Büroabläufe sind der akzeptierte Standard für die Abwicklung von Geschäften an einem bestimmten Arbeitsplatz. Diese Standards können je nach Branche, Arbeitsbelastung, geografischem Standort, Professionalität des Büros oder Größe des Unternehmens variieren. Zum Beispiel werden sich Büroabläufe in einer medizinischen, zahnärztlichen oder juristischen Praxis wesentlich von denen in einem Bau-, Einzelhandels- oder Importgeschäft unterscheiden. Es gibt jedoch einige "Normen" für Büroabläufe in verschiedenen Branchen.
Telefonverfahren
Alle Büros erfordern professionelle und zuvorkommende Telefonmanieren. Beantworten Sie das Telefon umgehend, sprechen Sie klar und höflich und lassen Sie einen Anrufer nie länger als ein paar Sekunden in der Warteschleife, ohne zum Anruf zurückzukehren.
Nehmen Sie Nachrichten für Mitarbeiter entgegen, die nicht im Büro sind oder nicht erreichbar sind. Notieren Sie Name, Datum, Uhrzeit und Telefonnummer des Anrufers sowie den Zweck des Anrufs, sofern angegeben. Wenn ein Voicemail-System eingerichtet ist, fragen Sie den Anrufer, ob er eine Voicemail hinterlassen möchte, und übergeben Sie sie an das Voicemail-System. Es ist unhöflich, einen Anruf weiterzuleiten, ohne den Anrufer vor der Weiterleitung zu informieren.
Records Management
Die Besonderheiten für die Datensatzverwaltung sind von Büro zu Büro sehr unterschiedlich. Die Details aller Geschäftsvorgänge müssen jedoch ordnungsgemäß und professionell verwaltet werden. Bewahren Sie Kopien aller Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Arbeitsaufträge, Vorschläge, Stellenschätzungen, Korrespondenz, Berichte und sonstigen vom Unternehmen erstellten Dokumente auf.
Erstellen Sie Dateien für jeden Lieferanten, jedes Kundenkonto, jeden Verkauf oder jedes Projekt, basierend auf den Spezifikationen des Unternehmens. Beschriften Sie alle Ordner eindeutig und legen Sie sie an einem leicht zugänglichen Ort ab, an dem sie bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Dies sind Anforderungen für die ordnungsgemäße Verwaltung eines Unternehmens unabhängig von der Branche.
Postabwicklung und Verteilung
Die Verwaltung ein- und ausgehender E-Mails variiert je nach Büro. Sie behandeln jedoch alle E-Mails als wichtige Korrespondenz und behandeln diese umgehend, insbesondere die Korrespondenz mit Kunden und Kunden.
Öffnen Sie die E-Mail und leiten Sie sie an die entsprechende Abteilung oder den Mitarbeiter weiter. Öffnen Sie niemals Post mit der Aufschrift "Persönlich". Wenn eingehende Post vor der Verteilung geöffnet werden soll, legen Sie den Umschlag mit der Büroklammer auf die Rückseite der Korrespondenz, falls eine Adresse oder Absenderinformationen benötigt werden.
Wägen Sie ggf. ausgehende E-Mails ab und befestigen Sie die richtige Menge Porto in der rechten oberen Ecke. Wenn die Post von einem Postboten abgeholt wird, legen Sie sie zur Abholung an einem geeigneten Ort ab. Wenn es zur lokalen Post gebracht wird, legen Sie alle Buchstaben in einen Karton, um den Transport zu erleichtern. Alle Pakete mit Klebeband sicher und eindeutig kennzeichnen, um eine ordnungsgemäße Lieferung zu gewährleisten.
Computer und Technologie
In den heutigen Büros, die stark auf solche Informationen angewiesen sind, ist es wichtig, dass Computerdaten ordnungsgemäß geschützt werden. Grundlegende Sicherheitsverfahren anwenden, um Computerdateien und Hardware zu schützen.
Erstellen Sie zum Schutz von Dokumenten und Software eine tägliche Sicherung aller Computerdateien auf einer Internet-Site, die einen solchen Dienst anbietet, oder auf einem separaten Flash-Laufwerk oder einer separaten Zip-Diskette. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Dateien und Software aus dem Internet herunterladen. Lassen Sie ein Virenschutzprogramm laufen, wenn ein Computer eingeschaltet ist, und halten Sie die Virendatenbank auf dem neuesten Stand, da ständig neue Bedrohungen auftreten.
Schützen Sie die Hardware mit einem starken und zuverlässigen Überspannungsschutz. Schalten Sie die Computer nachts aus, wenn sie von niemandem verwendet werden, und trennen Sie bei heftigen Gewittern die Elektronik.
