Wenn das Schreiben eines Geschäftsbriefs entmutigend erscheint, kann es hilfreich sein zu wissen, dass alle Geschäftsbriefe einer einfachen Vorlage folgen sollten. Die Vorlage kann für nahezu jede geschäftliche Situation verwendet werden und kann auch in E-Mails verwendet werden.
Datum
Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie das vollständige Datum Ihres Briefes etwa fünf Zentimeter oberhalb der linken oberen Seite des Papiers aufschreiben. In den Vereinigten Staaten werden Daten immer als Monat, Datum und Jahr geschrieben: 23. April 2009.
Adressen und Anrede
Trennen Sie eine Zeile vom Datum ab und geben Sie Ihre Straße in eine Zeile ein, Stadt, Bundesland und Postleitzahl in die nächste Zeile und Ihre E-Mail-Adresse in die dritte Zeile. Setzen Sie zwei weitere Zeilen herunter und setzen Sie den Namen des Empfängers in die erste Zeile, den Titel in die nächste Zeile darunter, den Namen des Unternehmens in der dritten Zeile, die Straße des Unternehmens darunter sowie die Stadt, den Bundesstaat und die Postleitzahl des Unternehmens. Beginnen Sie Ihren Brief mit „Sehr geehrt“ und entweder mit Frau oder Herrn und dem Nachnamen der Person, es sei denn, Sie wissen, dass die Person ein anderes Honorar verwendet, z. B. Dr. oder Rev., gefolgt von einem Doppelpunkt. Der obere Rand Ihres Briefs sieht unter dem Datum so aus:
123 Ihre Straße Yourtown, ST 12345 Ihr [email protected]
Frau Clara Wills Leiterin der Personalabteilung 456 Company Road Companycity, ST 67890
Liebe Frau Wills:
Karosserie
Machen Sie für den Hauptteil Ihres Schreibens jeden Absatz linksbündig (auch mit dem linken Rand) und lassen Sie eine Linie zwischen den Absätzen. Ihr Schreiben im Brief sollte professionell und auf den Punkt gebracht werden: Nennen Sie eindeutig die Art des Briefes, Ihre Gründe für die Versendung und was Sie als Antwort auf das Schreiben erwarten. Trennen Sie jede Idee des Briefes in einen separaten Absatz. Wenn Sie mehr als eine Aufforderung oder einen Zweck für Ihr Schreiben haben, geben Sie beide in Ihrem einleitenden Absatz an und behandeln Sie sie in den folgenden Abschnitten vollständig, jedoch getrennt. Vermeiden Sie die Verwendung von Akronymen oder Abkürzungen, da dies zu Verwirrung führen kann: Geben Sie genau an, worüber Sie sprechen. Verwenden Sie die richtige Grammatik und Rechtschreibung, und schreiben Sie Ihren Brief vor dem Senden immer auf Rechtschreibprüfung.
Schließen
Beenden Sie Ihren Geschäftsbrief mit "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Geben Sie in einem Druckbrief vier Leerzeichen ein und geben Sie Ihren vollständigen Namen ein. Melden Sie sich zwischen dem Schluss und Ihrem Namen. Geben Sie in einer E-Mail nach dem Schließen Ihren Namen in die nächste Zeile ein.
