Der gemeinnützige Jahresbericht ist am effektivsten, wenn er geschrieben und unter Berücksichtigung der Wichtigkeit und Verwendung des Dokuments gestaltet wird. Das Dokument dient als Zeugnis, Bestätigung für Spender und andere Unterstützer, die Möglichkeit, Informationen mit der gemeinnützigen Gemeinschaft zu teilen, und als Marketinginstrument, um neue Unterstützer zu gewinnen. Leser des Jahresberichts suchen nach Informationen zu Quantität, Qualität und Ergebnissen über Programme, Kunden und Einkommen. Gut entworfene Jahresberichte umfassen eine Mischung aus Erzählungen, Fotos, Listen und grafischen Darstellungen von Finanzdaten. Ein gut geschriebener Jahresbericht erzählt die einzelnen Geschichten hinter den Kreisdiagrammen und Spenderlisten.
Bestimmen Sie den Inhalt Ihres Jahresberichts. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrer Publikation um ein dickes Hochglanzmagazin oder um einen vierseitigen Newsletter handelt, suchen Ihre Leser in Ihrem Jahresbericht nach bestimmten Informationen: einem ersten Brief des Non-Profit-Vorstandsvorsitzenden oder Chief Executive Officer, Berichten über organisatorische Leistungen, Berichten von Sonderprogramme oder Hauptabteilungen, Finanzberichte, eine Liste der Vorstandsmitglieder und der wichtigsten Mitarbeiter sowie eine nach Betrag geordnete und nach Namen alphabetisch geordnete Spenderliste.
Verwenden Sie klares, einfaches und ehrliches Schreiben mit einem informellen und dennoch professionellen Ton. Geben Sie die Fakten unkompliziert an und schreiben Sie in entspanntem und persönlichem Ton über Leistungen und persönliche Geschichten, die die Auswirkungen auf die Kunden und die Gemeinschaft beschreiben.
Wählen Sie in Ihrem Schreiben Wörter aus, die Positivität, Stolz und Engagement für Ihre Mission vermitteln. Vermeiden Sie unnötig dramatisches Schreiben, teilen Sie jedoch Informationen, die den Leser ansprechen und Spender ansprechen, die sich in Ihrer Arbeit partnerschaftlich fühlen. Erzählen Sie beispielsweise die Geschichte eines Kunden, um die Errungenschaften eines Programms zu beschreiben, und verbinden Sie die Aktivitäten mit der Mission Ihrer Organisation.
Fügen Sie ein paar Seitenleisten hinzu, um wichtige Daten aus den Programmberichten hervorzuheben, z. B. eine Aufgliederung der Kunden nach Alter und ethnischer Zugehörigkeit oder nach Teilnehmern an einem Jobsuchprogramm und deren Status am Jahresende. Diese zusammenfassenden Informationen helfen den Lesern, das Endergebnis der Artikel zu erfassen, und fügen auch eine menschliche Perspektive hinzu.
Bereiten Sie mithilfe der Daten in Ihrem Finanzbericht die Grafiken für Ihre Finanzinformationen vor, um Trends, Summen und Zusammenfassungen anzuzeigen. Erstellen Sie beispielsweise ein Kreisdiagramm, das den von jeder Abteilung verwendeten Budgetprozentsatz zeigt, oder ein Balkendiagramm, das Änderungen der Spenden in den letzten vier Jahren anzeigt. Verwenden Sie ein Textfeld, um die Gesamtmittel aufzulisten, die von verschiedenen Spendertypen wie Stiftungen und Einzelpersonen erhalten wurden. Die Finanzvisuals bieten Lesern unvergessliche Momentaufnahmen.
Wählen Sie die Fotos aus, die Sie verwenden möchten, um die Geschichten zu erzählen. Sie können Fotos von einem Haus verwenden, an dem Ihre Organisation beim Aufbau beteiligt war, Studenten in Ihrem Nachschulprogramm, Tiere in Ihrem Rettungsheim, Bäume, die in Schulen der Umgebung gepflanzt wurden, oder Mitarbeiter, die einen Walk-a-Thon organisieren.
Tipps
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Wählen Sie die Formatierung nach Länge und Inhalt Ihres Jahresberichts. Ein ausführlicher Bericht kann von Abschnitten wie Programmen, Leistungen, Geldgebern und Spendern profitieren. Sie können Text aufteilen, indem Sie die Fotos und Grafiken in eine laufende Erzählung einfügen, die nur durch Überschriften getrennt ist.
Der typische Leser eines Jahresberichts interessiert sich am meisten für das Schreiben des CEO oder des Vorstandsvorsitzenden, den Namen des Lesers auf der Spenderliste, Bildunterschriften und Finanzzahlen, wie das Board Café auf der Blue Avocado-Website angibt.
