Die Dateiorganisation verbessert den Workflow für ein geschäftliches oder persönliches Büro. Es gibt zahlreiche Ablagesysteme, um unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben zu erfüllen. Die Standardablageformate lassen sich in drei große Kategorien einteilen: Betreff, Numerisch und Alphanumerisch. Büroangestellte verwenden die alphanumerische Methode, wenn Dateien Wörter und Zahlen enthalten müssen.
So organisieren Sie Dateien
Alphanumerische Dateien erhalten ein Etikett mit Wörtern und Zahlen. Diese Kombination kann einen Namen und eine Telefonnummer oder eine Kundennummer enthalten. Firmen oder Einzelpersonen mit wenigen Dateiordnern können sich anhand von Namen organisieren. Eine große Anzahl von Dateien erfordert eine numerische Reihenfolge, da Mitarbeiter die Datei mit einer Codenummer suchen.
Alphanumerische Ablage verwenden
Stellen Sie sicher, dass jede Codenummer nur für eine Datei gilt. Ordnen Sie die Dateien in numerischer Reihenfolge. Verwenden Sie Gummibänder oder Teiler, um Dateien in Stapel von Zehnern oder Hunderten zu bündeln. Dies hängt von der Gesamtzahl der Dateien ab, um das Auffinden einer bestimmten Anzahl zu erleichtern.
