Kurzberichte sind ein wirksames Instrument für die Kommunikation mit einem Geschäftsführer, der in der Regel eine vielbeschäftigte Führungskraft ist. Sie können verwendet werden, um über den Fortschritt eines Projekts zu berichten, wöchentliche oder monatliche Finanzprognosen oder Berichte über Produktionsvorgänge. Im Gegensatz zu umfangreichen Berichten, die umfangreiche Recherchen und Details erfordern, benötigen Kurzberichte nur die grundlegenden, aber wichtigsten Informationen. Das Schreiben eines kurzen Berichts folgt einem ähnlichen Stil wie das Verfassen von Berichten, außer dass die Zusammenfassung, der Hintergrund, der Inhalt, die Schlussfolgerungen oder die Empfehlungen kurz sind.
Sammeln Sie Daten, die für das Projekt relevant sind und über das Sie berichten. Verwenden Sie dazu verfügbare Daten wie Finanzberichte, Durchführbarkeitsberichte und bereits durchgeführte Umfragen. Verwenden Sie relevantes Referenzmaterial wie Bücher oder Informationen von informierten Dritten, z. B. Branchenexperten, als Daten für Ihren Bericht.
Geben Sie das Datum, den Namen des Geschäftsführers, an den Sie den Bericht senden, Ihren Namen, Ihre Unterschrift und den Betreff des Berichts in der oberen linken Ecke des Papiers ein.
Fassen Sie den Inhalt des Berichts kurz zusammen, indem Sie auf das Problem, die Ergebnisse, den bisherigen Fortschritt oder einen Lösungsvorschlag hinweisen. Geben Sie kurz an, was Sie von den Vorteilen des Projekts erwarten.
Beschreiben Sie den Hintergrund, indem Sie eine kurze Historie des laufenden Projekts oder der aktuellen Geschäftsaufgabe schreiben, über das Sie berichten. Geben Sie die Namen der Personen an, die an der Aufgabe oder dem Projekt beteiligt sind, z. B. Mitglieder des Projektteams, Ausbilder oder Abteilungsleiter. Erklären Sie, worum es bei der Aufgabe oder dem Projekt geht.
Schreiben Sie den Inhalt oder den Inhalt des Berichts, indem Sie die in Schritt 1 gesammelten Erkenntnisse und Daten einbeziehen. Geben Sie eine kurze Analyse der Ergebnisse und geben Sie an, was sie für das Gesamtprojekt und das Geschäft bedeuten. Integrieren Sie Diagramme, Fragebögen, Umfragen und Verweise in den Bericht, um Ihre Analyse zu unterstützen.
Ziehen Sie eine Schlussfolgerung, indem Sie kurz den Status eines Projekts oder einer Aufgabe angeben. Geben Sie Empfehlungen nur dann ab, wenn der Geschäftsführer dies verlangt hat. Geben Sie zwei kurze und wichtigste Empfehlungen an, die alle anderen Empfehlungen zusammenfassen, die Sie sonst in einem längeren Bericht aufführen würden.
Tipps
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Obwohl es ein kurzer Bericht ist, sollte der Bericht den Leser nicht mit unbeantworteten Fragen belassen. Stellen Sie alle erforderlichen Informationen in klarer und präziser Sprache zur Verfügung.
