Front-Office-Verfahren sollten auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. Beispielsweise erfordert eine medizinische oder zahnärztliche Praxis andere Verfahren als eine Anwaltskanzlei, ein Inkassobüro, ein Friseurladen oder eine Fabrik. Nehmen Sie sich Zeit, um eine gründliche Checkliste zu entwickeln, die wichtige Ziele und Ziele des Front-Office anspricht.
Grundlagen
Für Unternehmen, die einen stabilen Kundenverkehr erhalten, sollten die Front-Office-Verfahren die allgemeine Geschäftsumgebung widerspiegeln. Ein warmes, einladendes Geschäft wird die Wichtigkeit des Lächelns und der Pflege der professionellen Telefonetikette betonen. Arzt- oder Zahnarztpraxen sind in hohem Maße von stetigen Patientenströmen abhängig. Daher sollte das Front-Office einer Klinik über ausreichend Personal für die Aufnahme verfügen, um Patienten einzuchecken, Patientenfragen persönlich und telefonisch zu beantworten und Patientenabgänge zu erledigen, einschließlich Zahlungseingangs- und Nachverfolgungsverfahren. Erwägen Sie die Arbeit mit einem Telefondienst, um nach telefonische Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu arbeiten.
Terminplanung
Ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Front Office ist die Abwicklung von Geschäftsterminen. Mitarbeiter des Front-Office sollten sich am Tag vor ihrem Termin mit den Kunden in Verbindung setzen und die geplante Zeit bestätigen. Erstellen Sie eine Stornierungs- oder No-Show-Liste, damit Sie andere Termine als abgelaufene Termine einplanen können. Mitarbeiter des Front Office in einem Hotel sollten genaue Zimmeraufzeichnungen führen, da dies direkten Einfluss auf den Zimmerservice und die Zimmerreinigung hat. Mitarbeiter an der Grundschule, an Grundschulen, Mittelschulen und Hochschulen sollten genaue Aufzeichnungen über die Schüler führen, einschließlich derer, die Abwesenheiten und Besucher betreffen.
Verbesserungen
Front Office-Verfahren kontinuierlich auswerten. Wenn Sie Verbesserungspotenzial finden, erstellen und implementieren Sie geeignete Strategien. Wenn das Front Office mit Anrufen überfordert ist und nicht immer einen hervorragenden Kundenservice bieten kann, sollten Sie das Telefonsystem ändern (z. B. ein Computer-Telefonsystem) oder die Instant Messaging-Technologie verwenden, um die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu ermitteln. Beurteilen Sie, ob Ihr Front-Office-Case-Management durch papierlose Papierführung verbessert werden kann.
