Es ist für Profis von Vorteil, wenn Sie geschäftliches Schreiben verstehen, besonders wenn sie sich in einer administrativen Position befinden. Wenn Ihr Chef Sie bittet, etwas in Geschäftsform zu schreiben, z. B. ein Memo, müssen Sie die richtige Vorgehensweise kennen. Andernfalls haben Sie nicht die gewünschte Wirkung auf die Empfänger. Sie können dieses Szenario vermeiden, indem Sie wissen, wie ein Memo im Standardgeschäftsformat geschrieben wird.
Erstellen Sie ein Memo, das alle Standardabschnitte enthält, einschließlich Überschrift, Zweck, Diskussion und Abschluss, und berät Hodu.com. Eine Zusammenfassung ist ein optionaler Abschnitt.
Richten Sie die Überschrift für Ihr Memo ein. Alle Memos haben eine Standardüberschrift, die vier Zeilen enthält, die mit "An", "Von", "Datum" und "Betreff" gekennzeichnet sind.
Füllen Sie die Überschrift Ihres Memos aus. Geben Sie nach „An“ den Empfänger ein, an den der Brief verteilt wird, z. B. eine bestimmte Person, Personengruppe oder Abteilung. Geben Sie nach „Von“ entweder Ihren Namen oder den Namen der Person ein, für die Sie den Brief schreiben, z. B. Ihren Chef. Geben Sie das Verteilungsdatum nach dem Wort "Datum" ein. Geben Sie in der Zeile "Betreff" einige Wörter an, die den Zweck des Memos zusammenfassen.
Geben Sie einen kurzen Absatz ein, der den Zweck des Memos in wenigen Sätzen erläutert. Die Notiz kann aus informativen Gründen sein, um ein Problem zu erklären oder eine bestimmte Aktion von den Empfängern anzufordern.
Erläutern Sie den Zweck des Memos in den nächsten Absätzen. Geben Sie keine unnötigen Informationen oder wiederholen Sie sich selbst, sondern bieten Sie genügend Details an, damit alle Empfänger den Grund für das Memo und seine Bedeutung verstehen.
Schreiben Sie gegebenenfalls die Aktion, die die Empfänger in einem abschließenden Absatz durchführen müssen. Erläutern Sie, was zu tun ist und wie Sie dies erreichen können.
Fügen Sie am Ende Ihres Memos einen Zusammenfassungsabschnitt hinzu, wenn er länger als eine Seite ist oder sehr detaillierte, komplexe Informationen enthält. Dies hilft, den Zweck Ihres Memos zu erläutern und den Empfängern eine Referenz zu geben, auf die Sie zurückgreifen können, ohne das gesamte Memo erneut lesen zu müssen. Fügen Sie alle wichtigen Punkte sowie alle erforderlichen Maßnahmen in den Zusammenfassungsbereich ein.
