So erstellen Sie eine SOP-Vorlage

Standardarbeitsanweisungen (SOPs, Standard Operating Procedures) sind eine beliebte Methode, um Mitarbeitern innerhalb einer Organisation einheitliche Anleitungen zu bieten. Wenn Sie jemanden von der Straße holen, sollte diese Person die Aufgabe idealerweise ohne etwas anderes als eine SOP und die erforderlichen Werkzeuge ausführen können. Ein wichtiger Ausgangspunkt eines SOP-Portfolios ist die Erstellung einer SOP-Vorlage für Konsistenz. Sie benötigen keine ausgefallene Software oder Fähigkeiten; Sie müssen nur die erforderlichen Elemente abwägen und wie die Vorlage aussehen soll.

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Öffnen Sie ein neues Textverarbeitungsdokument. Speichern Sie die Datei mit dem Namen, den Sie für Ihre SOP-Vorlage verwenden möchten, und dem Datum für die Versionskontrolle. Zum Beispiel: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Fügen Sie eine Tabelle in die Kopfzeile ein. Die Anzahl der Zeilen und Spalten in dieser Tabelle liegt bei Ihnen. Denken Sie daran, dass Sie mindestens eine Zelle für SOP-Nummer, Titel und Genehmigung oder Datum des Inkrafttretens des Dokuments benötigen. Sie können auch eine Zelle für die Seitennummer und das Firmenlogo oder den Namen verwenden, wenn Sie möchten. Das Schöne an der Tabelle in der Kopfzeile ist, dass sie sich während des gesamten Dokuments wiederholt, wenn Sie Seiten hinzufügen.

Fügen Sie eine große Tabelle auf der ersten Seite des Dokuments ein. Diese Tabelle enthält oben Ihre SOP-Nummer und den Titel, gefolgt von Zellen für die Unterschrift des Schlüsselpersonals, z. B. des Autors des Dokuments und der genehmigenden Beamten, mit Namen, Titel und Datum. Geben Sie Überschriften für jede Zelle ein, z. B. "SOP-Titel" für die oberste Zelle, "SOP-Autor" für die nächste Zelle und "QA-Zulassung" für die entsprechende Anzahl von Zellen.

Erstellen Sie Abschnitte für die Einführung, Verantwortlichkeiten, Material und Ausrüstung (falls zutreffend) und das Verfahren. Andere Abschnitte enthalten möglicherweise Glossare zu Abkürzungen, Begriffen oder Produkten. Da dies eine Vorlage ist, möchten Sie vielleicht ein oder zwei Sätze einschließen, die beschreiben, was für jeden Abschnitt erwartet wird, wenn Sie mehrere SOP-Autoren planen.

Formatieren Sie Ihre Abschnitte. Eine der häufigsten Arten, SOP-Abschnitte zu präsentieren, besteht darin, für jeden Abschnitt ein Beschriftungs-, Nummerierungs- oder Kombinationssystem zu starten. Sie können auch Aufzählungszeichen und Bindestriche verwenden. Denken Sie jedoch daran, dass es einfacher ist, SOPs zu referenzieren oder zu überarbeiten, um auf einen Abschnitt anhand des Buchstaben / der Nummer zu verweisen.Zeigen Sie, wie das Sequenzierungsformat für jede nachfolgende Zeile in einem Abschnitt aussehen soll, z. B. "A, B, C". "1, 2, 3"; oder "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Fügen Sie zwei weitere Tabellen am Ende der Vorlage ein. Eine der Tabellen sollte für die Auflistung externer Referenzen oder für Anhänge und Formulare dienen, die Sie für Versionsänderungen an das SOP anhängen können. In der anderen Tabelle können Sie den Versionsverlauf der SOP und eventuelle Änderungen dokumentieren. Diese Tabellen können weiterhin das Nummerierungs- / Beschriftungsformat verwenden, das der Rest der Vorlage verwendet.

Speichern Sie das Dokument als schreibgeschützte Vorlagendatei. Dadurch wird verhindert, dass Ihre Vorlage versehentlich überschrieben wird, indem der Benutzer gezwungen wird, das Dokument unter einem anderen Namen zu speichern, falls es geändert wurde.