Das Formular 944 wurde vom Internal Revenue Service speziell entwickelt, um kleine Unternehmen von der Notwendigkeit zu entlasten, ihre Steuererklärungen für Angestellte vierteljährlich über das Formular 941 einzureichen. Beide Formulare werden verwendet, um einbehaltene Einkünfte der Bundeseinkommensteuer, Medicare und der Sozialversicherung anzuzeigen von den Kontrollen der Angestellten. Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, seine Beiträge an Medicare und Social Security zu melden. Wenn Sie sich als Arbeitgeber beim IRS registriert haben, ist es ziemlich schwierig, das Formular 944 nicht einzureichen, selbst wenn Sie keinen einzigen Mitarbeiter haben.
Die Idee ist, dass der Kleinunternehmer auch seine Steuer einreichen muss, aber da er so kleine Beträge einreicht, ist es nicht sinnvoll, die Steuer mehr als einmal im Jahr einzureichen. Es wäre praktisch, wenn sie es in nur einer jährlichen Einreichung erledigen könnten.
Form 944 vs. 941
Sowohl das Formular 941 als auch das Formular 944 werden von Arbeitgebern verwendet, um die Beschäftigungssteuern ihrer Arbeitnehmer zu melden. Wie sieht die Situation für Form 944 vs. 941 aus?
Der Hauptunterschied zwischen den beiden ist, dass das Formular 944 jährlich und nicht vierteljährlich wie das Formular 941 eingereicht wird. Als Arbeitgeber dürfen Sie beide Formulare nicht innerhalb desselben Jahres für denselben Zeitraum verwenden. Sie können entweder die eine oder die andere verwenden, je nach Ihren spezifischen Umständen. Die Mehrheit der Arbeitgeber zieht es vor, das Formular 941 einzureichen, was bedeutet, dass sie ihre Einreichung vierteljährlich machen. Erst wenn ein Arbeitgeber die Voraussetzungen erfüllt, darf er das Formular 944 einreichen.
Wer verwendet Formular 944?
Das Formular 944 dient einem bestimmten Zweck und soll den kleinsten Arbeitgebern helfen, ihre Beschäftigungssteuer jährlich und nicht vierteljährlich zu erheben. Der IRS hält einen Arbeitgeber für klein, wenn seine Steuerzahlungen für die Arbeitssteuer nicht mehr als 1.000 US-Dollar pro Jahr betragen. Es gibt jedoch einige andere Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um das Formular 944 einzureichen.
Benachrichtigung von der IRS
Es gibt Situationen, in denen die IRS einen Arbeitgeber darüber in Kenntnis setzt, dass sie das Formular 944 für die Erhebung der Lohnsteuer verwenden sollten. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Formblatt 944 jährlich für die Lohnsteuer einzureichen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber das Formular 941 für die Erhebung der Lohnsteuer verwenden möchte.
Manchmal sieht ein neuer Arbeitgeber vor, dass er in seinem ersten Geschäftsjahr vernünftigerweise nicht mehr als 1.000 US-Dollar an Arbeitssteuern zahlen muss. Wenn dies der Fall ist, können sie das Formular 944 einreichen und ihre Erwartungen in den Zeilen 13 und 14 des Formulars SS-4 oder SS-4PR gleichzeitig angeben, wenn sie ihre EIN- oder Arbeitgeber-Identifikationsnummer beantragen.
Wenn der Arbeitgeber diese Informationen nicht vorlegt, wenn er sich für ein EIN bewirbt, wird erwartet, dass er das Formular 941 zur vierteljährlichen Erhebung seiner Lohnsteuer verwendet.
Wer reicht das Formular 944 ein?
Es spielt keine Rolle, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder 10 Mitarbeiter hatten. Solange Sie in diesem Jahr Mitarbeiter hatten, sollten Sie das Formular 944 einreichen. Es spielt auch keine Rolle, ob die Mitarbeiter in diesem Jahr sehr wenig oder viel Geld verdient haben.
Ihre Anmeldepflicht richtet sich nach dem Lohn, den Sie Ihren Mitarbeitern während des Kalenderjahres gezahlt haben. Dies ist wichtig zu beachten, da es Situationen gibt, in denen Ihre Angestellten im vergangenen Jahr zwar Löhne verdient haben, diese aber im laufenden Jahr bezahlt haben. Ihre Einreichungsvoraussetzungen basieren daher auf dem von Ihnen gezahlten Lohn, unabhängig davon, in welchem Zeitraum sie verdient wurden.
Angenommen, Ihre Mitarbeiter haben in einer bestimmten Woche gearbeitet, wurden aber eine Woche später bezahlt. Es ist einfach so, dass dies die Woche war, in der der Übergang von Dezember auf Januar stattfand. Im Januar haben Sie die Abrechnung für die im Dezember geleisteten Stunden vorgenommen. Sie werden dem IRS alle Löhne, die Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, auf der Grundlage des Kalenderjahres melden. Das heißt, Sie sollten das Formular 944 für alle Löhne für Dezember einreichen, die im Januar bezahlt wurden.
Arbeitgeber ohne Angestellte
Es ist vernünftig zu fragen, was passiert, wenn Sie keine Angestellten haben. Sollten Sie noch Formular 944 einreichen? Sollten Sie das Formular 941 einreichen? Gibt es ein anderes Formular, das Sie einreichen sollten? Es gibt fünf Situationen, die zu berücksichtigen sind: geschlossenes Geschäft; keine Mitarbeiter Änderung der Geschäftsstruktur; verkaufte das Geschäft oder fusionierte das Geschäft. Für jedes Szenario gelten andere Regeln für die Ablage.
Geschlossenes Geschäft oder keine Mitarbeiter
Wenn Sie überhaupt keine Mitarbeiter haben und nicht der Meinung sind, dass Sie in der Zukunft jemanden einstellen werden, müssen Sie das Formular 944 ein letztes Mal einreichen.
Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihr Geschäft zu schließen, müssen Sie auch das endgültige Formular 944 einreichen.
Auf Seite zwei, Teil drei von Formular 944, wird erwartet, dass Sie das Kästchen markieren und das Datum Ihrer endgültigen Abrechnung eingeben. Sie sollten auch einen Hinweis beifügen, der dem IRS mitteilt, wo er Lohnlisten erhält und wer diese aufbewahrt. Dies ist wichtig, da der IRS wissen muss, dass er Ihre Aufzeichnungen jederzeit nachverfolgen kann, selbst nachdem Sie Ihr Unternehmen geschlossen haben. Daher sollten Sie nicht versäumen, Form 944 einzureichen.
Ihre legale Geschäftsstruktur wurde geändert
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat eine Partnerschaft begonnen und möchte nun in ein Einzelunternehmen umwandeln. In diesem Fall müssen Sie eine neue Arbeitgeber-Identifikationsnummer beantragen. Dann können Sie das Formular 944 einreichen. Sie müssen jedoch eine Erklärung in das Formular einfügen, aus der die Art der Änderung der Struktur Ihres Unternehmens hervorgeht, beispielsweise der Wechsel von einer Partnerschaft zu einer Einzelunternehmen. Sie müssen auch angeben, wann die Änderung stattgefunden hat, sowie Name und Adresse der Person, die Ihre Lohnlisten aufbewahrt.
Sie haben Ihr Geschäft verkauft
Wenn Sie Ihr Geschäft verkaufen, ist die Situation ähnlich wie bei der Schließung Ihres Unternehmens. Sie sollten ein letztes Formular 944 einreichen und alle Gehälter, die Sie Ihren Mitarbeitern gezahlt haben, vor dem Verkauf des Unternehmens melden. Jegliche Löhne, die der neue Arbeitgeber nach dem Verkauf an die Arbeitnehmer zahlt, liegen in der Verantwortung dieses Arbeitgebers.
Sie haben Ihr Geschäft zusammengeführt
Dasselbe gilt für den Verkauf Ihres Unternehmens, wenn Sie Ihr Geschäft mit einem anderen Unternehmen zusammenführen. Was Sie effektiv tun, ist, ein Geschäft zu beenden und ein anderes zu beginnen. Dies kann auch als Änderung in der Struktur Ihres Unternehmens betrachtet werden, z. B. wenn Sie es von einem Einzelunternehmen in eine Partnerschaft umwandeln.Sie sollten ein letztes Formular 944 einreichen und alle Löhne, die Sie Ihren Angestellten vor der Fusion gezahlt haben, melden.
Unter allen Umständen sollten Sie daran denken, dass Form 944 den Kleinunternehmer in die Lage versetzt, seine Steuern bequem zu erheben. Wenn Sie in einem bestimmten Jahr mehr als 1.000 US-Dollar an Steuern zahlen und mehrere Mitarbeiter haben, ist es nicht nur sinnvoller, das Formular 941 einzureichen, sondern es ist auch obligatorisch.
