Bauprojekte erfordern eine spezielle Hinterlegung, da die Dokumentation für jedes Projekt Bestandteil der öffentlichen Dokumentation wird. Darüber hinaus müssen Projektdateien gelegentlich zu externen Meetings mitgeführt und so aufbewahrt werden, dass sie nicht zufällig verloren gehen. Bauunternehmen arbeiten häufig mit einem Bindemittelsystem sowie einem Schubladendateisystem, in dem Baupläne aufbewahrt werden. Ein einzelnes Projekt kann eine Reihe von Ordnern erfordern, die entsprechend ihrem Zweck gekennzeichnet werden können, beispielsweise "Buchhaltung" oder "Recht".
Artikel, die Sie benötigen
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3-Zoll-Binder mit drei Ringen
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Drei-Locher
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Registerkartenteiler für Dreiringbinder
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Blueprint-Aktenschrank
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Heftstreifen
Starten Sie das Ablagesystem, sobald das erste Dokument für das Projekt erstellt wurde. Ursprüngliche Dokumente umfassen einen Prospekt oder eine Standortbewertung. Öffnen Sie die Mappe. Drücken Sie gleichzeitig auf die beiden Metalllaschen an den gegenüberliegenden Enden der Metallvorrichtung in der Mitte des Binders. Die Ringe sollten mit etwas Widerstand aufspringen. Setzen Sie den linken Rand des Dokuments so in den Mund des Lochers, wie es aussieht, wenn Sie es lesen würden. Drücken Sie den Hebel mit dem Handballen nach unten. Das Dokument sollte drei Löcher mit gleichem Abstand haben, die am linken Rand in einer geraden Linie gestanzt sind.
Erstellen Sie Beschriftungen für Teiler des Indexregisters. Die Registerkarten auf der Registerkarte "Index" trennen jede Dokumentgenre. Registerkartenaufkleber werden normalerweise mit Paketsätzen von Indexregistern geliefert. Ansonsten haben die meisten Avery-Etiketten eine entsprechende Vorlage, die in Microsoft Word zum einfachen Etikettendruck vorinstalliert ist. Öffnen Sie Word in einem leeren Dokument. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf "Tools". Klicken Sie auf "Briefe und Mailings" und dann auf "Umschläge und Etiketten". Klicken Sie auf die Registerkarte "Labels". Klicken Sie auf das Beschriftungssymbol in der rechten unteren Ecke des Dialogfelds. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Avery-Vorlagennummer (oben oder unten auf dem Etikettenblatt). OK klicken." Geben Sie an, dass Sie eine Seite mit Etiketten drucken möchten, indem Sie das entsprechende Radialrad markieren. Klicken Sie auf "Neues Dokument".
Geben Sie in jedem Etikettenabschnitt der Vorlage die Namen der Etiketten ein. Ein Etikett sollte benannt werden, um anzugeben, welche Dokumente sich in den einzelnen Abschnitten befinden. Übliche Konstruktionsetiketten umfassen "Standortakquisition", "Planung", "Gebote vor der Qualifizierung", "Gebote", "Konstruktion", "Inspektion", "Verträge", "Garantie", "Buchhaltung" und "Rechtliches". Legen Sie das Etikettenblatt vor dem Drucken in den Drucker ein. Entfernen Sie die Beschriftungen eins nach dem anderen und hängen Sie sie an den Tab-Bereich des Indexteilers an. Teiler können bereits gelocht sein.
Legen Sie Dokumente in die Mappe unter der entsprechenden Registerkarte. Zum Beispiel werden Beurteilungen, Umfragen, Bodentests, Standortgenehmigungen, bedeutende Domänendokumente und Escrow-Informationen unter der Registerkarte "Standorterfassung" zusammengefasst. Fügen Sie nach dem Auffüllen des Bindemittels weitere Bindemittel hinzu und verschieben Sie die Abschnitte je nach Bedarf. Buchhaltung und Recht erfordern im Laufe des Projekts eigene Ordner.
Dateipläne in einem Blueprint-Aktenschrank mit flachen Schubladen ablegen. Alternative Blueprint-Ablagesysteme umfassen einen stapelbaren Abrollschrank oder einen Rollständer mit Schwenkaufhängern. Der flache Aktenschrank ist der effizienteste. Stapeln Sie mehrere Blaupausen zusammen mit der Verwendung von Klammerstreifen, die die Integrität der Blaupause vor der Heftklammer schützen.
