Die zentrale Rolle einer Einkaufsabteilung besteht in der Beschaffung von Waren oder Gütern, die für den Betrieb eines Unternehmens verwendet werden. Bei der Ausführung dieser Rolle sollen die Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut und gepflegt werden, der bestmögliche Warenwert erzielt und alle relevanten Dokumentationsaktivitäten präzise und effizient koordiniert werden.
Lieferantenbeziehungen aufbauen und pflegen
In der Vergangenheit konzentrierte sich der Einkauf hauptsächlich auf die Einholung von Angeboten mit dem Ziel, möglichst niedrige Kosten zu erzielen. Die Health-Care-Organisation der University of Utah weist jedoch in ihren Beschaffungsrichtlinien darauf hin, dass zum Zeitpunkt der Veröffentlichung Ausschreibungsverfahren nur noch als notwendig genutzt werden. Stattdessen verlassen sich viele Unternehmen auf Einkaufsabteilungen, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren, mit ihnen zu interagieren und vertrauensvolle Beziehungen zu den besten Anbietern aufzubauen. Dieser Beziehungsansatz stärkt die gemeinsamen Ziele von Lieferant und Käufer und ermöglicht erhöhte Flexibilität oder Anpassungsfähigkeit wenn Hindernisse den natürlichen Fluss von Logistik und Verteilung behindern.
Den besten Warenwert erzielen
Eng verbunden mit dem Fokus auf der Pflege von Lieferantenbeziehungen ist das Ziel, den besten Wert für Waren zu erzielen. "Bester Wert" beinhaltet ein Gleichgewicht zwischen angemessenen Preisen und Qualitätsprodukten. Ein Wiederverkäufer zum Beispiel braucht gute Preise, um Gewinne zu erzielen, aber er braucht auch hochwertige Waren, um Käufer anzuziehen. Deshalb, Die Einkaufsabteilung muss die Preispunkte verschiedener Lieferanten mit der Qualität vergleichen ihrer Lösungen. Die Universität von Akron weist in ihrem Beschaffungshandbuch darauf hin, dass ihre zentrale Einkaufsabteilung diese Verantwortung bei der Verwaltung von Einkäufen über alle organisatorischen Abteilungen hinweg trägt.
Relevante Dokumentation koordinieren
Einkaufsprozesse erfordern naturgemäß viel Papierkram und Dokumentation. Die Health-Care-Organisation der University of Utah weist darauf hin, dass die Einkaufsabteilung beispielsweise die Aufgabe hat, Vertragsakten zu allen aktiven Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Einkaufsaktivitäten sind auch mit der Buchhaltung in Organisationen verbunden, die Softwareprogramme für Unternehmensressourcen verwenden, die es ermöglichen, Buchhaltungsaktivitäten direkt mit vorhandenen Bestellungen und Kontozahlungen zu verknüpfen. In einigen Fällen ist der Prozess automatisiert. Deshalb, Die Genauigkeit bei der Eingabe von Bestell- und Transaktionsdetails ist für eine Einkaufsabteilung ebenso wichtig wie für die Buchhaltung.
