Verfahrenshandbücher sind ein wichtiges Dokument für Unternehmen jeder Größe.Das Verfahrenshandbuch ist die Anleitung, wie Sie die täglichen Aufgaben des Geschäftsbetriebs vereinheitlichen und konsistent gestalten. Der Inhalt hängt von der Art des zu erstellenden Verfahrenshandbuchs ab. Der Betrieb ist standardisiert, Entscheidungen sind einfacher zu treffen, bieten Qualitätskontrolle und Verantwortlichkeit.
Verfahrenshandbuch entwickeln
Bestimmen Sie den Zweck Ihres Verfahrenshandbuchs. Berücksichtigen Sie die Probleme und Ziele, die in Ihrem Handbuch enthalten sein sollen. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen, um Ihr Verfahrenshandbuch zu verfassen, einschließlich rechtlicher, sicherheitstechnischer und anderer Fragen, die Ihre Branche betreffen.
Schreiben Sie den Entwurf des Verfahrenshandbuchs mit einer Gliederung. Zu den Themen könnten „Zweck“, „Referenzen“, „Begriffe“, „Richtlinien“ mit einem Inhaltsverzeichnis und einem Deckblatt gehören. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, erläutern Sie gegebenenfalls die Begriffe und beschreiben Sie die erwarteten Ergebnisse der Verfahrenshandbücher.
Lesen Sie das Verfahrenshandbuch mit den von ihm betroffenen Personen und anderen an der Implementierung beteiligten Personen durch. Setzen Sie das Handbuch von jemandem, der nicht an der Entwicklung beteiligt war, vorab zur Anwendung. Identifizieren Sie die Schwachstellen, Verbesserungsbedarf und Lücken.
Schreiben Sie das Verfahrenshandbuch auf Grundlage der Testbenutzung und der gemachten Notizen neu. Prüfung des endgültigen Textes auf Fehler und Auslassungen. Bei Bedarf zur Genehmigung einreichen. Legen Sie ein Überprüfungsdatum fest, um das Verfahrenshandbuch zu überprüfen und zu aktualisieren.
Senden Sie das Verfahrenshandbuch zum Drucken. Implementieren Sie das Verfahrenshandbuch zum Verteilen von Kopien nach Bedarf. Führen Sie die Qualitätsprüfung wöchentlich und dann vierteljährlich durch und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Tipps
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Schreiben Sie Ihr Verfahrenshandbuch in einer Sprache, die eindeutig ist, um Inhalte klarer, inhaltlicher und konsistenter zu gestalten. Verwenden Sie umsetzbare Sätze, die die Prozesse in benutzerfreundlicher Sprache und Format beschreiben. Ermöglichen Sie die Überprüfung durch den Benutzer, indem Sie ein Feedback- und Vorschlägeformular ausfüllen.
