Im Geschäftsleben kann eine Kundenbeschwerde die Reputation des Unternehmens beeinflussen und muss angemessen behandelt werden. Wenn Sie mehrere Kunden haben, die schlechte Erfahrungen gemacht haben und das Unternehmen es ignoriert oder nichts unternimmt, verlieren Sie nicht nur dieses Geschäft, sondern auch das Geschäft aller, die sie kennen. Wenn eine Person eine Beschwerde per E-Mail oder E-Mail gesendet hat und eine Antwort auf ein Serienschreiben erhält, kann dies die Unzufriedenheit erhöhen. Der Kunde möchte gehört werden. Beantworten Sie die Beschwerde eines Kunden individuell. Es gibt einen Prozess, mit dem sichergestellt werden kann, dass Kundenbeschwerden effektiv behandelt werden. Dadurch entsteht eine Beziehung, in der der Kunde sich wertgeschätzt fühlt und in der Zukunft zurückkehrt.
Entschuldigen Sie sich beim Kunden und verweisen Sie ausdrücklich auf die Beschwerde. Wenn Sie sich entschuldigen, erkennen Sie an, dass Sie die Beschwerde anerkennen und das Problem wirklich bedauern. Dies sollte in Ihren eigenen Worten und mit Mitgefühl geschehen. Wenn Sie eine detaillierte Antwort auf die Kundenbeschwerde geben, zeigt dies auch, dass Sie sich mit dem Problem beschäftigt haben und die Beschwerde nicht als trivial abgetan haben.
Bestätigen Sie die Beschwerde sofort nach Erhalt, unabhängig davon, ob eine Beschwerde persönlich oder per Post und E-Mail erfolgt. Wenn es sich um eine Person handelt, hören Sie ohne Unterbrechung auf die Beschwerde der Person. Wenn es sich um eine E-Mail oder E-Mail handelt, senden Sie eine Antwort per E-Mail oder Brief an die Person, von der Sie die Beschwerde erhalten haben, und wird in Kürze Kontakt aufnehmen.
Erklären Sie dem Kunden, was Sie tun, um es richtig zu machen. Machen Sie sich keine Entschuldigungen für einen Fehler, den Ihr Unternehmen begangen hat. Kunden interessieren sich nicht dafür, wie es passiert ist. Kunden kümmern sich nur darum, was Sie tun, um das Problem zu beheben. Wenn Sie zeigen, dass Sie bereit sind, ein Problem zu lösen, werden Sie wahrscheinlich eher zufrieden sein und mit ihnen weiter Geschäfte machen.
Sagen Sie ihnen, dass das zukünftige Geschäft für Sie sehr wichtig ist. Geben Sie dem Kunden immer die Möglichkeit, Sie telefonisch oder über Ihre E-Mail-Adresse zu erreichen. Bitten Sie um Feedback zu der Art und Weise, wie sie mit der Beschwerde umgegangen sind, und legen Sie einen Geschenkgutschein bei, in dem Sie nach einer weiteren Gelegenheit gefragt werden, um mit ihnen Geschäfte zu machen. Folgen Sie Ihrer E-Mail oder Ihrem Brief. Fragen Sie den Kunden, ob er wieder im Geschäft war und welche Erfahrungen gemacht wurden.
Schreiben Sie die Beschwerde auf. Geben Sie an, wann Sie die Beschwerde erhalten haben, wie die Beschwerde behandelt wurde, und wie Sie den Kontakt zum Kunden hatten. Geben Sie an, was getan werden kann, um diese Beschwerde zukünftig zu vermeiden. Je mehr Informationen Sie hinzufügen können, desto besser können Sie die Beschwerde bearbeiten, wenn sie erneut auftritt.
