Das Schreiben von Geschäftsschecks unterscheidet sich vom Schreiben persönlicher Schecks dadurch, dass mehr Informationen auf den Scheck gesetzt werden - in der Regel auf dem Scheck -, sodass sowohl Sie als auch der Zahlungsempfänger genau wissen, wie die Zahlung zu leisten ist. Außerdem werden alle Ihre geschäftlichen Schecks auf Ihren Konten gebucht, so dass Ihre Bargeld- und Kreditorenbestände aktuell bleiben. Ihre geschäftlichen Schecks können in doppelter oder dreifacher Ausfertigung vorliegen, so dass Scheckkopien zur späteren Verwendung aufbewahrt werden können. Schließlich können für Business-Checks im Gegensatz zu persönlichen Checks mehrere Unterschriften erforderlich sein. Wenn Sie ein festgelegtes System zum Schreiben Ihrer Geschäftsprüfungen verwenden, wird der Prozess effizienter und Sie werden vor Fehlern geschützt.
Halten Sie alle Informationen bereit, die zum Schreiben Ihrer Geschäftsschecks erforderlich sind. Sie benötigen den vollständigen Namen aller Zahlungsempfänger, die Adresse des Zahlungsempfängers, die Anzahl und den Betrag aller zu zahlenden Rechnungen oder Konten sowie die Gesamtbeträge des Schecks. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungsprogramm zum Drucken Ihrer Schecks verwenden, befolgen Sie die Anweisungen in Ihrem Software-Benutzerhandbuch. Sie müssen wahrscheinlich jede Rechnung oder jedes Konto für die Zahlung auswählen und dann einen Bericht für das Proofing drucken, bevor Sie den Druckauftrag prüfen.
Richten Sie Ihre Geschäftsschecks in Ihrem Drucker aus, wenn Sie einen Computer zum Drucken Ihrer Schecks verwenden. Ansonsten können Sie Ihre Schecks von Hand schreiben.
Drucken oder geben Sie alle Ihre Zahlungsinformationen in Ihren Business-Check-Stubs ein. Wenn Sie ein Computerabrechnungsprogramm verwenden, wird jeder Prüfabschnitt automatisch gedruckt. Wenn Sie Ihre Schecks mit der Hand schreiben, notieren Sie sich den Namen des Zahlungsempfängers, die Kontonummer des Verkäufers für den Zahlungsempfänger, das Datum des Schecks, die Nummer jeder Rechnung oder jedes zu zahlenden Kontos und den für diese Rechnung gezahlten Betrag oder Konto. Notieren Sie sich schließlich den Gesamtbetrag des Schecks.
Drucken Sie Ihre Geschäftsschecks aus. Wenn Sie einen Computer verwenden, wird jeder Scheck automatisch gedruckt. Sie müssen lediglich den Drucker überwachen, um sicherzustellen, dass Ihre Prüfungen ausgerichtet bleiben. Wenn Sie Ihre geschäftlichen Schecks von Hand schreiben, befindet sich oben und rechts neben dem Scheck ein Ort für das Scheckdatum. Geben Sie unterhalb des Datums, beginnend auf der linken Seite, den Namen des Zahlungsempfängers nach "Bezahlen an die Bestellung von" ein. Wenn es der Platz erlaubt, geben Sie auch die Adresse des Zahlungsempfängers an. Drucken Sie unterhalb der Angaben zum Zahlungsempfänger, beginnend auf der linken Seite, den Scheckbetrag aus, indem Sie Wörter für den gesamten Dollar und numerische Bruchteile für Cent verwenden - beispielsweise "Einhundert und 00/100 Dollar". Geben Sie schließlich ganz rechts den Dollarbetrag mit Ziffern ein - "100,00 USD".
Notieren Sie Ihre Geschäftsschecks in Ihrem Scheckregister. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungsprogramm verwenden, um Ihre Geschäftschecks zu drucken, werden diese Informationen möglicherweise automatisch erfasst oder müssen später erneut veröffentlicht werden. Drucken Sie einen vollständigen Bericht für Ihre Papierunterlagen. Wenn Sie Ihren Scheck manuell aufzeichnen, geben Sie das Scheckdatum, den Namen des Zahlungsempfängers, die bezahlten Rechnungen oder Konten, den auf jede Rechnung oder jedes Konto gezahlten Betrag sowie den Gesamtbetrag des Schecks an. Aktualisieren Sie Ihre Ledger für alle betroffenen Konten.
Korrekturlesen Sie Ihre Schecks! Jeder macht gelegentlich Fehler. Eine zusätzliche Null zum Beispiel kann ein verheerender Fehler sein.
Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten, wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungsprogramm verwenden. Wenn dann ein separater Schritt zum Buchen der Schecks erforderlich ist, führen Sie ihn jetzt aus.
Lassen Sie Ihre geschäftlichen Schecks von der Person unterschreiben, die befugt ist, Schecks zu unterzeichnen. Einige Business-Checks erfordern mehr als eine Signatur. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Signaturen erhalten, bevor Sie Ihre Schecks verschicken.
Legen Sie Ihre Scheckkopien zusammen mit Ihren bezahlten Rechnungen oder Rechnungen ab, wenn Sie doppelte oder dreifache Formularprüfungen verwenden. Wenn Sie keine Scheckkopien haben, notieren Sie sich vor jeder Einreichung die Schecknummer, das Datum und den Zahlungsbetrag auf jeder bezahlten Rechnung.
