In einigen Unternehmen müssen Mitarbeiter oder Besucher Personalausweise (ID-Karten) mit sich führen, in der Regel aus Sicherheits- oder Verantwortlichkeitsgründen. Das Erstellen eigener Karten kann kostengünstig und bequem sein. Machen Sie sich keine Sorgen - in diesem Zusammenhang machen Sie Ausweise ist legal. Denken Sie in Bezug auf einen Reporter, der einen Presseausweis von einer Autoritätsperson für den Zugang zu einem Tatort gewährt hat, und nicht einer minderjährigen Person, die einen gefälschten Ausweis vorlegt, um in einen Nachtclub zu gelangen.
Wie detailliert die Karten Ihres Unternehmens sein müssen, hängt in der Regel von der Komplexität Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation ab. Um einfache oder etwas komplizierte Karten zu erstellen, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über das meiste benötigte Material in Ihrem Büro oder Vorratsraum. Wenn Sie jedoch zahlreiche Mitgliedskarten erstellen oder hochsichere Ausweise benötigen, ist es wahrscheinlich ratsam - oder sogar notwendig -, in einen kommerziellen Drucker oder ein kommerzielles Programm zu investieren.
Grundlegende Besucherausweise erstellen
Wenn Sie Kleinunternehmer sind oder eine gemeinnützige Organisation betreiben und den Besuchern nur selten Ausweise vorlegen müssen, ist die Verwendung aufwändiger oder kostspieliger Produkte wenig sinnvoll. In einigen Fällen sind Kosteneinsparungen ein Schlüssel zum Überleben. Um die Kosten niedrig zu halten, können Sie einfach Peel-and-Stick-Namensschilder und Stifte austeilen und die Besucher eigene Namen schreiben lassen. Zu diesem Zweck entworfene Tags haben eine klebrige Seite, die den Stoff nicht beschädigt, wenn er von einem Hemd oder einer Jacke abgenommen wird.
Einfache Personalausweise erstellen
Was Personalausweise angeht, ist es sinnvoll, etwas zu verwenden, das für den täglichen Gebrauch beständig ist. Sie können Karten zwar mit einem Standard-Textverarbeitungsprogramm entwerfen und dann mit einem Drucker auf entsprechendes schweres Papier übertragen. Sie sollten jedoch vor Abnutzung oder Beschädigung in einem Ausweishalter geschützt werden. Passen Sie die Größe der Karte an den Inhaber an. Ausweishalter werden normalerweise mit Clips oder Magneten geliefert, um sie an einem Hemd oder einer Jacke zu befestigen.
Fügen Sie beim Erstellen individueller Karten für Mitarbeiter die entsprechenden Informationen ein. Sie können beispielsweise den Firmennamen oder das Logo oben auf der Karte drucken, das Bild des Mitarbeiters in die Mitte kopieren und den Namen sowie den Titel oder die Position jeder Person darunter hinzufügen.
ID-Karten-Software verwenden
Anstatt ein Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, möchten Sie möglicherweise die ID-Karten-Software kostenlos oder mit einem kostenpflichtigen Abonnement online herunterladen. In der Regel erhalten Sie mehr Funktionen, wenn Sie ein Upgrade auf kostenpflichtige Softwareversionen durchführen. Neben der Möglichkeit, Namen, Fotos und Titel von Karteninhabern hinzuzufügen, enthält einige Software auch Designtools zum Hinzufügen von Grafiken, eine Funktion zum Verwalten von Karteninhaberdatensätzen sowie Kunden- oder technischen Support. Wie Sie die Software verwenden, hängt von der jeweiligen Marke ab. Nach dem Herunterladen oder Starten werden Sie jedoch Folgendes tun:
- Befolgen Sie die Anweisungen, um eine Vorlage auszuwählen oder ein benutzerdefiniertes Design zu erstellen
- Fügen Sie Text und Formen hinzu
- Fügen Sie ggf. Bilder und einen Barcode ein
- Sichere deine Arbeit
- Karten online drucken oder bestellen.
So wählen Sie einen kommerziellen ID-Drucker aus
Komplexere Unternehmen, die zahlreiche Mitgliedskarten ausstellen - wie Fitnesscenter oder Hochsicherheitsunternehmen, die den Zugang beschränken - sollten in Betracht ziehen, in einen kommerziellen Drucker zu investieren, der für die Herstellung von ID-Karten entwickelt wurde. Erforschen Sie verschiedene Druckmaschinen, um alle mit den für Ihr Unternehmen erforderlichen Funktionen einzugrenzen, z.
- Ein Barcode oder ein codierter Magnetstreifen, der mit Kartenlesern verwendet werden kann, oder zum Scannen, um die Türen zu entriegeln.
- Nähe und Zugangskontrolle, um den Zugang zu Parkbereichen, Aufzügen und Büros zu erlauben oder zu verbieten.
- Eine zweiseitige Funktion, mit der Sie die Informationen des Karteninhabers auf einer Seite und den Haftungsausschluss Ihres Unternehmens auf der anderen Seite drucken können.
- Ein Programm, das Daten und Fotos aus einer Mitarbeiterdatenbank importieren kann, um den Prozess schneller und effizienter zu gestalten.
- Technischer Support, vorzugsweise live, 24/7.
Zubehör einkaufen
Nachdem Sie sich für einen Ausweis entschieden haben, den Sie, Ihre Mitarbeiter, Mitarbeiter und Besucher verwenden, suchen Sie nach passendem Zubehör.Sie benötigen beispielsweise Verbindungsmittel, Handgelenkspulen, Ausweishalter, Rollen oder Clips oder einmalige Besucherausweise. Um die Bekanntheit der Marke zu steigern, können Sie sich für individuelles Zubehör entscheiden, z. B. Verbindungsmittel mit Ihrem Firmennamen, Unternehmensfarben oder Ihrem Logo.
