Unternehmer müssen bezahlt werden, um im Geschäft zu bleiben, aber verschiedene Arten von Unternehmen verlangen die Bezahlung auf verschiedene Weise. Ein Verkauf wird oft persönlich oder telefonisch abgeschlossen. Diensteanbieter senden Rechnungen normalerweise per Post oder E-Mail. Unabhängig vom Medium verbessert die Zahlungsaufforderung höflich den Umsatz und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Verkaufsprozess wird per Telefon oder persönlich geschlossen
Vertriebsmitarbeiter werfen normalerweise einen Verkauf entweder persönlich oder am Telefon auf. Einige Verkaufsaktionen dauern länger als andere. Zum Beispiel erfordert ein Verkauf einer Lebensversicherung mehr Erklärungen als der Kauf eines Paares Schuhe.
Höflich zu sein beginnt am Anfang, indem man die Kunden begrüßt und ihnen für ihre Zeit dankt. Verwenden Sie aktive Hörtechniken und beantworten Sie Fragen in einer leicht verständlichen Sprache. Wenn der gesamte Prozess höflich ist, wird es natürlich sein, um Zahlung zu bitten. Zum Beispiel "Möchten Sie mit Bargeld oder mit Kreditkarte bezahlen?" ist eine gebräuchliche Art, um die Zahlung zu bitten. Dies gibt dem Käufer Optionen und ist nicht zwingend. Fragen, "Wie möchten Sie bezahlen?" ist eine andere direkte Möglichkeit, um Geld zu bitten, wird aber immer noch als höflich angesehen, solange dies in einem freundlichen Ton geschieht.
Schließen Sie immer ab, indem Sie Ihren Kunden für Ihr Geschäft danken und dann fragen: "Gibt es noch etwas, das ich für Sie tun kann?" Dies legt nahe, dass es für Sie wichtig ist, Kunden zu helfen.
Schriftliche Zahlungsaufforderungen
Viele Unternehmen stellen ihre Kunden in Rechnung, nachdem die Waren bereitgestellt wurden oder die Arbeit erledigt ist, und warten dann auf die erwarteten Zahlungsfristen. Unternehmen müssen 20 bis 50 Prozent der Forderungen an Inkassobüros verlieren, wenn der Kunde nicht pünktlich bezahlt.
Der Ton ist sehr wichtig, wenn Sie sowohl in E-Mails als auch im klassischen Geschäftsschreiben nach Geld fragen. Bedenken Sie, dass Leser Ihre Worte nicht immer wie beabsichtigt interpretieren. Höfliche Korrespondenz dankt dem Kunden für sein Geschäft und verwendet einleitende Ausdrücke wie "Ich hoffe, alles ist gut". Mit überfälligen Rechnungen werden Zahlungsanforderungen stärker und weniger freundlich, können aber dennoch höflich sein.
Erstanfragen: Ein Anfangsschreiben bestätigt den Eingang der Rechnung und fragt, ob Fragen bestehen. Dies wird etwa eine Woche gesendet, bevor Zahlungen überfällig sind. Halten Sie es kurz und informativ und erinnern Sie den Kunden daran, dass die Zahlung fällig wird und Sie sich darauf freuen, ihn in der Zukunft zu bedienen.
Ein zweiter Brief wird am Fälligkeitsdatum gesendet. Wenn Sie die Anfrage als "Erinnerung an die Fälligkeit der Rechnungsnummer" aufstellen, wird vermutet, dass die Nichtzahlung ein Versehen ist oder die Zahlung gekreuzt wurde. Geben Sie die Rechnungsinformationen und das Fälligkeitsdatum mit Zahlungsoptionen an. Drücken Sie Ihre Verfügbarkeit aus und bieten Sie an, mögliche Fragen zu beantworten.
Überfällige Anträge: Überfällige Briefe werden zwischen einer Woche und 90 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum gesendet. Behalten Sie die Zahlungsaufforderungen höflich, indem Sie auf die Rechnung verweisen, und beachten Sie, dass die Zahlung zum Datum der Korrespondenz noch nicht eingegangen ist. Fordern Sie die Kunden auf, ihre eigenen Datensätze zu überprüfen. Dieser Ansatz beseitigt die Konfrontation, indem er dem Kunden die Möglichkeit für eine Entschuldigung gibt, beispielsweise: "Oh, ich dachte, mein Buchhalter schickte das schon." Schließen Sie Buchstaben mit "Danke" oder "Freundliche Grüße", um einen höflichen und freundlichen Ton zu erhalten. Legen Sie jedem Brief eine Kopie der Rechnung bei.
Nachfolgende Briefe werden strenger, weil der Kunde das Problem noch nicht angesprochen hat. In diesen Briefen werden noch viele Techniken früherer Briefe verwendet. Vor dem Inkasso muss jedoch beachtet werden, dass weitere Maßnahmen ergriffen werden, wenn die Zahlung nicht eingeht.
