„Stammeswissen“ ist jede ungeschriebene Information, die Ihr Unternehmen, Ihr Team, Ihre Gruppe oder Ihr Stamm verwendet, um seine Ziele zu erreichen. Das Problem mit Stammeswissen ist, wenn Sie wichtige Mitglieder des Stammes verlieren, das Wissen geht mit ihnen weg. Wenn Sie die Abläufe oder Prozesse Ihres Unternehmens dokumentieren, können Sie dieses Wissen schützen und neue Mitglieder schnell auf den neuesten Stand bringen. Das Verständnis der Notwendigkeit, "Stammeswissen" zu dokumentieren, ist ein wichtiges Element bei der Erstellung dieser Dokumente.
Definieren Sie Ihre Ergebnisse
Erstellen Sie eine "Scope-Anweisung", indem Sie eine einfache Anweisung schreiben, die alles identifiziert, was in diesem Dokumentationsprojekt enthalten sein soll. Identifizieren Sie eindeutig den spezifischen Prozess, der dokumentiert wird. Geben Sie an, ob die Prozessdokumentation den aktuellen Prozess des Prozesses widerspiegelt oder wie der Prozess in der Zukunft funktionieren soll.
Erstellen Sie eine "Besitzermatrix", die zeigt, wer den Prozess besitzt oder wem welche Teile des Prozesses gehören. Diese Matrix kann so einfach wie ein Organigramm oder ein Ablaufdiagramm sein, das die Eigentümer und die Kontaktinformationen der Eigentümer eindeutig identifiziert.
Identifizieren Sie die spezifischen Produkte oder Dienstleistungen, die dokumentiert werden. Dies ist normalerweise eine Liste, die alle oder relevante Informationen wie Modellnummer, Teilenummer und Beschreibung enthält.
Beschreiben Sie die Rollen der am Prozess beteiligten Personen. Geben Sie eine eindeutige Erklärung an, die sich auf die Berufsbezeichnung und nicht auf die einzelnen Fähigkeiten bezieht. Erläutern Sie, was diese Position bewirkt und wie sie in den Prozess passt. Dies kann ein einzelnes Dokument sein, das den Jobtitel und die Beschreibung enthält, oder eine vollständige Jobbeschreibung für jede Schlüsselposition im zu dokumentierenden Prozess.
Dokumentieren Sie jeden Schritt des Prozesses vom Anfang bis zum Ende, indem Sie ein Diagramm oder ein Diagramm "Prozessablauf" erstellen. Normalerweise wird ein übergeordnetes Flussdiagramm erstellt, das die Hauptschritte des Prozesses zeigt, und ein unteres Flussdiagramm dokumentiert die Prozessschritte, die jedem der Hauptschritte untergeordnet sind.
Erstellen Sie für jeden Schritt des Prozesses die entsprechende Dokumentation "Richtlinien und Verfahren". Wenn Sie den Prozess mit Interviews und Recherchen erkunden, werden diese Richtlinien und Verfahren auftauchen. Bewahren Sie detaillierte Notizen auf, die als Grundlage für die Erstellung dieser Richtlinien- und Verfahrensdokumente dienen.
Fügen Sie ein Dokument in Ihre Ergebnisse ein, in dem der interne Prozess "Dokumentenverwaltung" erläutert wird. Dieses Dokument sollte erläutern, wie Unternehmensdokumente geprüft und genehmigt sowie innerhalb des Unternehmens verteilt und archiviert werden.
Erstellen Sie die Dokumente
Inventarisieren Sie die vorhandenen Dokumente, um ein klares Verständnis der aktuell vorhandenen Dokumente zu erhalten. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, indem Sie neue Dokumente erstellen, wenn die gleichen Informationen in vorhandenen Dokumenten enthalten sind. Ermitteln Sie, welche dieser Dokumente verwendbar sind und auf denen aufgebaut werden kann und welche Dokumente veraltet sind. Mit einem vollständigen Bestand der vorhandenen Dokumente wissen Sie, welche Dokumente fehlen und erstellt werden müssen. Generieren Sie eine Gesamtliste von Dokumenten, die den Status jedes Dokuments als vorhanden, veraltet oder neu anzeigt. Halten Sie dieses "Inventar" vor Ihrem ersten Treffen mit dem Top-Manager bereit.
Erstellen Sie die "Besitzermatrix", indem Sie alles überprüfen, was bereits verfügbar ist, z. B. vorhandene Organigramme und Unternehmensverzeichnisse. Halten Sie diese "Besitzermatrix" vor Ihrem ersten Treffen mit dem Top-Manager bereit.
Treffen Sie sich mit dem Top-Manager und überprüfen Sie Ihr "Inventar" und Ihre Eigentümer-Matrix. Das Ziel dieses Meetings ist nicht nur, den Top-Manager zur Überprüfung Ihrer Forschung zu bewegen, sondern ihn zu genehmigen und Ihrem Plan zuzustimmen. Seien Sie auf dieses Meeting vorbereitet und verschwenden Sie nicht die Zeit des Top-Managers.
Treffen Sie sich mit jedem Abteilungsleiter, nachdem Sie alle Änderungen des "Top-Managers" an "Inventar" und "Besitzermatrix" vorgenommen haben. Ziel dieser Abteilungsleiter-Meetings ist es, den Abteilungsleiter auf den neuesten Stand zu bringen und Diskussionen über die Rolle jedes Abteilungsleiters und die Prozessschritte einzuleiten, die er besitzt. Machen Sie sich detaillierte Notizen oder zeichnen Sie das Meeting auf, damit Sie nichts verpassen. Wenn Sie sich durch diese Abteilungsleiter-Meetings bewegen, wird der Prozess auftauchen und sich zu festigen beginnen.
Aktualisieren Sie alle Liefergegenstände kontinuierlich, sobald Sie von jedem Abteilungsleiter neue oder genauere Informationen erhalten. Nach Ihrem letzten Treffen mit dem Abteilungsleiter sollten Sie etwa die Hälfte Ihrer Ergebnisse ausgearbeitet haben.
Treffen Sie sich mit den entsprechenden Vorgesetzten, hochkarätigen Handwerkern und anderen am Prozess beteiligten Personen, um zu klären, was in diesem Schritt des Prozesses wirklich vor sich geht. Diese Personen werden im Interview von ihrem Abteilungsleiter identifiziert. Diese praktischen Mitarbeiter sind in der Regel Schritt für Schritt und Tag für Tag in ihrem Verantwortungsbereich besser informiert als ihre jeweiligen Abteilungsleiter. Machen Sie sich nochmals ausführliche Notizen und tun Sie alles, um sich darauf vorzubereiten, bevor Sie sich mit diesen Leuten treffen, um die Zeit zu reduzieren, die Sie an ihrem arbeitsreichen Tag verbringen.
Vervollständigen Sie Ihren ersten Entwurf aller Ihrer Dokumente. Dies wird als erster Entwurf bezeichnet. Diese Dokumente sollten jedoch auf der Grundlage aller Informationen, die Sie bisher erhalten haben, noch vollständig sein.
Verteilen Sie Ihre ersten Entwürfe, die eindeutig als erster Entwurf gekennzeichnet sind, an die jeweiligen Abteilungsleiter und Untergebenen, um diese zu überprüfen. Geben Sie ihnen Zeit, diese Dokumente vollständig zu überprüfen, und bitten Sie sie, die Änderungen zu überarbeiten.
Starten Sie eine zweite Runde von Einzelgesprächen mit denselben Abteilungsleitern und Untergebenen, um alle roten Linien zu überprüfen und den endgültigen Entwurf dieser Dokumente vorzubereiten.
Schließen Sie alle Revisionen der roten Linie ab. Achten Sie in einem Schritt genau auf Änderungen, die sich auf den vorherigen oder den nachfolgenden Schritt auswirken können, und ändern Sie diese Dokumente, Prozeduren oder Ablaufschritte entsprechend. Senden Sie diesen endgültigen Entwurf den jeweiligen Abteilungsleitern und Untergebenen zur abschließenden Überprüfung.Senden Sie den gesamten endgültigen Entwurf gleichzeitig zur Überprüfung durch den Top-Manager an den Top-Manager.
Nehmen Sie die endgültigen Überarbeitungen vor und senden Sie diese überarbeiteten Dokumente zur endgültigen Genehmigung an den Initiator zurück. Vor der endgültigen Genehmigung kann es eine Vielzahl von Hin- und Herrevisionen geben. Sie benötigen jeden Untergebenen und Abteilungsleiter, um Ihnen die vollständige Genehmigung der Dokumente oder Teile der Dokumente zu erteilen, die sich direkt auf ihren Verantwortungsbereich beziehen. Ihre Dokumentation gilt jedoch erst dann als genehmigt, wenn der Top-Manager sie geprüft und genehmigt hat.
Tipps
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Interviews können heikel sein, da Sie den Arbeitstag einer Person unterbrechen. Bereiten Sie sich auf diese Interviews vor, indem Sie die entsprechenden Materialien zur Verfügung haben, z. B. das "Ablaufdiagramm" oder andere Dokumente, die das Interview voranbringen. Seien Sie persönlich und behandeln Sie jeden mit der gleichen Würde und dem gleichen Respekt, den Sie für sich selbst erwarten. Seien Sie effizient und konzentrieren Sie sich auf das konkrete Ziel des Meetings.
