Fachleute wie Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte schreiben häufig Briefe an wichtige Mandanten an Kunden. Die Firma muss bestimmte Verfahren befolgen, um klare, effektive Kundenbriefe zu erstellen. Fachleute schreiben Kundenbriefe für eine Reihe von Zwecken, darunter das Begrüßen eines neuen Kunden, Besprechen von Geschäftsangelegenheiten oder Beratung. Schreiben Sie einen Kundenbrief professionell und machen Sie ihn leicht lesbar, mit einem klaren Zweck, das der Leser verstehen wird.
Verwenden Sie Briefkopf. Die meisten professionellen Unternehmen verwenden Briefkopf für alle Briefe, einschließlich derjenigen an Kunden. Briefkopf enthält den Namen der Firma, die Adresse und die Telefonnummer.
Adressieren Sie den Brief. Wenn Sie einen Brief an einen Kunden schreiben, schreiben Sie ihn direkt an die Person, indem Sie den Namen der Person angeben. Es kann mit dem Wort "Lieb" beginnen, gefolgt von dem Namen der Person oder dem Wort "An". Geben Sie ein Datum an den Anfang des Buchstabens ein.
Beginnen Sie den Brief mit einer kurzen Einführung. Halten Sie die Einführung angenehm und gesprächig. Vielen Dank an den Kunden, dass er Ihre Firma eingesetzt hat, und geben Sie den Grund für das Schreiben an.
Entwickeln Sie den Hauptteil des Briefes. Dieser Teil des Schreibens enthält die Informationen für den Zweck des Schreibens. Es kann Ratschläge oder andere Informationen enthalten, die für den Kunden relevant sind.
Vermeiden Sie die Verwendung von Begriffen, die nur ein Fachmann in Ihrem Bereich verstehen könnte. Anwälte und Wirtschaftsprüfer verwenden häufig Begriffe, die für ihr Fachgebiet spezifisch sind, den Kunden jedoch nicht kennen. Wählen Sie Wörter aus, die für jede Person unabhängig von ihrem Hintergrund klar sind.
Bitten Sie den Kunden, mit Fragen anzurufen. Eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen für zusätzliche Hilfe und Informationen ist ein Standardbestandteil aller Kundenbriefe.
Unterschreiben Sie den Brief. Fügen Sie Ihre Unterschrift am Ende des Briefes ein und senden Sie das Dokument an Ihren Kunden.
