Müssen Sie einen Jahresbericht für Ihre Organisation erstellen? Sie sind sich nicht sicher, wie Sie vorgehen sollen? Glücklicherweise können Sie den Prozess zum Erstellen eines Jahresberichts in kleine, leicht zu befolgende Schritte unterteilen. Die Verwaltung des Jahresberichts bringt Sie in Kontakt mit den wichtigsten Entscheidungsträgern Ihrer Organisation. Sie können eine wichtige, hochkarätige Rolle übernehmen, die Ihre Karriere fördert und Ihren Wert für die Organisation unter Beweis stellt. Befolgen Sie diese Richtlinien, um Hilfe bei der Erstellung eines Jahresberichts zu erhalten.
Beginnen Sie mit den Zahlen. Bei fast allen Jahresberichten handelt es sich um Finanzdaten, auch in gemeinnützigen Organisationen. Treffen Sie sich mit den Finanzberatern und / oder Buchhaltern Ihrer Organisation, um die Finanzergebnisse des vergangenen Jahres zu überprüfen und zu bestimmen, welche Informationen in den diesjährigen Bericht aufgenommen werden sollen. Der finanzielle Status Ihrer Organisation hilft Ihnen bei der Auswahl des Themas und des Erscheinungsbildes für den Jahresbericht.
Beachten Sie, dass der genaue Inhalt des Finanzberichts je nach Organisationsgröße, Geschäftsmodell und Status der gewinnorientierten / gemeinnützigen Organisation variieren kann. Fragen Sie bei Finanz- und Rechtsberatern nach, welche der folgenden Elemente enthalten sind: Gewinn- und Verlustrechnung - die grundlegende Aussage über die finanzielle Stabilität der Organisation. Darin werden die Geldquellen, Ausgaben und der Jahresüberschuss oder -verlust aufgeführt. Bilanz - bietet einen Überblick über den Finanzstatus der Organisation. Es enthält sowohl die Vermögenswerte als auch die Verbindlichkeiten (geschuldete Beträge) der Organisation. In gewinnorientierten Organisationen wird in der Bilanz eine Aufstellung des Eigenkapitals enthalten. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass der Wert der Anteilseigner durch Abzug der Verbindlichkeiten von den Vermögenswerten erhöht wird. Kapitalflussrechnung - berichtet, wie sich Bargeld durch die Organisation bewegt und wie viel Bargeld vorhanden ist. Risiken - eine Zusammenfassung der Geschäftsrisiken, denen die Organisation ausgesetzt ist oder möglicherweise in der Zukunft begegnen muss. Hinweise - enthalten Erläuterungen zu den Rechnungslegungspraktiken der Organisation, erläutern etwaige Ausnahmen von der allgemeinen Rechnungslegungspraxis und beschreiben, wie die Finanzinformationen erfasst wurden. Börsennotierte Unternehmen müssen einen Bericht von Führungskräften beifügen, in dem bestätigt wird, dass die internen Rechnungslegungskontrollen die Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act erfüllen.
Machen Sie ein Budget. Verwenden Sie die Kosten des Vorjahresberichts, falls verfügbar, als Ausgangspunkt. Als nächstes betrachten Sie Ihre aktuellen Bedürfnisse. Fragen Sie, benötigen Sie professionelle Fotografie? Hilfe beim Schreiben? Möchten Sie den Bericht drucken und per E-Mail versenden und / oder auf einer Website veröffentlichen? Welche technische Hilfe benötigen Sie? Wie viel kostet das Drucken und Porto?
Wählen Sie einen Ton und ein Thema für den Inhalt und das Design des Jahresberichts. Hat die Organisation gut funktioniert? Dann planen Sie einen fröhlichen Ton und ein helles, farbenfrohes Design. Wenn die Organisation vor Herausforderungen stand oder einen Sturm überstanden hat, sind ein unauffälliger Ton und ein schwarzweißes Design sinnvoller.
Planen Sie Ihren Inhalt. Überprüfen Sie die Aktivitäten des Jahres. Lesen Sie die neuesten Newsletter, Pressemitteilungen und Berichterstattung. Was waren die wichtigsten Erfolge und Meilensteine? Wer waren die Leistungsträger und Differenzierer? Verwenden Sie Ihre Antworten, um einen Inhaltsplan für den Jahresbericht zu erstellen.
Beginnen Sie oben. Beginnen Sie den Jahresbericht mit einem Brief oder einer Spalte eines Organisationsleiters (Vorstandsvorsitzender, Präsident oder Exekutivdirektor). Die Botschaft der Exekutive sollte einen Überblick über die Aktivitäten und Leistungen des Jahres geben. Es sollte auch die finanzielle Leistung in Begriffen zusammenfassen, die ein allgemeiner Leser verstehen kann.
Kredit geben. Anerkennung für Führungskräfte und wichtige Mitarbeiter in gemeinnützigen Organisationen oder Spender und Freiwillige in gemeinnützigen Organisationen.
Überprüfen Sie Ihren Plan mit der Führung. Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Budget in Bezug auf Budget, Ton und Aussehen kaufen. Stellen Sie insbesondere sicher, dass die Darstellung der Finanzinformationen mit der Genehmigung der Geschäftsleitung übereinstimmt. Denken Sie daran, dass die Führung sich vor der Veröffentlichung und Verteilung wahrscheinlich für den endgültigen Inhalt und das Design entscheiden muss.
Erstellen Sie den Bericht. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine Autoren, Fotografen und Designer gibt, müssen Sie möglicherweise die Arbeit selbst erledigen oder freiwillige Helfer finden. Marketingkommunikationsfirmen und freiberufliche Freiberufler sind auch Hilfsquellen. Wenn Sie planen, den Bericht zu drucken und per E-Mail zu versenden, lassen Sie sich von mehreren Druckern und Versandhäusern Angebote einholen. Diese können auch bei der Gestaltung des Geschäftsberichts hilfreich sein.
