Memos werden häufig an viele Personen gleichzeitig gesendet und sollen nicht wie ein Geschäftsbrief personalisiert werden. Ein geschäftliches Memo wird geschrieben, um Anweisungen zu geben oder ein Publikum zu informieren. Diese Zielgruppe kann Mitglieder Ihrer Organisation oder eine dritte Partei sein, beispielsweise ein Kunde. Wenn Sie ein Kunden-Memo schreiben, ist es noch wichtiger, dass Sie während Ihres Memos professionell bleiben und viele Informationen geben. Zusätzliches Material, z. B. Informationen zu Ihrem Unternehmen, kann dem Kundenmemo beigefügt werden.
Erstellen Sie die Überschrift für Ihr Kundenmemo. Die Überschriftenkategorien lauten An, Von, Datum und Betreff. Der Abschnitt An sollte alle Kunden enthalten, an die Sie das Memo senden. Ihr Name gehört in den Bereich Von. Das Datum, an dem Sie das Memo senden, sollte nach „Date“ geschrieben werden, und der Gegenstand des Memos sollte den Zweck eindeutig erläutern, z. B. „Zusätzliche Informationen für ein Website-Projekt“.
Schreiben Sie den ersten Absatz im Hinblick auf Ihren Kunden. Der erste Absatz sollte ein paar Sätze sein, die kurz Ihren Zweck des Memos erläutern. Anhand des Beispiels für ein Website-Projekt würden Sie das Projekt erläutern, an dem Sie für den Kunden arbeiten, warum Sie zusätzliche Informationen benötigen und was diese Informationen sind. Dies ist eine Zusammenfassung, daher müssen noch keine Angaben gemacht werden.
Schreiben Sie den Hauptteil des Memos, der normalerweise einige Absätze lang ist. Hier geben Sie Details zur Referenz des Kunden an. Sie können beispielsweise darüber sprechen, mit welchem Aspekt des Website-Projekts Sie Probleme haben und welche spezifischen Informationen Sie vom Kunden benötigen.
Geben Sie im abschließenden Absatz gegebenenfalls Schritte an, die der Client ggf. ausführen muss. Informative Memos, z. B. das Aktualisieren des Clients für eine neue Unternehmensrichtlinie, benötigen diesen Abschnitt nicht. Im Beispiel für ein Website-Projekt müssen Sie jedoch dem Kunden erklären, wie Sie es bevorzugen, dass die zusätzlichen Informationen an Sie gesendet werden. Wenn vom Kunden keine Aktion erforderlich ist, können Sie Ihre Kontaktinformationen angeben, falls er Fragen hat. Vergessen Sie nicht, ihm für seine Zeit zu danken.
