Wenn Sie im Business-to-Business-Bereich arbeiten, besteht die Möglichkeit, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Geschäftsvorschlag oder ein Angebotsschreiben entwickeln. Dieses Dokument wird verwendet, um die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens einem potenziellen Kunden auf der Grundlage definierter Parameter wie Umfang, Kosten, Zeitplan und Budget anzubieten.
Was ist ein Projektvorschlag? Dieses Dokument, das auch als Geschäftsvorschlag oder Angebotsschreiben bezeichnet wird, hat normalerweise ein bestimmtes Format mit bestimmten Anforderungen, die je nach Branche unterschiedlich sind. Das Hauptziel eines Angebotsschreibens besteht jedoch immer darin, den Interessenten zu beweisen, wie Ihr Unternehmen zur Lösung der Probleme beitragen kann, mit denen sie konfrontiert sind.
Was ist ein Angebotsschreiben?
Angebotsschreiben können entweder von einem Unternehmen angefordert werden oder werden unaufgefordert gesendet. Die Aufforderung kann so einfach sein wie ein Interessent, der nach einem Verkaufsaufruf nach einem Angebot fragt, oder ein formeller Prozess, der als RFP bezeichnet wird, oder eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Dieser Prozess beinhaltet normalerweise, dass mehrere Organisationen Wettbewerbsvorschläge einreichen, um das Geschäft des Interessenten zu gewinnen. Auf der Grundlage der Branche und der Art der Angebotsabgabe muss der Vorschlag die spezifischen Anforderungen abdecken, die vom Interessenten dargelegt werden.
Beim Umgang mit unaufgeforderten Vorschlägen oder informellen Ersuchen sind keine formellen Richtlinien zu beachten. Es ist jedoch wichtig, ein Dokument zu erstellen, das die Fragen, die Ihr Interessent möglicherweise stellt, klar und präzise beantwortet. Zwar gibt es in diesen Fällen möglicherweise keine formalen Anforderungen, aber es ist immer noch wichtig, einer logischen Struktur zu folgen und die kritischen Aspekte Ihres Unternehmens sowie die Lösung der Probleme, mit denen sich der Interessent befasst, zu behandeln.
Ein Geschäftsvorschlag oder ein Bewerbungsschreiben sollte unabhängig von Branche und Prozess die folgenden Kriterien enthalten:
- Motivationsschreiben
- Titelblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Zusammenfassung
- Eine Übersicht über das Problem, mit dem der Interessent konfrontiert ist
- Die Ziele oder Ziele des Vorschlags
- Was qualifiziert Ihre Organisation, um das Problem zu lösen?
- Umfang, einschließlich Preis und Zeitplan
- Ein Aufruf zum Handeln
- Kontaktinformation
Recherchieren Sie, bevor Sie mit Ihrem Angebot beginnen
Bevor Sie mit der Eingabe beginnen, müssen Sie alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenstellen. Versuchen Sie herauszufinden, wer den Vorschlag lesen wird und ob er der Entscheidungsträger ist. Passen Sie Ihren Vorschlag Ihrem Publikum an und stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen bereitstellen, für die er suchen wird.
Finden Sie heraus, mit welchen Schmerzpunkten der Interessent konfrontiert ist. Stellen Sie fest, wie Ihre Organisation am besten geeignet ist, um ihre Probleme im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz zu lösen. Listen Sie Elemente auf, die Sie von ähnlichen Unternehmen unterscheiden, mit denen sich der Interessent möglicherweise unterhält.
Stellen Sie fest, ob der Interessent ein Budget oder einen Zeitplan hat, und stellen Sie sicher, dass Ihre internen Ressourcen auf diese Anforderungen abgestimmt sind. Nachdem Sie ausgewählt haben, welches Ihrer Angebote Ihrem Interessenten am nützlichsten ist, müssen Sie Ihre internen Ausgaben berechnen, bevor Sie einen Preis angeben.
Geben Sie den Umfang des Projekts an
Der Umfang des Projekts ist ein wesentlicher Bestandteil des Angebotsformats. Wenn Sie diese wichtigen Informationen aufschreiben, erhalten Sie einen Vorsprung beim Schreiben Ihres Vorschlags. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die wichtigsten Details des Bereichs zu entwerfen. Das erste Element besteht darin, herauszufinden, wer die Arbeit in Ihrem Unternehmen erledigt, wer den Prozess steuert und wer der Hauptansprechpartner für Ihren Kunden ist.
Als Nächstes müssen Sie festlegen, was genau getan werden muss, um den Kunden bei der Verwaltung seiner Schmerzpunkte zu unterstützen. Beschreiben Sie die Schritte, die Ihr Unternehmen unternehmen wird, und den Prozess, mit dem Sie die Probleme des potenziellen Kunden lösen. Sie sollten auch die Metriken auflisten, die Ihr Unternehmen verwendet, um den Erfolg des Ergebnisses zu messen.
Umreißen Sie schließlich den Zeitplan so detailliert wie möglich und geben Sie Meilensteine an, die Ihr Unternehmen treffen wird, um das Projekt bis zu dem von Ihnen vorgeschlagenen Datum abzuschließen. Schätzen Sie Ihren Zeitplan großzügig ein und berücksichtigen Sie alle unvorhersehbaren Probleme. Dies gibt Ihrem Interessenten einen realistischen Bericht darüber, was Sie ihm liefern können.
Beginnen Sie mit der Einleitung und der Zusammenfassung
Die Einführung Ihres Angebotsschreibens sollte Informationen zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke sowie Informationen zu Ihrer Person und Ihrer Tätigkeit enthalten. Wenn Sie häufig Vorschlagsbriefe schreiben, möchten Sie möglicherweise einen Text für Ihr Unternehmen erstellen, den Sie jedes Mal wiederverwenden können.
Die Zusammenfassung sollte die relevanten Punkte Ihres Vorschlags enthalten. Sie sollten nicht versuchen, alle Aspekte des Dokuments zusammenzufassen, aber Sie sollten auch Informationen darüber enthalten, warum Ihr Unternehmen für den Job geeignet ist und wie Sie dabei helfen können, die Schwachpunkte des potenziellen Kunden zu bewältigen.
Entwickeln Sie den Hauptteil des Vorschlags
Der Hauptteil des Vorschlags muss die Details des Problems enthalten, mit dem Ihr Interessent konfrontiert ist. Um Ihr Verständnis für ihre Probleme zu demonstrieren, gehen Sie auf die Besonderheiten ihrer Landschaft und die Schwierigkeiten ein, die sie täglich sehen. Dies hilft Ihnen zu zeigen, dass Sie sich in den Bereichen, die für sie von Bedeutung sind, bestens auskennen.
Beschreiben Sie die Ziele Ihres Vorschlags. Dies wird in erster Linie dazu dienen, den potenziellen Kunden zu zeigen, den sie bei ihren Geschäftsproblemen durch die von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen unterstützen möchten. Geben Sie an, was Ihr Unternehmen von Ihren Mitbewerbern unterscheidet und warum Sie für die Arbeit mit dem Interessenten besser geeignet sind als er. Dazu können Sie über andere Organisationen sprechen, mit denen Sie bereits zusammengearbeitet haben, Beispiele früherer Projekte zeigen und Details zu Ihrem Wissen und Ihrem Fachwissen angeben.
Geben Sie Spezifikationen und Annahmen an
Fügen Sie den von Ihnen skizzierten Umfang mit spezifischen Preisen und Zeitplänen hinzu. Ihr Unternehmen kennt möglicherweise nicht alle Einzelheiten zu den Anforderungen des potenziellen Kunden. Daher müssen Sie möglicherweise einige Dinge wie das interne Budget und die Zeitplaneinschränkungen berücksichtigen. Sie können diese Annahmen in den Vorschlag aufnehmen und sogar einige Optionen angeben. Sie können beispielsweise Schätzungen für einen vierwöchigen Turnaround, einen sechswöchigen Turnaround und einen achtwöchigen Turnaround mit entsprechenden Preisen für jeden Zeitplan angeben.
Schließen Sie mit einem starken Argument
Ihre Schlussfolgerung für das Vorschlagsschreiben sollte eine kurze Zusammenfassung der Informationen enthalten, die Sie dem Interessenten zur Verfügung gestellt haben. Ich danke ihnen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um den von Ihnen vorgeschlagenen Vorschlag zu prüfen und ihnen Informationen zu geben, was als Nächstes zu tun ist. Es ist wichtig, einen Aufruf zum Handeln in Ihren Geschäftsvorschlag aufzunehmen. Dies kann umfassen, dass Sie aufgefordert werden, den Vorschlag weiter zu besprechen, oder ein Meeting zur Unterzeichnung der Vereinbarung einzurichten. Fügen Sie schließlich Informationen dazu hinzu, wie sie Sie erreichen können, mit einigen Optionen wie E-Mail, Telefon und Website.
Befolgen Sie die Best Practices
Um die Wirksamkeit Ihres Angebotsschreibens zu verbessern, senden Sie einige Begleitunterlagen mit. Dies kann Fallstudien Ihrer früheren Kunden, Erfahrungsberichte von zufriedenen Kunden und Tabellenkalkulationen mit Statistiken sein, die Ihre Erfolgsquote anzeigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Vorschlag auf den Briefkopf des Unternehmens schreiben und ihn von einem Grafikdesigner entwerfen lassen, wenn Ihnen die Ressourcen zur Verfügung stehen. Wenn Sie auf das visuelle Element achten, kann sich Ihr Unternehmen von Konkurrenzvorschlägen unterscheiden, die der Interessent möglicherweise erhält.
Vergessen Sie nicht, weiterzuverfolgen
Obwohl es nicht direkt Teil des Vorschlagsbriefes ist, besteht eines der Schlüsselelemente der Versendung eines Vorschlags darin, den Interessenten zu verfolgen. Rufen Sie Ihren Prospekt nach einigen Tagen nach Absenden des Angebotsschreibens an oder senden Sie eine E-Mail, um herauszufinden, ob er Fragen oder Feedback zu dem Dokument hat. Bieten Sie an, alle Elemente zu klären, zu denen weitere Informationen erforderlich sind. Indem Sie nachverfolgen, tragen Sie dazu bei, eine enge Beziehung zum Interessenten zu pflegen.
