Unternehmen müssen genaue Aufzeichnungen über Einkäufe, Ausgaben, geschuldete Beträge und andere Buchführungsfaktoren führen. Traditionell verfolgten Unternehmen Buchhaltungsaufzeichnungen manuell, was zeitaufwändig und kostspielig sein kann. Wenn sich Unternehmen zunehmend auf computergestützte Buchhaltungssysteme konzentrieren, fragen Sie sich vielleicht, ob dies die richtige finanzielle Entscheidung für Ihr Unternehmen ist. Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile von computergesteuerter Buchhaltung, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen dabei helfen kann, zu wachsen.
Richtigkeit
Die computergestützte Buchhaltung reduziert den Spielraum für menschliche Fehler, verursacht weniger Fehler und ermöglicht eine genauere Erfassung der Finanzen Ihres Unternehmens. Da Computer grundlegende Abrechnungsfunktionen ausführen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass einfache menschliche Fehler zu schwerwiegenden Abrechnungsproblemen führen. Genauigkeit ist einer der Hauptvorteile für das computergestützte Rechnungswesen, da Unternehmen sich auf korrekte Berechnungen verlassen müssen, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.
Zugriff
Der erhöhte Zugriff ist ein weiterer Vorteil der computergestützten Buchhaltung.Durch genaue, nachvollziehbare Unterlagen wird die Glaubwürdigkeit bei externen Investoren und Geschäftspartnern erhöht. Unternehmen können ausgewählte Datensätze sicher und effizient mit relevanten Parteien teilen, indem sie einen Link, einen Passcode oder eine elektronische Datei freigeben. Daten aus zahlreichen Unternehmensabteilungen können einfach ausgetauscht werden, um während der Entscheidungsfindung mehr Transparenz und besseren Zugriff auf Informationen zu erhalten. Mehr als eine Person kann computergestützte Buchhaltungsaufzeichnungen anzeigen und bearbeiten, ohne dass das Risiko besteht, dass mehrere Kopien sensibler Finanzdokumente erstellt werden.
Rechenschaftspflicht
Ein weiterer Vorteil für die computergestützte Buchhaltung ist die erhöhte Verantwortlichkeit. Wenn Buchhaltungsdateien elektronisch auf einer externen Festplatte oder einem externen Computersystem gespeichert und gesichert werden, besteht ein geringeres Risiko, dass Datensätze bei einem Feuer, Überschwemmungsschäden oder Putzerei zerstört werden oder verloren gehen. Gut gepflegte, genaue Geschäftsunterlagen können Ihnen bei Audits Zeit und Geld sparen, da Informationen schnell verfügbar sein sollten.
Grenzen
Die rechnergestützte Buchhaltung hat jedoch ihre Grenzen. Ein Nachteil des computergestützten Rechnungswesens ist, dass Softwareprogramme zwar für die Durchführung komplexer Auswertungen von Finanzunterlagen eingerichtet sein können, Sie jedoch dennoch einen geschickten Menschen benötigen, der die Software und ihre Fähigkeiten ausreichend versteht, um Berichte zu autorisieren. Die Genauigkeit bleibt ein Problem, wenn der Mensch noch Daten in die erforderlichen Felder eingeben muss. Falsche Kommas oder Dezimalpunkte können trotz Softwaremechanismen, die auf Fehler abzielen, schwerwiegende Fehler bei der Abrechnung verursachen.
Geld
Ein weiterer Nachteil der computergestützten Buchhaltung ist der teure Kauf ausreichender Computer und Buchhaltungssoftware. Das Geld, das durch die Bezahlung zahlreicher Mitarbeiter für die manuelle Protokollierung von Buchhaltungsinformationen eingespart wird, kann leicht verloren gehen, verglichen mit den hohen Kosten hochqualifizierter Buchhalter, die mit der Software vertraut sind. Software-Unternehmen bringen regelmäßig neue, aktualisierte Buchhaltungssysteme auf den Markt, die teuer sein können, aber aufgrund der Anfälligkeit für Systemfehler oder der Zugänglichkeit von Hackern in älteren Versionen als notwendig erachtet werden.
