Der Rezeptionsschalter eines Gebäudes ist der Informationsdrehpunkt für alle seine Operationen. Es ist nicht nur ein Ort, an dem Sie zu Ihrem Termin einchecken können, es kann auch im Notfall lebenswichtig werden. Während eines Notfalls erhält die Rezeptionistin sachdienliche Informationen über die Situation und verbreitet diese Informationen an ihren richtigen Empfänger, wodurch der Vorfall schnell und ordnungsgemäß abgeschlossen wird.
Vorbereitungen
Zu Beginn eines Notfalls wird die Rezeptionistin ein Vorfallbefehlshaber und sein Schreibtisch wird zu einer Vorfallkommandozentrale. Um bei Notfällen richtig zu funktionieren, sollten sich alle wichtigen Werkzeuge in der Nähe befinden. Testen Sie Ihr Telefon, Paging-System und Radios regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle ordnungsgemäß funktionieren. Inventarisieren Sie Ihre Notfallvorräte wie Erste-Hilfe-Ausrüstung, AED, Sauerstoffflasche, Taschenlampen und Decken. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Papier, Schreibstifte und Bleistifte zur Verfügung haben. Es sollte ein Handbuch für Notfallverfahren zur Verfügung stehen, zusammen mit Schnellreferenzprüfblättern, die während eines Vorfalls verwendet werden können.
Prioritäten
Sobald sich ein Notfall einstellt, priorisieren Sie, was nicht unmittelbar von Belang ist. Beispielsweise können Sie einen Anruf von einem Mitarbeiter erhalten, der einen Sicherheitsbeauftragten auffordert, sie zu ihrem Auto zu bringen. Ihre Antwort sollte so lauten: "Sicherheit ist zu diesem Zeitpunkt in einer Notfallsituation verwickelt und kann Sie nicht unterstützen; es wäre besser, wenn Sie einen Kollegen bitten, Sie zu begleiten."
Notfallmaßnahmen
Öffnen Sie das Handbuch zu den Notfallprozeduren sofort mit dem entsprechenden Abschnitt und verweisen Sie darauf, wenn Sie nicht ganz sicher sind, was zu tun ist. Befolgen Sie Ihre schriftlichen Verfahren in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind, und versuchen Sie, ruhig zu bleiben. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern von Ihrer Seite.
Überwachen Sie alle vorrangigen Kommunikationen und helfen Sie dabei, wichtigen Funkverkehr an die entsprechenden Personen weiterzuleiten. Warten Sie, um die Polizei oder die Feuerwehr zu benachrichtigen.
Überwachen Sie weiterhin das Eindringen und das Eindringen in Ihr Eigentum, um eine bessere Zugangskontrolle im Notfall zu ermöglichen. Dies kann durch das Betrachten von videoüberwachten Einstiegspunkten sowie durch Überprüfen der Personen auf die richtige ID bei der Ein- und Ausfahrt erfolgen. Bleiben Sie in Ihrem Besucherlogbuch auf dem Laufenden und checken Sie bei Bedarf einzelne Personen ein und aus.
Achten Sie auf Ihren unmittelbaren Empfangsbereich und suchen Sie nach verdächtigen Personen oder Gegenständen. Melden Sie sofort etwas Ungewöhnliches.
Wenn Polizei und Feuerwehrleute ankommen, helfen Sie ihnen, indem Sie eine Eskorte an Ihrem Schreibtisch warten lassen, um sie zur Notaufnahme zu leiten. Wenn keine Eskorte verfügbar ist, geben Sie ihnen eine vereinfachte Karte für Wegbeschreibungen. Seien Sie darauf vorbereitet, Behörden bei Evakuierungsverfahren zu unterstützen, falls erforderlich.
Vergewissern Sie sich nach dem Vorfall, dass Sie alle erforderlichen Berichtsdokumentationen abgeschlossen haben. Dies hilft dem Unternehmen bei Haftungsfragen und bei der Verbesserung zukünftiger Notfallverfahren.
