ort aus, auf den Sie von überall aus zugreifen können. So können Sie Bestellungen unterwegs einfacher verwalten. Einige Systeme verfügen über andere nützliche Funktionen, z. B. einen Lieferantenkatalog, um Bestellanforderungen für Ihre Mitarbeiter einfacher und bequemer zu machen.
Die Plattformen sind so breit wie lang, und es gibt zahlreiche Online-Überprüfungs-Websites, mit denen Sie die Optionen einschränken können. Profitieren Sie wie immer von den Demos und den kostenlosen Testzeiten, damit Sie sicher sind, dass Sie vor dem Kauf die richtige Entscheidung getroffen haben.
