Ein schriftlicher Brief, der sich auf eine Kundenbeschwerde bezieht, wird als direktes Abbild Ihres Unternehmens oder Produkts betrachtet. Eine sorgfältige, professionelle Kommunikation kann den Verlust eines Kunden verhindern, eine schlechte zukünftige Werbung für Ihr Unternehmen verhindern oder sogar einen guten Willen mit einem zukünftigen Kunden generieren. Da es sich bei dem schriftlichen Brief auch um einen "Papierweg" handelt, der nach dem Absenden nicht mehr abgerufen werden kann, ist es wichtig, dass keine der angegebenen Informationen eine zukünftige oder zusätzliche Haftung für das Unternehmen darstellt. Die besten professionellen Antworten sind höflich, prägnant und direkt.
Artikel, die Sie benötigen
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Computer
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Drucker (wenn Postbrief)
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Internetzugang (wenn E-Mail-Brief)
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Briefumschlag
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Briefmarke
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Papier
Verwenden Sie das Datum, an dem Sie den Brief senden, und den vollständigen Namen und die Adresse des Beschwerdeführers oben im Brief. Wenn Sie kein Firmenlogo auf dem E-Mail-Brief oder auf dem Briefpapier verwenden, fügen Sie nach der Signaturzeile des Briefes Ihre Unternehmensinformationen hinzu. Verfassen Sie den Brief am Computer - handschriftliche Briefe sind persönlicher und nicht professioneller Natur.
Danken Sie dem Beschwerdeführer dafür, dass er sich die Zeit genommen hat, Sie mit dem Grund für seine Unzufriedenheit mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu kontaktieren. Überlegen Sie sich genau, was seine Unzufriedenheit war, damit er klar ist, dass Sie seine Beschwerde verstehen.
Geben Sie Ihre Absicht an, mit dem Beschwerdeführer auf jede erdenkliche Weise zusammenzuarbeiten, um die Angelegenheit zu Ihrer Person und zu Ihrer befriedigenden Lösung zu lösen.
Geben Sie an, dass Sie sich direkt an den Beschwerdeführer wenden, um an einer Lösung zu arbeiten, und Sie werden auch prüfen, wie Sie und Ihr Unternehmen eine Wiederholung der Unzufriedenheit verhindern können.
Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten und bestätigen Sie Ihre Wertschätzung für die Bereitschaft des Kunden, Sie für eine mögliche Lösung zu kontaktieren.
Bringen Sie Ihre Absicht zum Ausdruck, daran zu arbeiten, das Geschäft des Kunden zu behalten, und geben Sie an, wie wichtig seine Zufriedenheit für Ihr Unternehmen ist.
Lassen Sie ein paar Zeilen für Ihre persönliche Unterschrift (wenn dies ein schriftlicher Brief ist) und beenden Sie Ihren vollständigen Namen, Ihren beruflichen Titel und Ihre vollständigen Unternehmensinformationen. Wenn Sie eine E-Mail senden, fügen Sie im Betreff der E-Mail eine Zeile mit dem Text "Danke, dass Sie uns kontaktieren" hinzu.
Tipps
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Verwenden Sie ein herkömmliches Blockformat, das das Datum, den vollständigen Namen und die Adresse des Kunden, Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktinformationen sowie eine persönliche Unterschrift enthält. Führen Sie immer eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung des Endprodukts durch und lassen Sie sich, wenn möglich, von einer unabhängigen Quelle schnell Korrekturlesen. Nichts ist schlimmer für Ihr professionelles Image als ein Brief, der mit falschen Schreibweisen oder falscher Grammatik übersichtlich formatiert ist.
Warnung
Unabhängig davon, wie schwerwiegend oder unprofessionell die Beschwerde ist, die Sie erhalten haben, verzichten Sie in Ihrer Antwort auf eine fragwürdige oder anklagende Sprache. Ihre schriftliche Antwort könnte letztendlich in die Hände vieler Menschen und sogar potenzieller Kunden fallen. Auch wenn Sie Ihre Beschwerde nicht vollständig befriedigen können, zielt ein professionelles und freundliches Antwortschreiben darauf ab, Gemeinsamkeiten und guten Willen zu schaffen. Es spiegelt sich auch positiv auf Sie oder Ihr Unternehmen mit allen anderen Personen wider, die den Brief sehen.
