Ablagesysteme haben sich im Laufe der Jahre von der Archivierung von Dokumenten in Kartons zu hochentwickelten Softwareprogrammen entwickelt, die Dateien elektronisch außerhalb des Sichtbereichs speichern. Obwohl Sie heute eine Auswahl treffen können, haben alle Ablagesysteme ein Hauptziel: eine effektive Datensatzverwaltung. Bei verschiedenen verfügbaren Ablagesystemen ist es wichtig, die jeweiligen Merkmale zu berücksichtigen, um das am besten geeignete auszuwählen. Die am häufigsten verwendeten Ablagesysteme sind einfach zu implementieren und bieten eine effektive Dateiverwaltung.
Alphabetische Einreichung
Die alphabetische Ablage ist das häufigste Ablagesystem für weniger als 5.000 Datensätze. Bei der Einreichung in alphabetischer Reihenfolge handelt es sich um ein System, in dem Sie Dateien nach Namen von Einzelpersonen, Unternehmen, Institutionen, Agenturen, Themen, Themen oder geografischen Orten gemäß der Wörterbuchreihenfolge anordnen. Dieses System ist für Client- oder Kundennamensdateien wirksam. Verwenden Sie bei der Ablage von Betreffs einen relativen Index. Der Index ist eine alphabetisch geordnete Liste der Themennamen, die für jedes Thema ausgewählt wurden. Verweisen Sie auf den relativen Index, um herauszufinden, unter welchem Themennamen der Datensatz abgelegt werden soll.
Numerische Einreichung
Ordnen Sie beim Einrichten eines numerischen Dateisystems die Dateien in sequentieller Reihenfolge mit den Nummern direkt aus dem Datensatz oder einer zugewiesenen Nummer an. Die meisten Systeme verwenden einen Index, um die Dateien abzurufen. Ein numerisches Ablagesystem erhöht die Produktivität, da die Ablage schneller abläuft und eine Datei lokalisiert wird.Es bietet auch eine genaue Identifizierung und ermöglicht eine größere Vertraulichkeit. Im Gegensatz zu alphabetischen Ablagesystemen ist das Programm unendlich erweiterbar und kann für mehr als 5.000 Datensätze verwendet werden.
Alpha-numerische Einreichung
Die alphanumerische Ablage verwendet eine Kombination aus Namen und Zahlen. Sie verwenden diese Art von Ablagesystem häufig mit Betreffnamen und -nummern. Ordnen Sie die Dateien nach alphabetischen Einteilungen oder Betreffzeilen und dann nach Nummernkategorien an. Für alphanumerische Dateien muss ein relativer Index verwendet werden. Der Index listet die Nummerncodes auf, die jeder alphabetischen Abteilung zugeordnet sind.
Papierlose Ablagesysteme
Papierlose Ablagesysteme werden in vielen Unternehmen und Privathaushalten immer häufiger. Sie löst den Bedarf an physischem Speicherplatz und das Problem verlorener oder verlegter Informationen. Ein papierloses Ablagesystem ermöglicht den gemeinsamen Zugriff über mehrere Abteilungen hinweg. Obwohl der gemeinsame Zugriff bei Bedarf Zugriff auf Datensätze bietet, können Sie Benutzerrechte zum Anzeigen, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen von Dateien festlegen, um den Zugriff zu steuern. Typen von papierlosen Ablagesystemen umfassen einfache Softwareprogramme, Dokumentenserver und Dokumentenverwaltungssysteme.
