Die Berichterstattung über eine Finanzhilfe, die Ihre Organisation erhalten hat, ist ein wichtiger Aspekt der Beziehung zwischen der Finanzinstitution und dem Finanzhilfeempfänger. Die Finanzberichte enthalten Informationen zu den im ursprünglichen Finanzhilfevorschlag durchgeführten Aktivitäten, neuen Erkenntnissen, Fallstricken, Erfolgen und Finanzen. Ehrlichkeit, Klarheit und Offenheit in einem Förderbericht helfen der Förderinstitution, ihre Auswirkungen zu messen und aus den Erfahrungen Ihrer Organisation zu lernen. Es ist wichtig, über die im ursprünglichen Finanzhilfevorschlag vorgeschlagenen Leistungen und Aktivitäten zu berichten. Grant-Berichte umfassen normalerweise ein Anschreiben, ein Deckblatt, einen Bericht und einen Finanzteil.
Sammeln Sie Informationen und delegieren Sie Aufgaben
Wenn Sie mit der Erstellung eines Finanzhilfeberichts beginnen, möchten Sie sich klar machen, welche Einzelheiten Sie im Finanzhilfevorschlag vorgeschlagen haben, und sich mit dem durch diese Finanzhilfe finanzierten Projekt sehr gut auskennen. Siehe Finanzhilfevorschlag und Bewilligungsschreiben.
Rechtzeitig vor dem Abgabetermin des Berichts können Sie sich an die Leiter der zuständigen Abteilungen wenden, die Sie für den Zuschuss benötigen. Konsultieren Sie beispielsweise Finanz- und Rechnungswesen für die Abschlüsse, Programmmitarbeiter für Berichte vor Ort, den Exekutivdirektor für die Unterschrift und die Kommunikation für Bilder.
Sammeln Sie die verschiedenen Materialien und halten Sie sie an den Fingerspitzen, während Sie sie alle im Bericht zusammenstellen.
Schreiben Sie das Deckblatt und den Bericht
Der erste Abschnitt enthält das Deckblatt und fordert grundlegende Kontaktinformationen und -daten an, die Ihren Finanzbericht mit Ihrem ursprünglichen Finanzhilfevorschlag verknüpfen. In diesem Abschnitt werden der rechtliche Name Ihrer Organisation, der im Zuschuss beschriebene Datumsbereich des Projekts, der Name des Exekutivdirektors oder des Präsidenten Ihrer Organisation, der Name des Ansprechpartners, der mit dem finanzierten Projekt am besten vertraut ist, und der Bericht über die Bewilligung angegeben. Geben Sie auch Ihre vollständige Postanschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, Projektname, Höhe der Zuwendung, ID-Nummer der Zuwendung und den Zweck der Zuwendung an. Vergewissern Sie sich, dass alle diese Informationen den Angaben des ursprünglichen Antrags und des Zuschlagsschreibens entsprechen. Geben Sie in die Fußzeile Ihres Berichts Ihre Grant-ID-Nummer und Seitennummer des Berichts ein.
Erklären Sie im Abschnitt "Erzählung", wie die Projektfinanzierung in Ihrer Gemeinde oder im Leben der Menschen, denen Sie geholfen haben, einen Unterschied gemacht hat. Sie können quantitative Daten und Statistiken wie Abschlussquoten, Einkommensniveaus oder Noten bereitstellen. Sie können auch qualitative Daten wie Umfragen, Interviews oder Geschichten von Einzelpersonen oder Familien bereitstellen, die von Ihren Dienstleistungen profitiert haben.
Teilen Sie dem Stipendiat mit, wenn Sie als Ergebnis des Stipendiums Neues entdeckt haben. Erklären Sie im Detail, ob etwas Unerwartetes passiert ist, gut oder schlecht.
Teilen Sie dem Stipendiat mit, ob Sie mit anderen Organisationen zusammengearbeitet haben und wie sich dies auf das Projekt ausgewirkt hat. Dies ist wichtig, weil Zuschussgeber die Zusammenarbeit zwischen Organisationen schätzen.
Teilen Sie die Lektionen, die Sie aus dem Projekt gelernt haben. Beschreiben Sie detailliert, welche Herausforderungen während Ihres Projekts aufgetreten sind und wie Sie diese überwunden haben. Wenn Sie dies gut machen, verdienen Sie viel Respekt vom Förderer. Sie wissen es zu schätzen, wenn Non-Profit-Organisationen davon ausgehen, dass es sich nicht um eine Überziehung der Situation handelt.
Teilen Sie dem Stipendiat mit, welche zukünftigen Pläne das Projekt haben soll. Geben Sie die Finanzierungsquellen an, wenn das Projekt fortgesetzt wird. Erläutern Sie, wie Sie das Projekt angesichts der neuen Lektionen ändern könnten.
Vielen Dank an den Stipendiat für seine großzügige Investition in Ihr Projekt. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus. Fügen Sie weitere relevante Kommentare hinzu.
Finanzen einschließen
Der Stipendiat kann nach bestimmten Abschlüssen fragen, wie z. B. Einkommen, Cashflow und Bilanz. Übergeben Sie die angeforderten Angaben für das Projektjahr. Erläutern Sie alle extremen Änderungen in Bezug auf Ihre finanzielle Situation von dem Zeitpunkt an, an dem Sie den Zuschuss erhalten haben, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie Bericht erstatten. Es ist besser, dass Sie darauf hinweisen und eine gute Erklärung haben, als wenn Sie den Grantmaker selbst herausfinden lassen. Seien Sie im Voraus.
Erstellen Sie eine detaillierte Berichterstattung über die Finanzmittel aus dem Zuschuss für die spezifischen Projekte. Die Details, die Sie in diesem Abschnitt angeben, sollten direkt Ihrem Budget im Finanzhilfevorschlag entsprechen.
Wenn Sie unerwartete Kosten hatten, nehmen Sie diese in den Bericht auf und geben Sie sie als solche an. Erklären Sie diese Kosten auch im narrativen Teil des Finanzhilfeberichts.
Packen Sie den Bericht
Legen Sie ein kurzes Begleitschreiben bei, das den Inhalt des Berichts enthält, der Ihre Award-ID-Nummer enthalten sollte. Das Schreiben sollte vom Exekutivdirektor oder dem Präsidenten Ihrer Organisation an sein gleichwertiges Mitglied an der Finanzinstitution vergeben werden. Der Brief sollte dem Spender nochmals für die Unterstützung danken. Sie können nie genug danken.
Bearbeiten Sie die Grant-Erzählung mit Hilfe eines anderen Kollegen. Holen Sie sich eine endgültige Genehmigung von der Finanzabteilung. Stellen Sie sicher, dass die Schriftart und der Ton des Berichts während der Bearbeitung durchgängig sind.
Fügen Sie Umfragen, Grafiken, Karten, Statistiken oder Informationen hinzu, die zur Messung Ihres Projekts gesammelt wurden. Sie haben die wichtigsten Aspekte im erzählerischen Teil zusammengefasst, sie sollten jedoch als Referenz zur Verfügung stehen. Präsentieren Sie alle Daten so knapp wie möglich.
Verwenden Sie Werbe-Anhänge sparsam. Die Stipendiaten sind sehr beschäftigt und haben einfach keine Zeit, um alle Ihre Veranstaltungsflyer, Bilder und Pressemitteilungen durchzugehen. Wählen Sie die besten zwei oder drei Bilder, einen veröffentlichten oder ausgestrahlten Medienartikel und möglicherweise einen Newsletter aus Ihrer Organisation aus. Wenn Sie zusätzliches Material beifügen, stellen Sie sicher, dass es Ihrem Fall hilft und in direktem Zusammenhang mit dem Projekt steht.
Fordern Sie eine Unterschrift von einem bevollmächtigten Vertreter Ihrer Organisation an - wahrscheinlich der Person, die den Zuschussantrag unterschrieben hat.
Pünktlich einreichen
Senden Sie den Erteilungsbericht in der im Vergabebrief vorgegebenen Form und Art und Weise. Die fördergebende Einrichtung kann eine E-Mail anfordern, ein Online-Portal einrichten oder lieber drei Kopien per USPS-E-Mail senden. Es ist immer am sichersten, das noch einmal zu überprüfen.
Empfang bestätigen. Wenn Sie keine automatische Bestätigung erhalten, können Sie sich an den zuständigen Mitarbeiter der Einrichtung wenden, um den Erhalt Ihres Stipendienberichts zu bestätigen.
Speichern Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen. Nur für den Fall, dass mit der Zustellung Ihres Zuschussberichts etwas passiert, müssen Sie bereit sein, dem Zuschussgeber eine weitere Kopie vorzulegen.
