Finanzberichte an die Aktionäre, Marketingpläne und Qualitätsbewertungen sind Beispiele für Berichte, die für Unternehmen verfasst wurden. Ein kurzer Bericht ist wie jeder andere Bericht, hat aber weniger Seiten. Es sollte die Hauptziele des Berichts angeben, die Hintergrundinformationen zusammenfassen, die Alternativen überprüfen und einen weiteren Weg empfehlen. Behandeln Sie den Bericht als Projektplan, und schreiben Sie ihn in einem klaren und einfachen Stil. Kurz ist gut, denn es ist wahrscheinlicher, dass beschäftigte oder desinteressierte, aber wichtige Parteien es lesen werden.
Planung
Treffen Sie sich mit Vorgesetzten, um die Anforderungen zu klären, da sie das Format und den Inhalt des Berichts bestimmen. Beispielsweise wird ein Projektbewertungsbericht nicht wie ein Marketingplan oder ein Finanzbericht aufgebaut.
Informieren Sie sich über das Hintergrundmaterial, einschließlich der Dokumente, die Sie erhalten haben, als Ihnen der Schreibauftrag zugewiesen wurde, und Material, das Sie unabhängig vom Internet, der Bibliothek und von Meetings und Gesprächen mit Interessengruppen (z. B. Geschäftsbereichsleiter, Lieferanten und Kunden) sammeln.
Bereiten Sie die Berichtsvorlage vor, einschließlich einer Zusammenfassung, einer Einführung, Abschnitten zu Alternativen und Lösungsvorschlägen, Empfehlungen und einer Schlussfolgerung.
Inhalt
Schreiben Sie die Einleitung. Normalerweise nicht länger als ein Absatz, sollte in der Einleitung das Ziel des Berichts angegeben und die wichtigsten Themen identifiziert werden. Es sollte ein Leitfaden für den Rest des Berichts sein, sollte es aber nicht zusammenfassen. Die erste Zeile könnte zum Beispiel lauten: "Ziel dieses Berichts ist es, Lösungen für die fortlaufenden Qualitätsprobleme in unserer Produktionsstätte zu prüfen", gefolgt von einer Zusammenfassung der Hauptprobleme.
Montieren Sie den Hauptteil des Berichts. Im Herstellungsbeispiel können die Abschnitte technische Details, eine Liste alternativer Lösungen sowie eine Kosten-Nutzen-Analyse für jede enthalten und Empfehlungen enthalten. Ein Geschäftsplan hätte andere Abschnitte wie Marktforschung, Wettbewerbsanalyse und Finanzprognosen. Unabhängig vom Format sollten die Abschnitte in logischer Reihenfolge sein, damit der Leser nicht hin und her blättern muss, um den Inhalt herauszufinden.
Beenden Sie den Bericht, indem Sie auf die Berichtsziele zurückgreifen. Für das Beispiel der Fertigungsstätte könnte die Schlussfolgerung ein Implementierungsplan für die empfohlene Lösung sein. Für einen Finanzbericht könnte die Schlussfolgerung der Geschäftsausblick sein.
Listen Sie die im Text zitierten Verweise auf, indem Sie die Publikation, den Titel, den Autor und das Datum identifizieren. Listen Sie andere relevante Quellen in einem Literaturverzeichnis oder Ressourcenbereich auf.
Schreiben Sie die Zusammenfassung. Fassen Sie den Bericht in etwa ein oder zwei Absätzen zusammen, sodass eine vielbeschäftigte Führungskraft die wichtigsten Punkte erfassen und die Details später durchgehen kann. Für einen Finanzbericht könnte die Zusammenfassung nur eine Tabelle enthalten, die die wichtigsten Umsatz- und Gewinnentwicklungen zeigt.
Bereiten Sie ein Deckblatt mit dem Titel des Berichts, dem Datum und den Namen und Verknüpfungen der Autoren vor. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis für Berichte mit mehr als 15 Seiten hinzu.
Richten Sie das Übermittlungsschreiben an eine Person (einen Manager oder einen Vertragsbediensteten), nicht an eine Abteilung. Ermitteln Sie die wichtigsten Empfehlungen des Berichts, geben Sie Ihre Kontaktinformationen an und listen Sie die Anhänge auf.
Tipps
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Tabellen, Diagramme und detaillierte Berechnungen sollten als Anhang beigefügt werden, die wichtigsten Mitnahmen sollten jedoch in den Hauptbericht aufgenommen werden.
