"Roberts Ordnungsregeln", ein Regelwerk des parlamentarischen Verfahrens, kann Organisationen dabei helfen, effizientere Meetings durchzuführen. Die Sitzungen werden von einem Vorsitzenden geleitet, der für die Durchführung der Sitzung verantwortlich ist, indem er die Regeln des Buches anwendet und angibt, wer zu bestimmten Zeiten sprechen soll. Ihre erste Aufgabe als Vorsitzender ist die Ernennung einer Sekretärin, die schriftlich festlegt, was während des Treffens geschieht. Nachdem der Sekretär ausgewählt wurde, beginnt das Treffen.
Beginnen Sie die Besprechung mit den Worten: „Die Besprechung wird bestellt“. Die Gruppe möchte vielleicht eine Eröffnungszeremonie teilen, z. B. eine Berufung oder das Rezitieren des Versprechens der Allegiance.
Bitten Sie den Sekretär, das Protokoll einer früheren Besprechung zu lesen, falls vorhanden, oder fragen Sie nach Korrekturen des Protokolls, falls diese vorher mit den Mitgliedern geteilt wurden. Wenn keine Korrekturen vorgenommen werden, genehmigen Sie das Protokoll, um es in die offiziellen Aufzeichnungen der Ereignisse des Meetings aufzunehmen.
Fordern Sie die Mitglieder auf, über bestimmte Rollen oder Aktivitäten, z. B. den Bericht des Schatzmeisters, zu berichten. Wenn Empfehlungen abgegeben werden, müssen möglicherweise zusätzliche parlamentarische Verfahren - beispielsweise Debatten oder Abstimmungen - durchgeführt werden. Wenn nicht, wird die Besprechung fortgesetzt, um andere Berichte anzusprechen.
Adressieren Sie nicht abgeschlossene Geschäfte nur, wenn eine vorherige Besprechung beendet wurde, als noch zu besprechende Punkte vorhanden waren. Rufen Sie diese in der Reihenfolge auf, in der sie ursprünglich geplant waren.
Fragen Sie die Gruppe, ob es ein neues Geschäft gibt, das besprochen werden kann.Jeder Teilnehmer kann das Wort „beanspruchen“, um neue Geschäfte zu besprechen.
Beenden Sie das Meeting mit den Worten: "Da es keine weiteren Geschäfte gibt, ist das Meeting vertagt."
Tipps
-
Leihen Sie sich eine Kopie des vollständigen Regelbuchs und des kurzen Leitfadens aus einer Bibliothek oder erwerben Sie Kopien für Ihr Unternehmen, damit Sie schnell Informationen zum reibungslosen Ablauf von Besprechungen abrufen können.
