Roberts Rules of Order ist eine weithin akzeptierte Richtlinie, wie Gruppen Meetings durchführen und gemeinsam Entscheidungen treffen sollten. Das Protokoll ist das offizielle Protokoll darüber, was in jeder Besprechung geschieht, und ist daher eine entscheidende Ressource für die Entscheidungsfindung von Gruppen. Das Protokoll eines Meetings ist nicht unbedingt aufregend, sollte jedoch klar und leicht verständlich sein. Es gibt eine genaue Methode, um die Protokolle von Robert einzuhalten. Die folgende Formel macht es zukünftigen Lesern leichter, das Verfahren und sein Ergebnis zu verfolgen und zu verstehen.
Beginn der Protokolle von Roberts Order of Minutes
Jeder Satz von Sitzungsprotokollen sollte gemäß den Geschäftsordnungen von Robert dieselben Angaben enthalten, wodurch der Leser ein allgemeines Verständnis für den Zweck des Treffens erhält. Beginnen Sie immer mit einem ersten Absatz, der Folgendes enthält:
- Die Art des Meetings, ob regelmäßig, speziell, jährlich, regelmäßig oder auf andere Weise vertagt.
- Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung. Wenn alle Besprechungen an demselben Ort abgehalten werden, lassen Sie dieses Detail aus
- Der Name der Organisation, die sich trifft
- Bestätigung, dass der Vorsitzende und der Sekretär der Organisation an der Sitzung teilnehmen. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die Namen der Personen an, die für jeden von ihnen einen Ersatz bilden
- Geben Sie an, ob das Protokoll der vorherigen Sitzung gelesen und genehmigt wurde. Wenn das vorherige Meeting kein reguläres Meeting war, fügen Sie das Datum dieses Meetings hinzu.
Der Hauptteil des Protokolls
Der Großteil des verbleibenden Datensatzes wird mit Details zum Meeting gefüllt. Das Protokoll kann von der Sekretärin protokolliert und später vorbereitet werden, um eine vollständige und vollständige Aufzeichnung aller Besprechungsdetails zu gewährleisten. Behalten Sie immer eine sekundäre Aufnahmemethode (z. B. Laptop oder Notebook) sowie Stifte und Papier bei, falls die primäre Methode fehlschlägt.
Beziehen Sie alle offiziellen Diskussionspunkte in die Besprechung ein. Machen Sie detaillierte Notizen zu:
- Alle auf der Sitzung gemachten Anträge sowie der Name der Person, die den Antrag gestellt hat.
- Anträge, die dem Gremium in der Sitzung eine Frage stellen.
- Der endgültige Wortlaut und die Anordnung aller Anträge.
- Informationen zu jeder Abstimmung, einschließlich namentliche Abstimmung, gezählte Stimme oder Stimmabgabe.
- Ob die Versammlung in ein Quasi-Komitee oder in ein Komitee des Ganzen ging, und die Ergebnisse dieser Tat.
- Alle Anträge und Rechtsmittel sowie deren Anordnung sowie alle Gründe, die der Vorsitzende für jede Entscheidung angegeben hat.
- Aufzeichnungen über ungeordnete Kommentare, die ein Mitglied möglicherweise gemacht hat, was dazu führt, dass der Vorsitzende ihn als ungeordnet bezeichnet.
- Alle anderen offiziellen Diskussionen fanden im Raum statt.
Beenden des Protokolls der Besprechung
Der letzte Absatz Ihres Protokolls sollte alle abschließenden Bemerkungen des Vorsitzenden sowie den Zeitpunkt der offiziellen Vertagung der Sitzung enthalten. Wenn bei der Besprechung Gastredner anwesend waren, notieren Sie ihren Namen und das Thema ihrer Präsentationen in diesem letzten Absatz. Unterzeichnen Sie das Sitzungsprotokoll und lassen Sie es auch von Ihrem Vorsitzenden unterschreiben. Die Unterschrift des Aufzeichnungssekretärs ist ein gesetzlicher Beweis für die Echtheit dieses Dokuments. Es ist daher wichtig, dass Sie es unterschreiben, bevor Sie es einreichen oder an andere weitergeben.
