Wie Sie Ihre Office-Dateien organisieren, hat einen erheblichen Einfluss auf Effizienz und Produktivität. Ein Ablagesystem sollte darauf basieren, wie Dateien im Büro verwendet werden, auf welche Funktionen der Datei am häufigsten verwiesen wird und wie Dateien verbal angefordert werden. Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, das beste System zum Organisieren Ihrer Dateien zu bestimmen.
Artikel, die Sie benötigen
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Aktenschrank
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Dateiordner
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Dateikennungen
Legen Sie fest, ob Sie Dateien alphabetisch nach Betreff, numerisch mit einem vorgegebenen Nummerierungssystem oder chronologisch nach Erstellungsdatum oder Fälligkeitsdatum organisieren möchten. Erstellen Sie temporäre und permanente Dateien. Temporäre Dateien sind derzeit aktive Dateien, denen ein Enddatum zugewiesen ist. Zu diesem Zeitpunkt kann die Datei entweder zerstört oder mit archivierten Dateien abgelegt werden. Beispiele für temporäre Dateien sind aktuelle Projekte, Aktionselemente und zu lesende Materialien. Permanente Dateien sind solche Dateien, auf die nicht so oft zugegriffen wird, sondern zur späteren Verwendung in den Archiven aufbewahrt werden müssen.
Notieren Sie Ihre Etikettentitel und -definitionen in einem Dokument, auf das verwiesen werden kann. Wenn Sie beispielsweise ein numerisches Ablagesystem verwenden, notieren Sie sich den Betreff, der jeder Nummer entspricht, und listen Sie Beispiele für Dokumente auf, die in diesem Betreff enthalten wären. Dadurch wird die Konsistenz bei der Ablage von Dokumenten erhalten.
Erstellen Sie Stapel für temporäre Dokumente, permanente Dokumente und Papierkorb. Dokumente sortieren, bevor sie in das Ablagesystem aufgenommen werden. Legen Sie nicht ab, was nicht gespeichert werden muss.
Wählen Sie einen Speicherort für Dateien. Sie können entscheiden, dass temporäre aktive Dateien in Ihrer Schreibtischschublade abgelegt werden müssen, wo sie leicht zugänglich sind. Dateien, die von Mitarbeitern geteilt werden, sollten sich zentral im Büro befinden. Wenn Sie mit Dateien arbeiten, die geschützt werden müssen, z. B. mit Dateien, die die persönlichen Daten von Kunden enthalten, verwenden Sie ein sperrendes Archiv, und bestimmen Sie, wer im Büro darauf zugreifen kann.
Erstellen Sie Ihre Dateien. Beschriften Sie Dateien mit Ihrem alphabetischen, numerischen oder chronologischen System. Denken Sie daran, dass Sie zwar mit Ihren Etikettentiteln konkret sein möchten, die Titel jedoch breit genug sein sollten, um verschiedene Arten von Dokumenten zu erfassen. Anstatt eine Datei mit einem bestimmten Namen zu versehen, erstellen Sie eine Datei für Meetings, die an einem Jahr teilgenommen haben, und speichert alle relevanten Dokumente darin. Dies verhindert, dass Sie zahlreiche Dateien erstellen, in denen immer nur ein oder zwei Dokumente gespeichert werden.
Tipps
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Denken Sie daran, dass einfach immer besser ist. Vermeiden Sie komplizierte Ablagesysteme, an die Sie und Ihre Mitarbeiter sich nur schwer erinnern können. Verwenden Sie eine Tickler-Datei für datumsspezifische Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen oder die Rechnungsstellung. Organisieren Sie Ihre Tickler-Datei nach Monat oder Tag, abhängig von den Aufgaben, und löschen Sie die Datei, wenn die Aufgaben abgeschlossen sind, indem Sie entweder Dokumente wegwerfen oder in eine permanente Datei verschieben.
