Egal wie viel Sie versuchen, manchmal laufen die Dinge nicht so, wie Sie es geplant haben. Wenn dies im Geschäft geschieht, kann es sein, dass Sie einen geschätzten Kunden oder Kunden stören. Vielleicht waren Sie versehentlich unhöflich gegenüber einem Kunden oder einer Ihrer Mitarbeiter hat nicht angemessen mit einer Situation umgegangen. Möglicherweise haben Sie die Deadline eines Kunden verpasst oder unzureichende Mengen eines Artikels gesendet. Es kann unter bestimmten Umständen erforderlich sein, ein Entschuldigungsschreiben zu schreiben, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsbeziehung fortgesetzt wird. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, eine Verzögerung verursacht haben, ein fehlerhaftes Produkt gesendet oder einen schlechten Service erbracht haben, möchten Sie sich bei Ihrem Kunden oder Kunden aufrichtig entschuldigen.
So schreiben Sie einen Entschuldigungsbrief an einen Kunden
Wenn Sie in der Kundendienstbranche arbeiten, ist Ihr Unternehmen nur so gut wie Ihre Kunden. Kunden nehmen das Sprichwort „Der Kunde hat immer Recht“ zu Herzen. Wenn sich ein Kunde zu Unrecht gefühlt fühlt, empfiehlt es sich, einen Entschuldigungsbrief zu schreiben.
Ein Entschuldigungsschreiben an einen Kunden sollte auf den Briefkopf des Unternehmens geschrieben oder von der zuständigen Person für Unternehmensbeschwerden per E-Mail gesendet werden. Sie sollte an die Person gerichtet werden, die die Beschwerde einreicht, und diese rechtzeitig absenden. Ihr Brief sollte mit einer Entschuldigung beginnen, die das Geschehene bestätigt. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Handlungen und sorgen Sie dafür, dass sich der Kunde als Gehör fühlt. Versuchen Sie den Kunden zu informieren, dass Sie sehen können, wie sie sich fühlte und warum sie verärgert war. Schließlich bieten Sie einen Weg, um das Falsche zu korrigieren, wenn dies möglich ist.
Beispiel:
Liebe Michelle,
Vielen Dank, dass Sie mich wegen des Service kontaktiert haben, den Sie letzte Woche in unserem Geschäft erhalten haben. Ich möchte mich entschuldigen, wie unser Kassierer die Situation mit Ihrer Rücksendung erledigt hat. Es tut mir leid, dass er falsche Informationen zu Ihrer Rückerstattung angegeben hat. Er hätte bei einem Manager nachfragen müssen, bevor er Ihnen mitteilt, dass er nur dann eine Rückgabe machen könnte, wenn Sie die Quittung hätten. Es tut mir leid, dass Sie 20 Minuten mit unserer Kassiererin gestritten haben. Ich wäre auch frustriert gewesen. Wenn Sie diese Woche in den Laden kommen möchten, kümmere ich mich persönlich um Ihre Rückgabe. Es dauert nur wenige Minuten.
Mit freundlichen Grüßen,
Roger S.
Store Manager
Wie man sich bei einem Kunden entschuldigt
Beziehungen zu laufenden Kunden sind auch für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Unabhängig davon, ob es sich um einen langjährigen, etablierten Kunden oder einen relativ neuen Kunden handelt, möchten Sie sicherstellen, dass Sie auftretende Probleme so schnell wie möglich beheben.
Um sich bei einem Kunden zu entschuldigen, ist es ein langer Weg, einen Brief zu schreiben. Es zeigt an, dass Sie sich ihre Besorgnis zu Herzen genommen haben und sich die Zeit genommen haben, einen vollen Brief zu schreiben. Ähnlich wie ein Entschuldigungsschreiben an einen Kunden sollte das Schreiben auf dem Briefkopf des Unternehmens oder per E-Mail von Ihnen oder dem Abteilungsleiter gesendet werden. Versuchen Sie, den Brief so schnell wie möglich nach einer erforderlichen internen Untersuchung zu versenden, um festzustellen, warum der Fehler oder das Versehen aufgetreten ist. Beginnen Sie den Brief mit einer Entschuldigung, die Sie darüber informiert, warum Ihr Kunde verärgert ist. Übernehmen Sie die Verantwortung für den Fehler und sorgen Sie für Abhilfemaßnahmen. Da Sie eine ständige Beziehung haben, ist es auch eine gute Idee, eine Gesprächszeit festzulegen, damit Sie besprechen können, was passiert ist.
Lieber Michael,
Es tut mir so leid, dass wir die Frist für die Neugestaltung der Website verpasst haben. Ich möchte mich entschuldigen, dass ich Sie nicht wissen ließ, dass wir hinter uns liefen. Unser Projektmanager hätte Ihnen sagen sollen, dass das Projekt nicht auf dem richtigen Weg war, um die Januar-Frist einzuhalten. Nachdem er mit ihm gesprochen hatte, schien er mit Projekten zu überlastet zu sein und war nicht so auf den Dingen, wie er es hätte tun sollen. Ich weiß, wie frustrierend es ist, Projekttermine nicht einzuhalten. Ich kann Ihnen versichern, dass wir das Projekt bis Ende der Woche abschließen können. Ich bin bereit, in gutem Glauben eine Woche Zahlungen von Ihrer nächsten Erklärung abzuziehen. Gerne bespreche ich das mit Ihnen. Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie eine Chance haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Brook B.
Designdirektor
Warum muss man sich entschuldigen?
Entschuldigung ist eine gute Geschäftspraxis. Es zeigt, dass Sie sich um Ihre dauerhafte Beziehung zu Ihren Kunden und Kunden kümmern. Es zeigt auch, dass Sie die Gefühle der misshandelten Partei anerkennen und respektieren können, ohne sich verteidigen oder anklagen zu müssen.
Wenn Sie Ihren Fehler in Besitz nehmen, zeigt dies eine Menge Integrität, die einen Kunden oder Kunden ermutigen kann, der mit Ihnen Geschäfte machen möchte.
