Die Einreichung ist eine der wichtigsten Aufgaben, die keiner von uns gerne erledigt. Wenn Sie ein neues Ablagesystem einrichten, sollten Sie es so gestalten, dass Sie es leicht verwenden können. Manche Leute richten ihr System gerne nach dem Alphabet und andere nach Zahlen ein. Andere richten sie nach Kategorie und dann nach Alphabet ein. Wählen Sie aus, was für Sie funktioniert.
Artikel, die Sie benötigen
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Aktenschrank
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Manila-Akten mit Registern
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Geteilte Pappteiler
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Feinpunktmarkierung
Organisieren Sie Ihre Kategorien wie Miete oder Hypothek. Legen Sie Dateien für Gebäude, Dienstprogramme und Verbrauchsmaterial zur Seite. Gehen Sie alle Ihre Unterlagen durch. Geben Sie jedem Thema eine Kategorie. Versuchen Sie, Ihre Kategorien mit den IRS-Kategorien in Einklang zu bringen. Dies macht es am Ende des Jahres einfacher.
Machen Sie für jede Kategorie einen Trenner. Schreiben Sie auf den Teiler, welche Kategorie es ist. Legen Sie sie beiseite.
Schreiben Sie, während Sie eine Rechnung bezahlen, das Datum, an dem Sie die Rechnung bezahlt haben, auf die Rechnung, die Sie behalten, oder die Quittung. Wenn Sie Schecks verwenden, schreiben Sie die Schecknummer und den bezahlten Betrag auf die Quittung. Wenn Sie elektronisch bezahlen, geben Sie die Bestätigungsnummer und den bezahlten Betrag an. Vermerken Sie alle Ihre Unterlagen für das Datum, an dem Sie daran gearbeitet haben, auch wenn es sich nicht um eine Rechnung handelt. Beispiele für andere Unterlagen sind Bankabgleich, Rechnungen für Bestellungen und Rechnungen an Kunden. Dokumentieren Sie dann jede Quittung oder jedes Dokument in Ihrem Buchhaltungssystem. Quickbooks und Microsoft Money verfügen über hervorragende Programme für die Buchhaltung von kleinen Unternehmen.
Richten Sie einen Manila-Ordner für jeden einzelnen Teil der Kategorie ein, den Sie in Schritt 1 aufgelistet haben. Ein Beispiel wäre die Kategorie Utilities, und die Ordner wären ABC Electric, CITY Wasser- und Abwasserentsorgung sowie INT-Internetverbindungen. Wenn Ihr Unternehmen über Anbieter verfügt, richten Sie für jeden Anbieter individuelle Dateien ein. Richten Sie Dateien für jeden Ihrer Kunden ein. Gehen Sie die einzelnen Kategorien durch und richten Sie alle einzelnen Ordner ein.
Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine Datei an. Da die meisten kleinen Unternehmen nicht über Personalabteilungen verfügen, um mit den Mitarbeitern umzugehen und Aufzeichnungen darüber zu führen, müssen Sie mindestens eine einfache Akte darüber führen. Legen Sie ihre Gehaltslisten auf. Dokumentieren Sie alle abgeschlossenen Schulungen. Bewahren Sie Kopien von Lizenzen auf, wenn diese erforderlich sind. Sie möchten auch eventuelle Streitigkeiten mit Ihnen dokumentieren. Schreiben Sie auf, worum es bei dem Streit ging und was das Ergebnis war.
Bewahren Sie eine separate Datei für Ihre Quittungen auf, wenn Sie etwas für Ihr Unternehmen kaufen. Dokumentieren Sie sie zuerst in Ihrem Ledger. Sie möchten sie dann in die Datei einfügen. Gehen Sie einmal im Monat die Quittungsdatei durch und platzieren Sie sie in der richtigen Datei und Kategorie. Sie können die Monatsbelege zusammenheften und den Monat darauf schreiben. Auch wenn Sie eine Kreditkarte verwenden, ist dies eine zusätzliche Dokumentation, wenn Sie vom IRS geprüft werden.
Platzieren Sie die Kategorieteiler alphabetisch in den Aktenschrank. Alphabetisieren Sie die Ordner innerhalb dieser Kategorie. Platziere sie hinter dem Teiler. Gehen Sie die einzelnen Kategorien durch und legen Sie sie ab.
Tipps
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Sie können jedes Ablagesystem anpassen, um die Verwendung zu vereinfachen. Solange Sie die Informationen schnell finden, ist dies ein gutes Ablagesystem.
