Die Kenntnis Ihres Publikums ist der Schlüssel zum Schreiben eines Briefes, um Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation vorzustellen. Ihre Absicht ist eine weitere wesentliche Tatsache beim Schreiben einer effektiven Geschäftskommunikation, die Ihrem Leser den Zweck und die Struktur Ihres Unternehmens vermittelt. Der Zweck eines Einführungsschreibens reicht von der Ankündigung des Eintreffens Ihres Unternehmens auf der Community Map bis zu einer gemeinnützigen Organisation, die finanzielle und Sachleistungen von Spendern und Freiwilligen beantragt.
Fordern Sie die Führungskraft Ihres Unternehmens sowie jemanden, der mit Marketingkonzepten vertraut ist, oder einen Mitarbeiter, der für das Marketing der Organisation verantwortlich ist, ein, um ein Einführungsschreiben zu erstellen. Die Führungskraft oder der Gründer Ihres Unternehmens kann einen Einblick in den Zweck und die Gründe des Unternehmens geben und Ihr Marketing-Guru kann Aufschluss darüber geben, wie Sie den Kundenstamm des Unternehmens ansprechen können.
Bewerten Sie das beste Format für Ihr Einführungsschreiben. Wenn Ihr Unternehmen über ein starkes Social Media-Netzwerk verfügt und über einen Kundenstamm verfügt, der traditionelle Kommunikation bevorzugt, erstellen Sie zwei Versionen Ihres Einführungsschreibens. Erstellen Sie eine Nachricht, die viral geht, und eine andere, die für die Verbreitung auf Papier geeignet ist.
Konstruieren Sie Ihren ersten Absatz mit Blick auf das Publikum. Appell an Philanthropen mit einer Eröffnung wie "Jedes Jahr hilft die ABC Foundation Tausenden von Vertriebenen, ihr Leben wieder aufzubauen." Zukünftige Geschäftsinhaber werden jedoch die unternehmerische Neigung einer Einführung schätzen, die die bescheidenen Anfänge der Organisation erklärt, wie z. Verwenden Sie den Rest Ihres ersten Absatzes, um den Ursprung oder die Gründung Ihrer Organisation zu beschreiben.
Entwerfen Sie den zweiten Absatz Ihres Einführungsschreibens, um zu erläutern, was Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation leistet. Wenn Sie unterbeschäftigte oder arbeitslose Arbeiter ausbilden, beschreiben Sie die Art der von Ihnen angebotenen Ausbildung. Wenn Sie Produkte auf globalen Märkten verkaufen, beschreiben Sie ebenfalls die vielen Nationen, auf die Ihr Unternehmen Einfluss hat, indem es seine Waren an Kunden auf der ganzen Welt verteilt.
Erstellen Sie im dritten Absatz ein Bild der Struktur Ihrer Organisation. Vermeiden Sie es, einfach auf ein Organigramm zu verweisen - Ihr Einführungsschreiben sollte keine Anhänge enthalten. Beschreiben Sie das Führungsteam und wie jedes Mitglied des Teams an der Entwicklung der Unternehmensstrategie beteiligt ist. Informieren Sie Ihre Leser über die Abteilungsfunktionen Ihres Unternehmens und die Interaktion der Abteilungen. Erkenne dein Humankapital an; Erklären Sie, wie die Qualifikation und das Know-how Ihrer Mitarbeiter zum Erfolg der Organisation beitragen. "Die Mitarbeiter der XYZ Corporation verfügen über 75 Jahre Erfahrung in den Bereichen Computernetze und Softwareentwicklung." Dies ist ein Beispiel für die Anerkennung der Fachkompetenz Ihrer Mitarbeiter.
Fassen Sie Ihren Brief in einem vierten Absatz zusammen, indem Sie den Zweck Ihrer Einführung noch einmal formulieren. Wenn Sie neu in der Geschäftswelt sind, laden Sie Kunden und sogar andere Unternehmen ein, bei Ihrem Geschäft vorbeizuschauen oder Ihre Website zu besuchen. Um ein Einführungsschreiben zu erhalten, in dem Sie um Spenden gebeten werden, wiederholen Sie den Zweck Ihrer Organisation und ihre bisherigen Erfolge und bitten Sie um Spenden. Binden Sie Ihre Leser ein, um mehr über Ihr Unternehmen und Ihre Organisation herauszufinden.
Bereiten Sie eine Signaturlinie für den obersten Führungskräfte oder Organisationsleiter Ihres Unternehmens vor. Wenn es machbar ist, bereiten Sie Kopien des Briefes für individuelle und originelle Unterschriften vor - sie verleihen der Geschäftskommunikation eine warme, persönliche Note.
