Eine langsame Auftragserfüllung kann die Qualität des Kundendienstes beeinträchtigen, den Ihr Unternehmen bieten kann. Ein schlechterer Kundenservice wird sich letztendlich auf das finanzielle Ergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Wenn Genehmigungen für Bestellungen so schnell und effizient wie möglich verarbeitet werden, bedeutet dies, dass in Ihrem Unternehmen Vorräte benötigt werden, um den zeitlichen Fluss zu erhalten. Wenn Sie den Microsoft Outlook-E-Mail-Client zum Senden von Bestellbestätigungsanfragen verwenden, können Sie die Bestellung von Verbrauchsmaterial oder Großhandelswaren rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die ordnungsgemäßen Einkaufsverfahren einhalten.
Bestellung vorbereiten
Wechseln Sie zur Microsoft Office-Seite "Kauf- und Verkaufsauftrag", und wählen Sie eine Vorlage aus. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorlage in einem Programm auf Ihrem Computer öffnen, bearbeiten und speichern können. Erstellen Sie Vorlagen mit Microsoft Excel, Microsoft Word oder einem anderen geeigneten Programm.
Wählen Sie "Öffnen", wenn Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen" für Ihre ausgewählte Vorlage klicken, um die Vorlage im angegebenen Programm zu öffnen. Passen Sie die Vorlage an Ihre Anforderungen an und speichern Sie sie auf Ihrem Computer.
Erstellen und speichern Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage, wenn Ihnen die bei Microsoft verfügbaren Vorlagen nicht gefallen. Bei Bedarf können Sie die Microsoft-Vorlagen als Leitfaden verwenden.
Erstellen Sie ein neues Dokument basierend auf Ihrer Vorlage mithilfe des Programmmenüs. Die Verwendung einer Verknüpfung bietet keinen Zugriff auf Vorlagen. Füllen Sie Ihr Dokument aus und speichern Sie es auf Ihrem Computer.
Verwenden Sie ein Finanzprogramm, um eine Bestellung zu senden, wenn Sie auf diese Weise Ihre Bestellungen erstellen. Einige Finanzprogramme wie QuickBooks verfügen über eine Microsoft Outlook-Integration, sodass Sie eine Kaufbestellung direkt aus dem Programm zur Genehmigung senden können.
Exportieren Sie nach Möglichkeit Kaufaufträge aus Finanzsoftware ohne Microsoft Outlook-Integration im Tabellenkalkulations- oder Word-Format. Ist dies nicht möglich, drucken Sie die abgeschlossene Bestellung als PDF-Dokument aus und speichern Sie sie auf Ihrem Computer.
Bestellung senden
Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" in der oberen linken Ecke, um eine neue Nachricht zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte "Einfügen". Klicken Sie auf "Datei anhängen" und navigieren Sie zur Bestellung, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen", um sie an die E-Mail anzuhängen.
Legen Sie die Schriftgröße auf 14 und die Schriftfarbe auf Schwarz fest. Geben Sie "Ich habe die beigefügte Bestellung geprüft und genehmigt:". Starten Sie eine neue Zeile.
Stellen Sie die Schriftgröße auf 11 und die Schriftfarbe auf Grau ein. Geben Sie „Überprüfen Sie die beigefügte Bestellung ein und antworten Sie auf diese E-Mail. Geben Sie "Y- Ihr Name" ein, um die Bestellung zu bestätigen, oder "N- Ihr Name", um die Bestellung abzulehnen. Hinweis: Die Antwort muss von dem E-Mail-Konto stammen, an das sie gesendet wurde.
Überspringen Sie vier Zeilen und setzen Sie die Schriftgröße auf 14 und die Schriftfarbe auf Schwarz. Geben Sie " Ich bin nicht berechtigt, diese Bestellung zu genehmigen." Starten Sie eine neue Zeile.
Stellen Sie die Schriftgröße auf 11 und die Schriftfarbe auf Grau ein. Geben Sie "Antwort an den Absender" ein. Wenn Sie keine Berechtigung haben, diese Bestellung zu genehmigen, und wenn Sie wissen, wer das ist, geben Sie den Namen ein, z. B. X - Bill Smith."
Tipps
-
Drucken Sie eine Kopie einer genehmigten Bestell-E-Mail aus und fügen Sie sie der Rechnung für den Einkauf bei, um zu dokumentieren, dass der Kauf autorisiert wurde.
Warnung
Eine physische Signatur zu erhalten, ist sicherer als eine E-Mail-Bestätigung, da ein anderer Benutzer Zugriff auf das E-Mail-Konto der Person erhalten kann, wenn sie ganztägig angemeldet ist.
