Ihr Abrechnungssystem kann so unkompliziert sein wie ein Buchhaltungsprogramm oder ein Computer- und Softwareprogramm, mit dem Sie alles von der Gebührenberechnung bis zum Versenden von Kontoauszügen verwalten können. Abgesehen von der Komplexität haben sich grundlegende Abrechnungskonzepte seit der biblischen Zeit nicht geändert. Es gibt noch einen Dienstanbieter, einen Dienstbenutzer und die Gebühr, die die Beziehung bindet.
Die Abrechnung beginnt mit Menschen
Ihre Mitarbeiter erstellen ein Profil jedes Kunden als ersten Schritt bei der Gestaltung eines Abrechnungssystems, das für Ihr Unternehmen individuell ist. Das Datenpersonal sammelt Namen, Rechnungsadressen und Bedingungen, unter denen Ihre Gebühren erhoben werden. Wenn ein Dritter wie eine Versicherungsgesellschaft beteiligt ist, sind diese Informationen ebenfalls gesichert. Kunden können von Ihnen verlangen, dass Sie diese direkt in Rechnung stellen oder eine Kreditkarte belasten.
Dateneingabe und -prüfung
Von Kunden gegebene Informationen werden in ein Softwareprogramm eingegeben oder manuell in einem Ledger erfasst. Die Überprüfung der Kreditwürdigkeit und des Versicherungsschutzes der Versicherungsunternehmen kann telefonisch oder über die Website erfolgen. Ihre Mitarbeiter müssen möglicherweise auf sensible Informationen wie Kreditprüfungen zugreifen, um ein vollständiges Profil für Ihr Abrechnungssystem zu erstellen, da einige Kunden ihre Schulden möglicherweise in Raten abbezahlen möchten.
Konten codieren
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine Dienstleistung (eine Beratung) oder eine Vielzahl von Dienstleistungen (Beratung, Laborgebühren, Material und Ähnliches) in Rechnung stellt, ist die Einrichtung eines Kodierungssystems zur Kategorisierung jeder Dienstleistung und jedes Produkts für die Geldverfolgung unerlässlich. Zum Beispiel kann einem Zahnarztpatienten eine Reinigung in Rechnung gestellt werden, aber die Gebühr, die erhoben wird, wenn der Zahnarzt das Verfahren anstelle des Hygienikers durchführt, ist nicht gleich. Daher werden zwei Codes für die Abrechnung verwendet. Ein Code kann eine Goldkrone bedeuten, während ein anderer die weniger teure Porzellankappe darstellt. Codes haben zwei Aufgaben, sodass Sie Kosten und Kategorien nachverfolgen können, sodass Sie immer wissen, wie viel Zeit und Ressourcen aufgewendet werden.
Rechnungen werden ausgestellt
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihr Dating-System für das Abrechnungssystem einzurichten. Einige Unternehmer stellen jeden Kunden jeden Monat am selben Tag in Rechnung. Wenn Sie keinen Computer verwenden, um diesen Job zu erledigen, ist es sinnvoll, dem Anzug zu folgen. Alternativ können Sie Ihr elektronisches Abrechnungssystem dazu verwenden, Kunden nach "Servicetermin" zu sortieren. Beispielsweise wird am 10. Juli ein Dienst automatisch am 10. August unter Verwendung von Standard-Abrechnungszyklen für 30 Tage generiert. Ihr Cashflow kann durch das Versenden von Kontoauszügen innerhalb weniger Tage nach Durchführung einer Dienstleistung besser bedient werden. Sie können sowohl die Post als auch die elektronische Rechnungsstellung verwenden, um Kunden in Rechnung zu stellen.
Rechnungen werden verfolgt
Das Kennzeichnen von Konten nach Fälligkeit ist ein wichtiger Bestandteil des Abrechnungssystems eines Unternehmens. Zahlungserinnerungen, die mit der Festlegung von "überfälligen" Gebühren koordiniert werden, sind ein weiterer Vorteil der Aufrechterhaltung eines rechnergestützten Abrechnungssystems. Alternativ können Mitglieder Ihres Buchhalters ein "Hot File" -System mit einer rollierenden Liste von Fälligkeitsdaten verwenden, die Telefonanrufe auffordert, die Kunden daran erinnern, Rechnungen zu bezahlen, sobald ein Fälligkeitsdatum verstrichen ist.
Inkassodienstleistungen, Audits und Zwischenhändler
Möglicherweise ziehen Sie es vor, Ihre eigenen Inkassodienstleistungen abzuwickeln, anstatt eine externe Agentur zu beauftragen, um Zahlungsprobleme zu überwachen. Durch regelmäßige Selbstprüfungsverfahren werden viele Arten von Unregelmäßigkeiten im Rechnungswesen aufgefangen. Sie können sich auch einem Clearinghouse anschließen, das sich um alle Aspekte Ihres Abrechnungssystems kümmert, von Kreditprüfungen bis zur Rechnungsstellung. Diese Services sind nicht billig, aber wenn Sie die Rechnungsstellung vorziehen, kann der Kompromiss den Aufwand wert sein.
