Alle Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen und warten, sollten für jeden Mitarbeiter, den sie einstellen, eine Mitarbeiter- oder Personalakte führen. Personalmanager müssen darauf achten, keine sensiblen Informationen in eine allgemeine Mitarbeiterakte aufzunehmen, wie z. B. Kranken-, Finanz-, Straf- oder Sicherheitsaufzeichnungen. Diese Arten von Informationen müssen gemäß Landes- und Bundesgesetz an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Andere Arten nicht vertraulicher Informationen sollten in einer speziellen Mitarbeiterakte aufbewahrt werden, um die Überprüfung durch die Mitarbeiter zu ermöglichen oder als Beweismittel in Arbeitsrechtsstreitigkeiten zu dienen.
Vorläufige Beschäftigungsaufzeichnungen
Informationen über die Kommunikation vor der Beschäftigung, die Stellenbeschreibung, Kopien einer ursprünglichen Bewerbung, einen Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen, Stellenangebote und alle unterzeichneten Verifizierungsformulare, wie Lesen und Verstehen eines Mitarbeiterhandbuchs, sollten in einer Mitarbeiterakte aufbewahrt werden.
Lohn-, Lohn- und Steuerinformationen
Zu diesen Arten von Dokumenten gehören Arbeitszeitblattaufzeichnungen, vom Mitarbeiter ausgefüllte W-4-Formulare, Anwesenheitslisten, Direkteinzahlungsberechtigungen, jährliche W-2-Bescheinigungen und Unterhaltspflichten für Kinder, die die Gehaltszahlungen eines Mitarbeiters betreffen.
Leistungsbeurteilungen, Reviews und Incidents
Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Leistungsüberprüfungen durchführt, sollte eine Kopie jeder Überprüfung eines bestimmten Angestellten in die Personalakte des Angestellten aufgenommen werden. Darüber hinaus sollten Vorfälle in Bezug auf Streitigkeiten mit anderen Mitarbeitern oder der Geschäftsleitung, Verhaltensauffälligkeiten, Fehlzeiten, schlechte Arbeitsleistungen und schriftliche Warnungen in der Akte vermerkt werden.
Aus-und Weiterbildung
Viele Positionen erfordern eine Vor-und Weiterbildung, eine Ausbildung oder eine Zertifizierung. Arbeitgeber sollten über alle Schulungsprogramme, die ein Mitarbeiter durchführt, Aufzeichnungen führen. Wurde dem Mitarbeiter ein Abschlusszertifikat für einen bestimmten, den Job betreffenden Kurs ausgestellt, sollte eine Kopie in der Akte aufbewahrt werden.
Notfallkontakte und Vorteile
Alle Arbeitgeber sollten eine Liste der Notfallkontakte für jeden Mitarbeiter vorlegen, unabhängig davon, ob die Arbeitsumgebung gefährlich ist. Darüber hinaus sollten alle mit der Position des Mitarbeiters verbundenen Vorteile erfasst werden. Die Leistungen können bezahlten Urlaub, Krankenversicherung, Erstattungsprogramme für Studiengebühren und andere Leistungen umfassen.
