In der heutigen Welt können Sie mit verschiedenen Methoden professionell kommunizieren. Es ist wichtig, die Regeln der ordnungsgemäßen Geschäftskorrespondenz für Briefe, E-Mails und Grußkarten zu kennen. Kleine Fehler können den Unterschied ausmachen, wenn Sie die Person, die Ihre Korrespondenz erhält, beeindrucken und sie beleidigen. Es ist auch hilfreich zu wissen, wann eine E-Mail gegenüber einem eingegebenen Buchstaben oder einer handschriftlichen Notiz ausreicht.
Traditionelle Briefe
Drucken Sie traditionelle Briefe auf einem Briefkopf mit einem schwereren oder strukturierten Bestand. Der Briefkopf sollte den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Absenders enthalten. Wenn kein Briefkopf verfügbar ist oder der Brief persönlich ist, sollte der Titel der Person oder der Personen, die den Brief versenden, in der oberen linken Ecke angezeigt werden. Wenn Sie und Ihr Ehepartner beispielsweise einen Beschwerdebrief an ein Unternehmen senden, fügen Sie Folgendes hinzu:
Herr und Frau John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Listen Sie als Nächstes den Empfänger Ihrer Korrespondenz und die Adresse am linken Rand auf. Der Name und die Adresse sollten formal sein, einschließlich seiner Titel und Bezeichnungen.
Das Datum folgt als nächstes in der Schreibweise. Beispiel: 23. Juni 2010. Fügen Sie unter dem Datum eine Zeile ein, die auf den Inhalt des Briefes verweist, und verwenden Sie das Formular "RE: (Verweis)".
Die Begrüßung ist die nächste und sollte Ihre Beziehung zur Partei widerspiegeln. Wenn Sie einen Vornamen haben, begrüßen Sie sie mit "Dear" und geben Sie ihren Vornamen an. Wenn der Brief an eine Abteilung oder einen unbekannten Empfänger geht, verwenden Sie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder sogar "An wen interessiert er sich?".
Alle Geschäftsbriefe sollten formal geschlossen werden. Die beste Wahl für ein professionelles Ende ist einfach "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße". Vermeiden Sie rüschige Enden.
Handschriftliche Notizen
Eine handschriftliche Notiz ist in vielen geschäftlichen Situationen angebracht, z. B. Dankeschöns, Glückwünsche für Leistungen wie Schulabschlüsse, Familiengeburten, Beförderungen und Kondolenzen.
Der Umschlag sollte den Namen und die Anschrift des Empfängers enthalten. Ihre Rücksendeadresse sollte auf der Rückseite des Umschlags erscheinen, sie kann sich jedoch auch in der oberen linken Ecke der Vorderseite befinden.
Die Karte sollte eine vertraute Begrüßung enthalten, die auf Ihrer Beziehung basiert. Wenn Sie einen Vornamen haben, verwenden Sie den Vornamen. Wenn nicht, wählen Sie eine respektvolle Begrüßung, die zum Gefühl passt.
Halten Sie den Notizkörper kurz und schreiben oder drucken Sie in blauer oder schwarzer Tinte. Wenn Sie keine anständige Handschrift haben, finden Sie jemanden, der dies tut.
Komm zum Punkt. Wenn Sie sich bedanken, wählen Sie einen oder zwei Sätze aus, die den Empfänger daran erinnern, wofür Sie sich bei ihm bedanken, aber nicht zu detailliert werden. Wenn Sie jemandem gratulieren, geben Sie bitte an, für was und gegebenenfalls wie Sie die Informationen erhalten haben. Wenn sich beispielsweise ein Kunde in der Zeitung engagiert hat, befestigen Sie die Ankündigung und fügen Sie sie der Karte bei oder verweisen Sie sie in Ihre Notiz.
Beenden Sie die Notiz mit "Mit freundlichen Grüßen". Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem offiziellen Namen und Titel, wenn Sie mit dem Empfänger weniger vertraut sind. Wenn Sie mehr wissen, ist Ihr Vorname angemessen.
E-Mail ist ein neues Thema für die geschäftliche Kommunikation. Die erste Regel ist zu wissen, dass Ihr Empfänger E-Mail-Korrespondenz akzeptiert oder bevorzugt.
Präsentieren Sie ein respektables E-Mail-Profil. Ihre Adresse und der Betreff sollten identifizierbar sein und Ihren geschäftlichen oder beruflichen Status widerspiegeln. Wenn Sie beispielsweise E-Mails an Kunden senden, sollte dies "[email protected]" anstelle von "[email protected]" sein.
Es ist keine Insideradresse wie bei herkömmlichen Briefen erforderlich. Beginnen Sie also mit der Begrüßung, die Ihre Beziehung zum Empfänger widerspiegeln und so formell wie möglich sein sollte. Eine übliche geschäftliche E-Mail-Nachricht ist das Fehlen einer einfachen Begrüßung, die dem Empfänger mitteilt, dass die E-Mail für ihn bestimmt ist.
Verwenden Sie keine E-Mail, um ein geschäftliches Problem zu lösen, das persönlich behandelt werden sollte. Vermeiden Sie E-Mail-Konfrontationen und denken Sie daran, dass E-Mails für immer auf Festplatten und Servern leben und vor Gericht verwendet werden können.
Vermeiden Sie das Wandern in geschäftlichen E-Mails. Wenn Sie viele Details angeben müssen, erstellen Sie ein Dokument und hängen Sie es an, anstatt es in den E-Mail-Text aufzunehmen.
Vermeiden Sie Emoticons, Computersprache, Ausrufezeichen oder Fragezeichen mehr als einmal und die Feststelltaste. Wenn Sie Zweifel am Inhalt oder Format haben, drucken Sie es auf Briefkopf und bewerten Sie dessen Professionalität. Wenn es auf dem Papier nicht professionell erscheint, ist es in einer E-Mail nicht professionell.
Machen Sie den Abschluss professionell mit "Danke" oder "Mit freundlichen Grüßen". Ihre Geschäfts- und Kontaktinformationen sollten in Ihrer E-Mail-Signatur enthalten sein. Eine gescannte oder anderweitig elektronisch formatierte Signatur ist akzeptabel. Wenn Sie normalerweise ein Angebot, einen Slogan oder andere Informationen verwenden, prüfen Sie, wie angemessen diese für geschäftliche Situationen sind.
