Niemand mag Steuerzeiten. Seien wir real: Die Abgabe Ihrer Steuern ist immer stressig - selbst wenn Sie einen Steuerberater beauftragen, der dies für Sie erledigt. Um Ihre Steuerangst zu lindern, ist es wichtig, die entsprechenden Unterlagen auszufüllen und zum richtigen Zeitpunkt zu senden, um Strafen zu vermeiden. Hier kommen die W-2- und W-3-Formulare ins Spiel. Der IRS hat eine Reihe von "W" -Formaten, jedoch sind W-2 und W-3 für den Arbeitgeber eng miteinander verbunden. Einer ist immer notwendig, der andere nicht.
W-2 und W-3 Formen sind definitiv ähnlich. Der Hauptunterschied liegt in ihrem Empfänger. Kopien eines W-2-Formulars gehen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Kopien eines Formulars W-3 gehen von einem Arbeitgeber an die Sozialversicherungsbehörde (zusammen mit zusätzlichen Kopien von W-2). Wie feilen Sie also und was ist der Unterschied?
Tipps
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Arbeitgeber verwenden W-3, um Einnahmen an die Sozialversicherungsbehörde zu melden, wenn sie W-2 nicht elektronisch einreichen.
Was ist ein W-2-Formular?
Jeder, der jemals ein Angestellter eines Unternehmens war, hat ein W-2-Formular erhalten. Dies ist wie eine Schwester der MISC-1099, die Vertragsarbeiter bedient. Bevor Sie in einem neuen Unternehmen arbeiten, füllen Sie eine W-4 aus, in der alle Steuereinbehalte aufgeführt sind. Dieses Formular wird dann von einem Arbeitgeber verwendet, um ein W-2 zu erstellen. Am Ende des Jahres wird ein W-2 an alle Mitarbeiter versandt, wodurch sie den gesamten Jahresverdienst und die einbehaltenen Steuern mit ihren Gehaltsschecks teilen können. Sie können dies verwenden, um eine Rückerstattung der Steuererklärung zu erhalten. Abhängig vom Quellenstatus eines Mitarbeiters muss der IRS möglicherweise am Jahresende bezahlt werden. Dies ist in der Regel häufiger bei 1099 Beschäftigten, die keine Steuern einbehalten haben.
W-2-Formulare sind eine Voraussetzung für jeden Arbeitgeber mit Mitarbeitern. Die Arbeitgeber der IRS behaupten, dass die Arbeitgeber den Lohn jedes Angestellten angeben müssen, solange sie:
- Hatte Einkommenssteuer, Sozialversicherung oder Medicare-Steuern einbehalten.
- Hätte die Einkommensteuer einbehalten worden, solange sie nur eine Quellensteuer beantragt hätte oder keine Befreiung von ihrem W-4 beantragt hatte.
Was ist ein W-3-Formular?
Der öffentliche Nutzen ist eine Rettung für diejenigen, die die Armutsgrenze unterschreiten. Am Ende des Tages zahlen wir alle in sie ein, und wir sind alle berechtigt, sie unter bestimmten Umständen abzuholen. Beispielsweise können Personen, die das 65. Lebensjahr vollendet haben, Sozialversicherungsbeiträge einlösen, sofern sie ausreichend in das System eingezahlt haben. Personen unterhalb der Armutsgrenze können sich für Medicare qualifizieren. Die Sozialversicherungsbehörde muss genau wissen, wie viel Arbeitgeber in die Systeme einzahlen, und da kommt ein W-3 ins Spiel.
Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, haben Sie sich wahrscheinlich noch nie mit einem W-3-Formular befasst. Dies wird von Arbeitgebern strikt angewendet. Am Ende des Jahres verwenden die Arbeitgeber einen W-3, um die Gehälter, Medicare-Gehälter und Sozialversicherungslöhne aller ihrer Angestellten zu melden. Dieses Dokument wird spätestens im Februar an die Sozialversicherungsbehörde gesendet. Der Haken ist, dass es auch die W-2-Steuerformulare für jeden Mitarbeiter enthalten muss. Wenn Sie 10 Mitarbeiter haben, müssen Sie 10 W-2-Formulare einreichen. Die Summen aller W-2-Formulare sollten denen entsprechen, die Sie in Ihrem Formular W-3 angeben.
Mailing A W-2 und W-3
Die Arbeitgeber wissen, dass W-2-Formulare mit einer ganzen Menge Kopien geliefert werden - sechs, um genau zu sein. Welches ist das Richtige, das Sie zusammen mit Ihrem W-3 versenden können? Kopie A wird an die Verwaltung für soziale Sicherheit gesendet. Dies bedeutet, dass Sie dies an Ihren W-3 anhängen. Kopie B und C gehen direkt an Ihre Mitarbeiter. Sie senden den Erstgenannten an den IRS und halten ihn für seine persönlichen Unterlagen ein, falls sie jemals geprüft werden sollten. Kopie D wird in Ihren Unterlagen abgelegt, nur für den Fall, dass Sie geprüft werden.
Die letzten beiden Exemplare (Kopie 1 und Kopie 2) sind für staatliche oder lokale Einkommensteuererklärungen bestimmt. Diese werden zusammen mit Kopie B und C an Ihren Mitarbeiter weitergeleitet. Die Mitarbeiter erhalten zwei Kopien von Kopie 2, da einige Dateien möglicherweise in unterschiedlichen Status einreichen müssen.
W-2- und W-3-Kopien erhalten
Es ist ziemlich einfach, Kopien von W-2- und W-3-Formularen zu erhalten. Sie können bereits gedruckte Formulare in Büromärkten kaufen oder im Abschnitt „Business Services Online“ der Social Security Administration erstellen. Sie können sie auch von der IRS-Website aus ausdrucken. Denken Sie jedoch daran, dass diese Formulare durchsuchbar sein müssen. Bleiben Sie auf Regierungswebseiten, um die offiziellen Formulare zu erhalten. Wenn es nicht von einem Computer gelesen werden kann, müssen Sie mit Geldstrafen rechnen.
Wann soll ich sie verschicken?
Der IRS beginnt mit der Verarbeitung von Steuererklärungen Ende Januar, aber je schneller Sie einen Antrag einreichen, desto schneller neigen Sie dazu, eine Steuererklärung zu erhalten. Es gibt bestimmte Regeln, wann ein Arbeitgeber ein W-2 und ein W-3 den zuständigen Parteien vorlegen muss.
Sowohl W-2 als auch W-3 müssen bis zum 31. Januar an die zuständigen Parteien verschickt werden. Wenn Sie nicht rechtzeitig einreichen, werden Sie mit Geldbußen rechnen, die der IRS auf der Grundlage der verspäteten Einreichung berechnet. Für jedes W-2-Formular, das innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum gesendet wird, wird eine Vertragsstrafe von 50 US-Dollar fällig (was sich summiert, wenn Sie viele Mitarbeiter haben). Die Höchststrafe beträgt 536.000 US-Dollar in diesem Fenster. Wenn Sie sich 31 Tage oder mehr verspätet haben, steigt die Strafe auf 60 USD pro Rendite mit einem Höchstbetrag von 1 609 000 USD. Wenn Sie Ihre Rückgabe nach dem 1. August verschicken, wird die Strafe auf 260 US-Dollar erhöht, maximal jedoch 3.218.500 US-Dollar. Die Dinge werden noch schlimmer, wenn der IRS der Meinung ist, dass Sie die W-2- und W-3-Formulare absichtlich zurückgehalten haben. In diesem Fall beträgt die Geldbuße 530 US-Dollar pro Rendite und es gibt kein Maximum.
Kleinunternehmer erhalten eine Strafe für Strafen. Sie sind zu einem niedrigeren Preis begrenzt, bewegen sich aber immer noch zwischen 50 und 530 USD pro Rendite. Sie können auch Strafen zahlen, wenn Sie Formulare ablegen, die nicht maschinenlesbar sind oder falsche Informationen enthalten.
Erweiterungen sind nicht immer garantiert
Zuvor konnte fast jeder eine Erweiterung für spätere W-2- und W-3-Formulare erhalten. Dies ist in den letzten Jahren nicht der Fall. Die IRS hat die Verordnung auf den Kopf gestellt. Heute müssen Sie eine Erweiterungsanwendung ausfüllen. Dies ist jedoch nicht garantiert. Sie müssen einen legitimen Grund für Ihre Erweiterungsanfrage haben.
Wenn Sie eine Erweiterung beantragen möchten, müssen Sie das IRS-Formular 8809 bis zum 31. Januar ausfüllen. Die Erweiterung gibt Ihnen nur 30 Tage.
Einreichung A W-2 und W-3
Normalerweise senden Unternehmen MISC-1099-Formulare nur dann, wenn sie einem Auftragnehmer mehr als 600 US-Dollar für ihre Arbeit zahlen. Dies ist nicht der Fall für ein W-2, das keine Mindestanforderungen für die Archivierung hat. Jeder Arbeitgeber muss einen W-2 für einen Arbeitnehmer einreichen, auch wenn er nicht genug verdient hat, um eine Steuererklärung abzugeben.
Auf der anderen Seite müssen Arbeitgeber nicht immer ein W-3-Formular ausfüllen. Das ist wirklich nur für Leute, die per Post einreichen. Wenn Sie die W-2-Formulare Ihres Mitarbeiters elektronisch an die Sozialversicherungsverwaltung und den IRS senden, müssen Sie kein W-3 senden. Online-Einreichung ist für alle mit mehr als 250 Mitarbeitern erforderlich.
