Ein Compliance-Audit ist die Überprüfung von Geschäftsfunktionen, um festzustellen, ob ein Unternehmen bestimmte vertragliche, aufsichtsrechtliche oder vorgegebene Anforderungen erfüllt. Compliance-Audits können die Mitarbeiter oder Abteilungen eines Unternehmens überprüfen. Größere Unternehmen verwenden Compliance-Audits, um interne Überprüfungen durchzuführen, in denen gemessen wird, wie gut jede Abteilung gemäß Standardarbeitsanweisungen arbeitet. Durch vertragliche und behördliche Compliance-Audits wird geprüft, wie gut ein Unternehmen schriftliche Vereinbarungen einhält oder die Richtlinien von Drittanbietern erfüllt. Für jedes Compliance-Audit gelten einige universelle Verfahren.
Erstgespräch
Konformitätsprüfungen beginnen, wenn sich die Prüfer mit der Unternehmensleitung treffen. Externe Prüfer sind in der Regel für die Durchführung von Konformitätsprüfungen verantwortlich. Die Prüfer werden mit dem Management die Art der Compliance-Prüfung besprechen und prüfen, welche Geschäftsfunktionen speziell überprüft werden müssen. Der Umfang der Prüfung ist ein weiterer Diskussionspunkt. Auditoren und Geschäftsführung bestimmen die Größe der Informationsmuster oder die Anzahl der zu prüfenden Funktionen. Alle geeigneten Handbücher, Verträge oder sonstigen Unterlagen, die während des Compliance-Audits zu überprüfen sind, werden ebenfalls während dieses Treffens erörtert.
Mitarbeiterbewertung
Auditoren überprüfen die Leistung jedes Mitarbeiters, um den Grad der individuellen Compliance zu bestimmen. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, Geschäftsfunktionen in Übereinstimmung mit den Unternehmensstandards und den vertraglichen oder behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Auditoren können auch die Verfügbarkeit von Betriebsleitern überprüfen, die Mitarbeiter beaufsichtigen. Ein fehlendes Versehen kann bedeuten, dass die Mitarbeiter unabhängig von den üblichen Betriebsabläufen oder vertraglichen Verpflichtungen freie Hand haben. Die Prüfer machen Notizen zur Leistung der Mitarbeiter, insbesondere zu Verstößen gegen vertragliche, aufsichtsrechtliche oder Unternehmensstandards.
Überprüfung der Abteilung
Ein weiteres Verfahren bei Compliance-Audits ist die Überprüfung einzelner Abteilungen. Wirtschaftsprüfer prüfen in der Regel die betrieblichen oder finanziellen Unterlagen jeder Geschäftsabteilung. Diese Informationen bieten den Prüfern eine quantitative Analyse der Leistung der Abteilung. Bei einem Abteilungsaudit kommt es normalerweise auf die Größe der Informationsprobe an. Die Prüfer überprüfen die spezifischen Informationen, die in der Managementsitzung erörtert wurden. Auditoren stellen sicher, dass die Informationen konform sind und Betriebsstandards oder vertraglichen Vereinbarungen entsprechen. Wenn zu viele Verstöße in der ersten Stichprobe der Abteilung vorliegen, ziehen Auditoren in der Regel eine zweite Stichprobe von Informationen. Zusätzliche Verstöße können dazu führen, dass die Abteilung die Compliance nicht einhält.
Abschlussbericht
Die Abschlussprüfer werden nach Abschluss der Compliance-Prüfung ein abschließendes Treffen mit der Unternehmensleitung abhalten. Die Prüfer werden die Prüfergebnisse diskutieren und feststellen, welche Verstöße festgestellt wurden. Die Unternehmensleitung kann die Ergebnisse bestreiten oder zusätzliche Einblicke in die Mitarbeiter- oder Abteilungsleistung gewähren. Die Prüfer werden am Ende dieses Treffens einen Abschlussbericht vorlegen. In dem Bericht werden die während der Prüfung festgestellten Verstöße aufgezeigt und dargelegt, wie gut das Unternehmen Standards oder vertragliche Vereinbarungen einhält. Externe Organisationen oder Regulierungsbehörden verlangen möglicherweise eine Kopie des offiziellen Berichts des Abschlussprüfers. Bestätigungsvermerke können eine positive oder negative Beurteilung darüber abgeben, dass das Unternehmen vertragliche Vereinbarungen einhält.
