Die Prozessdokumentation beschreibt klar die kritischen Aufgaben, die in einem Unternehmen stattfinden. Sie beseitigen die Verwirrung unter den Mitarbeitern und stellen alle Mitglieder eines Unternehmens auf die gleiche Seite. Ein Prozessdokument definiert die aktuellen Prozesse in einem Unternehmen. Durch das Erkennen aktueller Praktiken werden häufig Fehler im aktuellen System aufgedeckt, und es besteht Verbesserungsbedarf. Die Prozessdokumentation ermöglicht es dem Unternehmen, sich schneller an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen. Wenn Sie die aktuellen Funktionen Ihres Unternehmens klar umrissen, können Sie besser vorankommen.
Bestimmen Sie den Umfang des Dokuments. Sie können jeden Prozess innerhalb eines Unternehmens oder in größeren Unternehmen dokumentieren und sich auf einen Prozess konzentrieren. Ein großes Unternehmen möchte beispielsweise nur mit seinen Buchhaltungsfunktionen beginnen, anstatt die gesamten Abläufe der Organisation zu dokumentieren.
Erstellen Sie eine einseitige visuelle Darstellung der Prozesse. Fügen Sie eine Anwendbarkeitsmatrix, eine Übersicht der Verantwortlichen für jede Aufgabe oder ein Prozessablaufdiagramm bei. Ein Prozessablaufdiagramm ist eine übergeordnete Darstellung der verschiedenen Schritte, um einen Prozess abzuschließen, und wie die Schritte durch die Organisation fließen. Beispielsweise können die verschiedenen Schritte zum Bezahlen einer Rechnung mit einem Prozessablaufplan beschrieben werden.
Erläutern Sie die Auswirkungen des Prozesses auf Produkte und Dienstleistungen. Detailliert die Auswirkungen des normalen Betriebs und die Auswirkungen, die ein Ausfall im Prozess verursachen würde. Wenn zum Beispiel Rechnungen verloren gehen und nicht bezahlt werden, lehnt der Lieferant die nächste Bestellung ab.
Definieren Sie die Rollen innerhalb des Prozesses. Identifizieren Sie die Rollen anhand ihrer beruflichen Funktion und nicht nach Einzelpersonen. Beispielsweise bearbeiten Kreditorenbuchhalter die Rechnungen und geben sie zur Zahlung in das System ein. Der Controller genehmigt die Rechnungen und genehmigt die Zahlung.
Beschreiben Sie alle im Prozess verwendeten Computersysteme und Software. Definieren Sie jedes System eindeutig, seinen Zweck und seine Funktionalität.
Dokumentieren Sie den Prozess von Anfang bis Ende. Verwenden Sie Ihr Prozessablaufdiagramm als Leitfaden für das Erstellen des Textes. Fügen Sie so viele Details wie möglich ein, je nachdem, welchen Umfang Sie in das Dokument aufnehmen möchten. Verwenden Sie Rollennamen, um Zuständigkeiten statt Einzelnamen zuzuweisen.
Fügen Sie einen Abschnitt für Ausnahmen hinzu. Dokumentieren Sie, was passiert, wenn der normale Prozessablauf nicht eingehalten wird. Wenn zum Beispiel Computersysteme ausfallen, wird ein papierbasiertes Buchhaltungssystem zur Verarbeitung von Rechnungen in Kraft gesetzt.
Überprüfen Sie das Prozessdokument mit allen betroffenen Parteien. Stellen Sie sicher, dass sich alle über die Prozesse einig sind.
