Memos müssen Informationen auf prägnante und zielgerichtete Weise vermitteln. Dieser non-nonsense-Stil bedeutet, dass Sie, selbst wenn Sie die Aussicht, einen zu schreiben, schwitzen, das geradlinige, vernünftige Format als willkommene Erleichterung von den anderen, arbeitsintensiveren Schreibprojekten, die Sie möglicherweise auf Ihrem Schreibtisch haben, finden sollten.
Schreibe eine Überschrift
Beginnen Sie Ihr Memo mit einer Standardüberschrift, die "An:", "Von:", "Datum:" und "Betreff" in separaten Zeilen enthält. Denken Sie über die Zielgruppe nach und stellen Sie fest, dass Sie Ihr Memo möglicherweise nicht im gesamten Unternehmen verbreiten möchten, sondern nur in wenigen Abteilungen. Die Überschrift ermöglicht es den Lesern, das Dokument schnell zu scannen und wichtige Informationen von Anfang an zu sammeln - von der Relevanz bis zum Thema.
Geben Sie Ihren Zweck an
Schreiben Sie eine kurze Öffnung, die Ihren Zweck des Schreibens so einfach wie möglich beschreibt. Wenn Sie möchten, injizieren Sie etwas Persönlichkeit, aber halten Sie diesen Zusatz ebenfalls kurz. Wenn Sie beispielsweise eine Ankündigung machen, schreiben Sie vielleicht: "Nach einer besonders langen und eingehenden Suche freue ich mich sehr, mitteilen zu können, dass ABC Company die XYZ Writers Group beauftragt hat, um unsere anstehenden Marketinganstrengungen zu leiten."
Mit Präzision ausarbeiten
Widmen Sie den Hauptteil Ihres Memos - nicht mehr als zwei oder drei Absätze - der Erläuterung Ihrer Eröffnungserklärung. Vorweggenommene Fragen ist wichtig; Sie möchten nicht, dass Ihr Memo mehr Fragen generiert, als Antworten liefert, aber ein Memo ist auch nicht das Forum für eine umfassende 360-Grad-Offenlegung. Ordnen Sie die wichtigsten Informationen - was Mitarbeiter wissen möchten und was sie wissen müssen - hierarchisch. Denken Sie schließlich daran, dass ein Memo selten als „abschließendes Wort“ zu einem Thema dient. In der Tat setzt es manchmal eine ganze Reihe von Aktivitäten in Gang. Widmen Sie also den letzten Abschnitt Ihres Memos den „nächsten Schritten“ oder „was als nächstes passiert“. In diesem Fall möchten Sie beispielsweise mitteilen, wann Sie Ihren Mitarbeitern die Autorengruppe vorstellen.
Schließen Sie in der Art
Schließen Sie Ihr Memo auf einer positiven NoteSie erkennen, dass Sie eine implizite Nachricht an Ihre Mitarbeiter senden, damit diese ihnen folgen kann. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich weiß, Sie freuen sich ebenso wie ich auf dieses spannende Kapitel in unserer Unternehmensgeschichte. Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre anhaltende Begeisterung und Ihr Engagement. “
Zeigen Sie auf Anhänge
Fügen Sie eine Notiz am Ende Ihres Memos für ein relevante AnhängeB. Dokumente, die Mitarbeiter lesen sollen, oder neue Verfahren, die sie befolgen sollen. Schreiben Sie einfach das Wort „Attached:“ und fassen Sie die Informationen kurz zusammen. In diesem Beispiel möchten Sie möglicherweise ein Kompendium aus früheren Marketingprojekten der Autorengruppe enthalten, damit sich Ihre Mitarbeiter mit dem Stil und den Errungenschaften der Gruppe vertraut machen können. Geben Sie explizit an, wo Mitarbeiter diese Informationen finden können. Wenn Sie beispielsweise eine gedruckte Kopie Ihres Memos auf einer Pinnwand veröffentlichen oder eine E-Mail an das gesamte Unternehmen senden, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf die Anlage zugreifen.
Tipps
-
Lesen Sie Ihr Memo vor, während Sie es sorgfältig Korrekturlesen und bearbeiten, bevor Sie es verbreiten.
