Ein Anrufbericht ist ein wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Geschäft. Verkäufer und andere Fachleute verwenden Anrufberichte, um die Details aller von ihnen getätigten Telefonanrufe sowie Besuche bei potenziellen und bestehenden Kunden aufzuzeichnen. In Anrufberichten werden normalerweise das Besprochene, das Ergebnis des Gesprächs und andere relevante Informationen angezeigt. Diese Berichte werden dann an Vorgesetzte übermittelt und dienen dazu, die Kontakte mit den Kunden zu protokollieren. Sie können Vorgesetzten auch wertvolles Feedback zur Arbeitsleistung eines Mitarbeiters geben.
Beginnen Sie damit, zu dokumentieren, mit wem Sie gesprochen haben. Fügen Sie detaillierte Informationen zu dieser Person hinzu. Es kann sich um einen Kunden, einen potenziellen Kunden oder einen wiederkehrenden Kunden handeln. Der Anrufbericht sollte den Namen der Person, die Berufsbezeichnung, das Unternehmen, Kontaktinformationen und andere definierende Merkmale enthalten. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass diese Person für eine Beförderung bereit ist, die ihm mehr Macht innerhalb des Unternehmens gibt.
Fügen Sie dem Bericht hinzu, ob Sie während des Anrufs oder Besuchs mit jemand anderem gesprochen haben. Möglicherweise haben Sie mit einer Empfangsdame oder einem Assistenten gesprochen, oder eine andere Person aus dem Unternehmen hat an dem Verkaufsgespräch teilgenommen. Stellen Sie sicher, dass Sie relevante Informationen über den Dritten einschließen, z. B. ob er die Möglichkeit hat, zu entscheiden, ob das Unternehmen von Ihnen kauft.
Notieren Sie den Zweck des Anrufs und geben Sie an, ob er persönlich oder am Telefon war. Möglicherweise haben Sie versucht, einen Verkauf zu tätigen, Informationen zu erhalten oder einfach einen bestehenden Kunden einzuholen. Die genaue Angabe des Zwecks des Anrufs ist wichtig, da Sie und Ihr Vorgesetzter prüfen müssen, ob der Anruf erfolgreich war oder nicht.
Fügen Sie dem Anrufbericht Ihre Meinung über den Erfolg des Anrufs hinzu. Der Erfolg wird in der Regel vom Ergebnis bestimmt. Wenn das Endergebnis beispielsweise ein Verkauf war, war der Aufruf höchstwahrscheinlich erfolgreich. Der Erfolg ist jedoch nicht immer schwarz oder weiß. Möglicherweise haben Sie versucht, mit einem potenziellen neuen Kunden Kontakt aufzunehmen. Wenn Sie also mit dieser Person sprechen konnten, war der Anruf erfolgreich, unabhängig davon, ob ein Verkauf abgeschlossen wurde oder nicht.
Geben Sie alle anderen Informationen an, die Ihrer Meinung nach für den Anrufbericht relevant sind. Das Erscheinungsbild des Büros oder die Stimmung der Person, mit der Sie gesprochen haben, kann potenziell für das Endergebnis des Anrufs oder Besuchs relevant sein. Diese Informationen können auch vorgeben, wie Sie in Zukunft an diese Person wenden. Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde durch Ihren Verkaufsansatz verärgert schien, kann Ihr Vorgesetzter vorschlagen, dass ein anderer Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Büro mit einem anderen Vertriebsansatz in der Zukunft versucht, mit dieser bestimmten Person Kontakt aufzunehmen.
Tipps
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Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Anrufberichten die richtige Schreibweise und Grammatik verwenden. Sie möchten Ihren Vorgesetzten nicht mit einfachen Fehlern belästigen. Schließlich kann er Ihre Anrufberichte verwenden, um Ihre Arbeitsleistung und den Wert für das Unternehmen zu bewerten.
