Das Schreiben von Ansprüchen und Anpassungsnachrichten erfordert Vorbereitung und Planung, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Schreiben Sie aus einer einfachen Gliederung, um Sie zu organisieren. Entscheiden Sie, was der Leser tun soll. Möchten Sie beispielsweise Ihr Geld zurückhaben oder möchten Sie, dass das Produkt ersetzt wird? Ein Reklamationsschreiben ist ein Weg, um Probleme mit Fehlern zu beheben, die gemacht wurden und möglicherweise eine Anpassung erfordern. Eine Anpassungsnachricht ist eine Antwort auf ein Antragsschreiben, das gegen Ihr Unternehmen gerichtet wurde.
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Anspruchsnachricht
Schreiben Sie im ersten Absatz über die relevanten Fakten. Beginnen Sie mit dem Problem. Erklären Sie genau, was passiert ist und warum Sie den Anspruchsbrief schreiben.
Beschreiben Sie, warum Sie Ihrer Meinung nach im zweiten Absatz bestehen. Informieren Sie den Leser über die Besonderheiten des Anspruchs und die rechtlichen Verantwortlichkeiten und Fairness. Zum Beispiel funktionierte das Produkt nicht wie die vorgeschlagene Werbung.
Starten Sie den dritten Absatz, indem Sie eine Aktion anfordern. Fordern Sie an, was Sie vom Leser erwarten. Geben Sie ein Datum an, bis zu dem Sie eine Aktion erwarten. Drohen Sie nicht, erklären Sie jedoch, welche weiteren Schritte Sie unternehmen können, wenn Ihre Anfrage nicht erfüllt wird. Schließen Sie mit einem „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrer Unterschrift über Ihrem gedruckten Namen.
Anpassungsmeldung
Beginnen Sie Ihren ersten Absatz mit einem Genehmigungssatz. Geben Sie dem Kunden zuerst die guten Nachrichten und halten Sie sich an die Forderung des Kunden.
Beginnen Sie den zweiten Absatz, indem Sie den Fehler erklären. Erläutern Sie die Ursache des Problems. Vergeben Sie keine Schuld Konzentrieren Sie sich auf Ihre laufenden Bemühungen, um Fehler und Schwierigkeiten zu vermeiden.
Drücken Sie im dritten Absatz Ihre Wertschätzung für das Geschäft des Kunden aus. Entschuldigen Sie sich, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dies tun müssen. Wenn Sie nicht alle Elemente der angeforderten Anpassung einhalten können, erläutern Sie den Grund und fügen Sie alle erforderlichen Details dazu hinzu, wie Sie auf die Anforderung reagieren.
Schließen Sie den Brief mit „Mit freundlichen Grüßen“, drucken Sie und unterschreiben Sie Ihren Namen.
Überprüfen Sie Ihren Brief, um sicherzustellen, dass der Ton freundlich ist. Versuchen Sie, nicht herablassend oder gemein zu klingen.
Tipps
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Bewahren Sie eine Kopie Ihres Briefes für Ihre Unterlagen auf.
Legen Sie als Anhänge Dokumente wie Rechnungen, Werbematerial oder Quittungen vor, die das, was Sie schreiben, unterstützen können.
